انجمن‌ها

با تشکر مجدد

بحث رزرو در بلیط قطار یا سینما و ... ازاین جهت متفاوت است که در این موارد، شخص رزرو کننده معمولا هزینه خدمات را قبلا می پردازد و به همین دلیل امکان عدم مراجعه او نزدیک به صفر است مگر اتقاق خاص و پیش بینی نشده ای رخ دهد. اما در سیستم امانات ، کاربر هیچ احساس تعهدی برای پی گیری درخواست نگهداری خود ندارد و لذا در عمل مشکلاتی پیش می آید که بخشی از آنها را خانم آستانه ذکر کرده اند.
بهرحال با تمام مزایایی که سیستم نگهداری دارد و آقای صفی یاری نیز به درستی به این مساله اشاره کرده اند اما بحث من این است که این امکان خوب، اختیاری باشد. دقت کنید که اساسا" رزرو از راه دور در سیستم امانات به شکل اختیاری است و مسئول امانات می تواند این امکان را از اعضا سلب کند. بنابراین بحث تغییر فرهنگ اعضا به این شکل که حتما قبل از مراجعه به کتابخانه باید از طریق اینترنت (یا اینترانت) کتاب مورد نظر خود را درخواست کنند در اینجا منتفی است (مثلا مشابه آنچه که در مورد ثبت نام کنکور یا پرداخت قبضها اتفاق افتاده). بنابراین شاید بتوانیم در مورد تفکیک مفهوم نگهداری از رزرو نیز تدبیری بیندیشیم. در این مورد راه حلهای زیر به ذهن من می رسد:
1- با توجه به روشهای جدید اطلاع رسانی مانند ایمیل و پیامک، دیگر نیازی به نگهداری دراز مدت نیست و این بازه را به حداقل ممکن تقلیل دهیم. برای مثال در صف بانکها، برای هر شماره حداکثر چند ثانیه صبر می کنند و بلافاصله شماره بعد اعلام می شود و شخصی که حضور دارد مراجعه می کند.
2- برای اعضایی که درخواست نگهداری می دهند و برای امانت مراجعه نمی کنند جریمه ای تعیین کنیم.
3- اساسا برای درخواست رزرو، هزینه ای تعیین کنیم.
4- امکان درخواست نگهداری را اختیاری کنیم.
با این روشها، شاید بتوانیم بخشی از دغدغه های مسئولین امانات مراکز را کمتر کنیم. از دیگر همکاران هم خواهشمندم در این بحث شرکت کنند تا شاید زوایای دیگری از این موضوع روشن شود.
با سپاس

با تشکر از آقایان تاریوردی و صفی‌یاری

من نمی‌خواستم در این بحث شرکت کنم چون فکر می‌کردم بهتر است خود همکاران بحث را به نتیجه برسانند ولی از آنجاییکه به نظر می‌رسد بحث واگرا شده است چند نکته را که به ذهن من می‌رسد بیان می‌کنم. شاید مفید واقع شود:

اولا بحث نگهداری برای جلوگیری از امانت رفتن سند توسط کاربر دیگری است. اگر مسئول کتابخانه‌ای این حق را به کل برای کاربر اول به رسمیت نشناسد کلا این سرویس برای او بی‌معنی است. ما در سیستم حداقل حق را یک روز در نظر گرفته‌ایم که مینیمم ممکن است. پس مشکل کلا در بازه زمانی نیست.

ثانیا من فکر می‌کنم بحث نگهداری در واقع قربانی مشکل دیگری است. مشکل کتابداران مورد اشاره در واقع عدم قبول مسئولیت در تحویل کتاب به اعضا می‌باشد که سرویس نگهداری آنرا به رخ می‌کشد. در واقع این کتابداران به بهانه باز بودن مخزن، هیچ تقصیری در عدم صحت اطلاعات خود نمی‌پذیرند. مثالی می‌زنم. فرض کنید ما خواسته آقای تاریوردی را هم پیاده‌سازی کردیم و اصلا عضوی که سند را جستجو کرده نتواند آنرا "نگهداری" کند. بالطبع با عجله بیشتر از قبل به کتابخانه مراجعه می‌کند ولی به همان دلایلی که تحت عنوان معصلات غیرقابل انکار در پست اول آمده است مانند جابجایی اسناد و ... نتواند کتاب خود را پیدا کند. خوب حالا چه جوابی به او می‌دهیم. احتمالا به او خواهیم گفت "شما خیلی به نتایج جستجو اعتنا نکنید. ملاک ما کتاب‌های داخل قفسه‌هاست!" خوب برای چه اصلا کتابخانه را مکانیزه کرده‌ایم.

