این فرآیند شامل دو مرحله شناسایی و اصلاح است:
شناسایی
از طریق منوی واژه نامه در صفحه اصلی کلاینت سیمرغ می توان این کار را انجام داد که شامل مراحل زیر می باشد:
1)"مدخل جستجو" را شماره ثبت انتخاب کنید.
2)"نوع" را نیز فقط شناسه ها انتخاب کنید.
3)گزینه "تعداد یافته های هر عبارت بازنمایی شود" را انتخاب کنید.
حال تمام شماره ثبتهایی که تعداد آنها بیش از یک نشان داده می شود تکراری اند. این رکوردها را می توانید با استفاده از امکان انتقال به فایل اصلاح به یک فایل اصلاح منتقل و اصلاح کنید.

اصلاح
برای امکان اصلاح این رکوردها، ابتدا یک فایل اصلاح ایجاد کنید و سپس آن را باز کنید. حال این فایل اصلاح آماده فراخوانی رکوردهای مورد نظر شماست. در این مرحله می توانید عملیات شناسایی شماره ثبتهای تکراری (توضیح داده شده در بالا ) را انجام دهید و رکوردهای مشکل دار را به داخل این فایل فراخوانی و اصلاح کنید.

با تشکر از جناب آقای تاریوردی، راه حل بالا فقط شماره ثبت‌های تکراری بین رکوردها را مشخص می‌کند، ولی شماره ثبت‌های تکراری درون هر رکورد در نسخه‌ها و جلدهای مختلف باقی می‌ماند. این مشکل بخصوص برای مراکزی که دارای کتابخانه‌های اقماری زیادی هستند و اطلاعات موجودی خود را بصورت متمرکز وارد می‌کنند و حتی دارای یک دفتر ثبت هم می‌باشند، بسیار زیاد پیش می‌آید.

تنها راه کنترل شماره ثبت‌های تکراری درون هر رکورد فقط و فقط در سیستم امانات می‌باشد. در نرم‌افزار مرورگر امانات با استفاده از امکان کنترل اطلاعات رکوردهای پایگاه تمامی این موارد مشخص خواهد شد.

با تشکر از همکاران محترم

با توجه به مطالب پست های قبل، تصاویر فرآیند شناسایی شماره ثبت های تکراری و شیوه رفع آنها در ذیل ارائه میگردد:

 

شناسایی شماره ثبت‌های تکراری بین رکوردها

1)در صفحه اصلی کلاینت سیمرغ، به صفحه "واژه نامه" وارد شوید.
2)"مدخل جستجو" را "شماره ثبت" انتخاب کنید.
3)"نوع" را نیز "فقط شناسه ها" انتخاب کنید.
4)گزینه "تعداد یافته های هر عبارت بازنمایی شود" را انتخاب کنید.
5)حال تمام شماره ثبتهایی که تعداد آنها بیش از "یک" نشان داده می شود تکراری اند.

 

 

شماره ثبت‌های تکراری درون هر رکورد در نسخه‌ها و جلدهای مختلف
کلاینت امانت را باز نموده و از طریق منوی اتصال به سرورهای سیمرغ گزینه "انتقال رکورها از پایگاه اطلاعات به سیستم امانات" را انتخاب کنید.

 گزینه "کنترل اطلاعات رکودهای پایگاه" را بزنید.

 پس از انتخاب پایگاه مورد نظر و تعیین محدوده رکورد شروع و خاتمه گزینه "آغاز عملیات"  را انتخاب نمایید.

 

 در پنجره باز شده میتوان تعداد خطاها را مشاهده نمود:

 

پس از "تصویب" میتوان لیست خطاها را مشاهده نمود و چاپ گرفت.