نکات زیر را باید بررسی کنید:
1) آیا این اسناد به شکل فیزیکی وجود دارند؟
در حال حاضر فقط برای اسنادی که به شکل فیزیکی تولید شده و در قفسه ها چیده می شود امکان برقراری سیستم امانات وجود دارد. به عبارت دیگر برای اسناد از نوع فایلهای الکترونیکی (دیجیتالی) یا پایگاههایی مانند مقالات غیرمستقل که فقط شامل آدرس و اطلاعات کتابشناختی مقالات اند امکان ورود به سیستم امانات را ندارند.

2) آیا تمام نسخه های این اسناد دارای یک شماره معیار (ثبت، بارکد، ...) یکتا (Unique) هستند؟
باید چک کنید که آیا این اسناد در همان دفتر ثبت کتابها وارد شده یا اینکه دارای دفتر ثبت جداگانه هستند و در این صورت آیا شماره ثبت این اسناد با اسناد دیگر تکراری است یا نه. در صورت تکراری بودن شماره ثبتها باید مسئول مرکز را مجاب کنید یا شماره ثبتها را اصلاح کند یا اینکه با استفاده از راهنمای مربوطه (راهنمای تجهیز کتابخانه ها به بارکد) فیلد بارکد را پر کرده و از این فیلد برای امانات استفاده کند.

3) آیا فایل XPCIRC در این پایگاه وجود دارد؟ و در صورت وجود این فایل آیا تنظیمات مربوط به امانات در این پایگاه به درستی انجام شده ؟
پس از بررسی این سه مرحله می توانید این پایگاه را به فهرست پایگاههای سیستم امانات اضافه کنید و اسناد موجود در این پایگاه را به سیستم امانات انتقال دهید.