ثالثا در رابطه با چهار پیشنهاد آقای تاریوردی:

پیشنهاد اول که اصلا محلی از اعراب ندارد. حداقل در مورد اسناد موجود مشکل اصلا در اطلاع‌رسانی به عضو نیست چون بلافاصله پس از درخواست ستد به او اطلاع‌رسانی می‌شود. در مورد بازگشت اسناد دارای لیست رزرو هم که به خوبی اطلاع‌رسانی می‌شود. نگهداری کمتر از یک روز هم که اساسا با روال اداری و مشغله‌های رایج معنی ندارد.

پیشنهاد دوم هم که مصداق مثل "گنه کرد در بلخ آهنگری   به شوشتر زدند گردن مسگری" است. خود را بگذارید جای عضوی که مثلا نفر پنجم لیست رزروی بوده و پس از مثلا سه ماه یکباره وسط مرخصی یک پیامک برایش ارسال می‌شود "ظرف مدت یک روز یه کتابخانه مراجعه کنید". بعد از چند روز که شاکی به کتابخانه مراجعه می‌کنید تا گله کنید متوجه می‌شوید جریمه هم شده‌اید!

مصداق پیشنهاد سوم را هم نمی‌دانم. ما چون نمی‌توانیم سرویس مناسب برای رزرو ارائه کنیم آنرا گران کنیم که کسی سراغ آنرا نگیرد!

پیشنهاد چهارم از نظر اصولی قابل پیاده‌سازی است البته نمیدانم چقدر وقت ما را بگیرد اما با این کار صرفا صورت مسئله را پاک کرده‌ایم و اعضا فکر می‌کنند که اتوماسیون نگهداری در نرم‌افزار به صورت کامل پیاده‌سازی نشده است. هر چند برای پیاده‌سازی یا عدم پیاده‌سازی یک امکان نظر سایر همکاران هم مهم است.

از اینکه بحث طولانی شد پوزش می‌خواهم ولی با آقای صفی‌یاری هم عقیده‌ام که به جای عقب‌نشیتی به سیستم دستی، پیشنهاد روال‌های بهتر اتوماتیک را بدهیم. البته این نظر آقای تاریوردی هم قابل توجه است که روال‌های پیچیده عملا قابل اجرا نیستند.

موفق باشید.

باسلام

ضمن تشکر از دقت نظر و پاسخ های کامل و جامع همکاران محترم شرکت نوسا به پست مطرح شده، پس از انعکاس دیدگاهها و نظرات عنوان شده به مسوول بخش امانت (و با توجه به تجربه درخور توجه متخصصان این بخش در مواجه با رفتار اطلاع یابی کاربران و مراجعه کنندگان) و بحث مفصل درباره مساله نگهداری و رزرو در اینجا به ذکر موارد ذیل بسنده می شود:

1) در مورد تعيين و اختصاص محلي (پشت ميز امانت)براي كتابهاي در نگهداري، لازم به ذكر است كه اين محل معمولا براي كتابهاي رزرو شده كه از امانت بر مي گردند در نظر گرفته مي شود و نه براي كتابهاي در نگهداري، چراكه با توجه به حجم بالاي كتابهاي در نگهداري در دانشگاههای بزرگ، پشت ميز امانت از نظر فضا ديگر جوابگو نيست.

2) اطلاع كتابداران از ليست اسناد در نگهداري عملا در سرویس دهی كمكي به آنان نمي كند، چرا که به این اسناد توسط خود مراجعاني كه آنان را در وضعيت نگهداري قرار مي دهند، کمتر مراجعه می شود.

