در تکمیل و ادامه ی مطالب فوق:
منابع موجود در نرم افزار آرشیو و دیجیتال از نظر مشخصات فایل و محل ذخیره سازی به 3 دسته تقسیم می‌شوند.که هنگام ورود اطلاعات اسناد باید یکی از این سه حالت انتخاب شود.
این سه حالت عبارتند از :
1-منبع دیجیتال دارای فایل است و فایل درون پایگاه ذخیره می‌شود
2-منبع دیجیتال دارای فایل است ولی فایل درون پایگاه ذخیره نمی‌شود
3-منبع دیجیتال دارای فایل نیست
در حالت های اول و دوم منبع دیجیتال دارای فایلی مشخص است و تفاوت تنها در ذخیره ی این فایل در درون یا بیرون از پایگاه اطلاعاتی است اما در حالت سوم منبع دیجیتال دارای فایل مشخص نیست و تنها میتواند آدرس url یک سایت یا مسیر دسترسی به منبعی خاص باشد.
پس از آشنایی با این مفاهیم برای مشاهده اطلاعات این منابع به روش زیر عمل کنید:
ابتدا وارد منو منابع دیجیتال شده سپس گزینه" اصلاح اطلاعات منابع دیجیتال با اعمال شرایط " را انتخاب کنید و وارد تب شرایط شوید.
با استفاده از کلید "+" دو شرط زیر را اعمال کنید
1-نام فایل وجود ندارد
2-مسیر اینترنتی وجود دارد
با زدن تکمه ی تصویب اطلاعاتی مربوط به منابعی که دارای فایل نیستند و همچنین دارای مسیر اینترنتی میباشند را به شما نمایش خواهد داد
