يکي از ابزارهاي قوي و سودمند براي اصلاح جمعي رکوردها، امکان جستجو و جايگزيني در فایل تدوین و اصلاح است. با استفاده از اين امکان ميتوان در يک دسته از رکوردها عبارت خاصي را در يک یا چند فيلد بخصوص جستجو کرد و عبارت ديگري را به جاي آن قرار داد. ذکر این نکته ضروری است که فایل تدوین برای ورود اطلاعات رکوردهای جدید و فایل اصلاح برای اصلاح اطلاعات رکوردهای قدیمی یا رکوردهای فایل اصلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
براي مثال قصد داریم در يک سري از رکوردها که در فایل تدوین و یا اصلاح هستند، در فيلد موضوعشان کلمه "کامپيوتر" را با کلمه "رايانه" جایگزین نماییم.
به همین منظور فایل تدوین و یا اصلاح مورد نظر را باز کرده و همانند شکل زیر بروی تکمه 
کلیک نمایید.
عبارتي که قرار است تغيير کند را در قسمت "عبارت جستجو" و عبارتي که قرار است جايگزين عبارت قبلي شود را در قسمت "عبارت جايگزين" وارد نمایید. در مثال بالا، در قسمت "عبارت جستجو" کلمه "کامپيوتر"، و در قسمت "عبارت جايگزين"، کلمه "رايانه" را وارد کنيد.
حساس به شکل حروف
اگر اين گزينه را تيک بزنيد، شکل بزرگ يا کوچک حروف در جستجو اهميت پيدا ميکند. لازم به توضيح است که اين مورد تنها براي عبارات لاتين معني دار است.
تاييد در جايگزينى
اگر نميخواهيد عمليات جايگزيني عبارتها، بطور خودکار انجام شود، اين گزينه را تيک بزنيد. در اين صورت قبل از هر جابجايي، پيغامي روي صفحه ميآيد و تنها پس از تاييد توسط کاربر، تغييرات انجام مي‌شود. اين حالت اگرچه دقيق‌تر است، اما سرعت کار را بسيار پايين مي‌آورد. تنها در مواردي که از جابجايي همه موارد مطمئن نيستيد از اين گزينه استفاده نمایید و تک به تک تغييرات را کنترل کنيد.
جايگزينى تمام موارد
در حالت پيش فرض، عمليات جايگزيني در اولين موردي که پيدا مي‌شود انجام شده و متوقف مي‌شود. حال اگر مي‌خواهيد اين عمليات براي تمام موارد و در همه رکوردها ادامه پيدا کند، بايد اين گزينه را تيک بزنيد.
ناحیه جستجو در
بايد فيلد یا فیلدهای مورد نظر خود (در اين مثال فيلد "موضوع") را پيدا کرده و روي مربع واقع در سمت راست اين فيلد(ها) کليک کنيد تا انتخاب شود.
سپس محدوده رکوردها را وارد نمایید و روی گزینه 
کلیک کنید.
در انتها تمام رکوردهایی که در فیلد موضوع آنها، کلمه "کامپیوتر" وجود داشته با کلمه "رایانه" جایگزین شده است.