3)به نظر می رسد جمع آوري اسناد در وضعيت نگهداري براي كتابخانه هاي كوچك امكان پذير باشد اما براي كتابخانه هاي بزرگ كه اعضا بصورت جاري و لحظه به لحظه و مستمر درخواست نگهداري اسناد را دارند و مدام به ليست اسناد در نگهداري اضافه مي شود، تقريبا غير ممكن است.
اساسا به نظر می رسد، گزینه درخواست نگهداری سند در مراکزی مانند دانشگاهها (که درصد قابل توجهی را دانشجویان دوره کارشناسی تشکیل می دهند و تجربه عینی نشان داده حتی تهیه 20 یا 30 نسخه از سند نیز کافی نیست) بدلیل عدم تعهد مالی و زمانی کاربران (در صورت عدم مراجعه در بازه زمانی تعیین شده) که جای هرگونه مانوری را باز گذارده مفید نیست و گزینه درخواست سند به منظور نگهداری تنها وقتی اثربخش است که با نیاز مبرم اعضای هیات علمی و دانشجویان تحصیلات تکمیلی و یا افراد با شرایط خاص (مانند معلولان و...) مواجهیم. به گفته مسوول بخش امانت با اعمال این شیوه که امکان آن می تواند در اختیار خود همکاران بخش امانت باشد، استفاده از سرویس نگهداری تنها برای گروه های یاد شده مجاز می باشد و سند پس از نگهداری برای آنها ارسال می شود. به این ترتیب، نیاز به مراجعه حضوری منتفی خواهد بود.

در مجموع به نظر می رسد با توجه به تمامی دیدگاههای ارائه شده توسط همکاران محترم، اینکه عملا گزینه رزرو و نگهداري دو مقوله متفاوت از هم تلقی شود و امکان اختیاری بودن آن به منظور استفاده از این حق وجود داشته باشد، قابل تأمل باشد.

سپاس مجدد

ضمن تشکر از کلیه دوستان

در خصوص پیشنهادهای جناب آقای تاریوردی بایستی عرض کنم، همانطوری که جناب آقای نجفی فرمودند حداقل نگهداری، یک روز می‌باشد و از این کمتر نه امکان‌پذیر است و نه منطقی، تعیین تعداد روز هم کاملا در اختیار مسئول کتابخانه می‌باشد . با پیشنهاد 2 و 3 که در جهت جریمه عضو می‌باشد؛ در کل مخالفم. امروزه حتی در دنیای بیرون از کتابخانه‌ها هم برای سرویس‌های اینترنتی و راه دور تخفیف خاصی نیز قایل می‌شوند تا افراد به استفاده از این روش‌ها تشویق و ترغیب گردند. حال با این پیشنهاد عضو جریمه هم خواهد شد، و دیگر رغبتی به سرویس اینترنتی نخواهد داشت و سعی می‌کند که مراجعه حضوری داشته باشد.

اما در مورد پیشنهاد آخر، یعنی اختیاری کردن درخواست نگهداری، با کمک سرکار خانم آستانه در ارایه آمار و پاسخ‌های دقیقشان به پرسش‌های ذیل، قابل بررسی مجدد خواهد بود:

آیا قبلا در کتابخانه شما هیچ اقدام عملی برای اسناد در وضعیت نگهداری، مطابق با روش‌های پیشنهادی در پست قبلی اینجانب صورت گرفته است؟ (در صورتی که پاسخ مثبت است، بطور مفصل توضیح دهید).

بطور معمول چند نفر در روز و چه زمانی، در ابتدای هر روز به مرتب کردن کتابخانه می‌پردازند؟

تهیه گزارش تعداد روزانه اسناد در وضعیت نگهداری، از سیستم امانات برای مدت یک ماه (مثلا اردیبهشت سال آینده). این گزارش حتما می‌بایست بصورت روزانه و در همان روز اخذ گردد.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

خدمت سرکار خانم آستانه نیز بایستی عرض کنم که چند سال پیش بیشترین حجم مراجعه کنندگان در پشت باجه بانک‌ها برای پرداخت قبوض بود. تنها راه حل بانک‌ها برای خلوت کردن پشت باجه‌ها، فراهم آوردن سرویس‌های اینترنتی و قرار دادن دستگاه‌های خودپرداز ATM بود، البته آنموقع هم افرادی معتقد بودند که این کار نشدنی است و هر کدام هم دلایل منطقی خاص خودشان را داشتند. اما اکنون حتی افراد سالخورده نیز برای انجام این امور، دیگر به باجه‌ها مراجعه نمی‌کنند.

در انتها، با توجه به تجارب قبلی ما در دیگر دانشگاه‌ها، ارایه سرویس‌های بهینه منطبق با نیازهای روز مراجعه‌کنندگان، مستلزم اجرای دقیق کارها توسط کتابداران میزامانت مطابق با طراحی و روال کار جدید می‌باشد. مسلما هر گونه تغییر روال و عادت نیز با مقاومت منفی روبرو خواهد شد که در آن صورت با کمی چاشنی اجبار حل خواهد شد.

سلامت و سربلند باشید.