آرشیو منابع دیجیتال - عکس و امضای الکترونیک (تصویر امضا) کاربران در گزارشات آرشیو

 

مراکزی که امکان گروه فیلد منابع دیجیتال را دارا می‌باشند، قادر خواهند بود از عکس و تصویر امضای کاربر در گزارشات منابع دیجیتال استفاده کنند.
ابتدا کلاینت دیجیتال را اجرا کنید از منوی سیستم گزینه تعریف کاربران و امکانات آنها روی کاربر مورد نظر خود دبل کلیک کنید .

 

 

سپس در قسمت تصاویر می‌توانید عکس کاربر و تصویر امضا را بارگزاری کنید.

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - تفکیک اختیار اصلاح از اختیار افزودن منابع دیجیتال

 

در جهت توسعه امکانات کاربران، از این نسخه امکان افزودن و اصلاح منبع دیجیتال به صورت مستقل برای یک کاربر قابل کنترل است.

کنترل اصلاح منبع دیجیتال می تواند صرفا در سطح "تغییر فایل انتخاب شده برای منبع دیجیتال" و یا "اصلاح اطلاعات منابع دیجیتال" صورت گیرد.

ابتدا کلاینت دیجیتال را اجرا کنید، سپس از منوی سیستم گزینه تعریف کاربران و امکانات آنها را انتخاب کنید.

 

 

سپس کاربر موردنظر را انتخاب کنید و مطابق شکل،در قسمت امکانات سیستم گزینه موردنظر را غیرمجاز کنید.

 

 

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - دسترسی به فهرست کاربران و امکان تهیه پشتیبان از طریق کلاینت نرم افزار بدون نیاز دسترسی مستقیم به سرور

 

بااستفاده از امکان فهرست کاربران که در منوی "سیستم"، "مدیریت(Admin)"، "فهرست کاربران سیستم اطلاعاتی" می‌باشد، می‌توان فهرست کاربرانی که در حال استفاده از سیستم اطلاعاتی جاری می‌باشند را مشاهده کرد .

 

 

در پنجره باز شده این امکان وجود دارد که با کلیک برروی تکمه "حذف کاربر" کاربر موقتا از سیستم اطلاعاتی حذف گردد.

 

 

در نسخه جدید می‌توان از طریق کلاینت نرم‌افزار بدون نیاز دسترسی مستقیم به سرور فایل پشتیبان تهیه کنید.

 ابتدا پوشه‌ای با نام Backup در محل نصب نرم افزار نوسا (داخل پوشه Repository) ایجاد کنید.

 

 

 از طریق کلاینت نرم‌افزار و منوی "سیستم"، "مدیریت (Admin)"، "تهیه پشتیبان" را انتخاب کنید.

 

 

 در پنجره باز شده نام فایل پشتیبان خود را وارد کرده و روی تکمه "تصویب" کلیک کنید.

 

 

در پایان با نمایان شدن پیغام زیر، عملیات تهیه پشتیبان با موفقیت به پایان رسیده است.

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - بهینه سازی محاوره فهرست کاربران  و امکان عدم نمایش کاربران خارج از دامنه (Null SID)

 

SID (Security Identifier) شناسه ای است که کامپیوتر یا دامنه برای شناسایی کاربر استفاده می کند. این شناسه در سیستم آرشیو در ستون "نام در Windows" نمایش داده می شود. از این نسخه، امکان خالی نمودن ستون "نام در Windows" در فهرست کاربران وجود دارد. این امکان زمانی کاربرد دارد که کاربری از جمع کاربران خارج گردیده است ولی به دلایلی سابقه آن کاربر با حفظ سطر کاربر حائز اهمیت می‌باشد.

 

 

حال برای محدود کردن فهرست کاربران، با کلیک برروی تکمه فیلتر و فعال یا غیر فعال کردن گزینه "فقط کاربران دارای شماره شناسایی Sid نمایش داده شوند" می‌توان تعیین کرد که کاربران بدون نام کاربری (null sid) در فهرست کاربران نمایش داده نشوند. 

 

 

همچنین با استفاده از دو تکمه‌ای که در شکل زیر مشخص شده است می‌توان ردیف کاربران را جابه‌جا نمود.

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - تعیین شرح کامل منبع دیجیتال بر اساس ارتباط آن با منبع دیجیتال سرگروه

 

از این نسخه، شرح کامل هر منبع دیجیتال می‌تواند یکی از سه حالت: "شرح منبع دیجیتال"، "شرح منبع دیجیتال سرگروه + شرح منبع دیجیتال" و یا "شرح کامل منبع دیجیتال سرگروه + شرح منبع دیجیتال" باشد که براساس نوع ارتباط منبع دیجیتال با سرگروه قابل تعیین است.

از منوی منابع دیجیتال، اطلاعات پایه سیستم و انواع ارتباط منابع دیجیتال را انتخاب کنید.

 

 

در ستون شیوه ساخت شرح کامل منبع دیجیتال، گزینه مورد نظر را انتخاب کنید.

 

شرح کامل در بخش نمایش فهرستی منابع دیجیتال، قابل نمایش است.

 

 

 

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - توسعه امکانات گزارش‌گیری منابع دیجیتال و امکان گزارشگیری از "یادداشت"، "طبقه بندی قابل تعریف" و "توصیف محتوای قابل تعریف"

 

در جهت توسعه امکانات گزارش‌گیری منابع دیجیتال، امکان تعریف ستون "یادداشت" با نوع دلخواه در گزارش‌های منابع دیجیتال بدون محدودیت قبلی در کد نوع یادداشت پیاده‌سازی گردیده است.

در هنگام تعریف فرم گزارش و با انتخاب فیلد یادداشت، قادر خواهید بود نوع یادداشت را انتخاب کنید.

 

 

با انتخاب نوع یادداشت، می‌توان در گزارش چندین ستون از نوع یادداشت را ایجاد نمود که در هر ستون اطلاعات نوع تعیین شده قابل مشاهده باشد.

 

 

مشابه این امکان در تعریف ستون "طبقه‌بندی قابل تعریف" و همچنین "توصیف محتوای قابل تعریف" نیز صدق می‌نماید.

 

آرشیو منابع دیجیتال - امکان یادآوری‌ها برای یک کاربر یا گروهی از کاربران در تاریخ و زمان مشخص

این امکان جدید قابلیت تعریف و اعلام یادآوری‌های گوناگون بین کاربران را فراهم می‌سازد. هر یادآوری عملا ترکیب یک عنوان و یک متن دلخواه است که برای یک تاریخ و زمان خاص تنظیم شده باشد. یک یادآوری ممکن است برای یک کاربر به خصوص یا برای یک گروه از کاربران تعریف شده باشد. یک یادآوری ممکن است همراه با هشدار (Alarm) نیز باشد. هشدارها در پنجره‌های اختصاصی(شبیه Alertهای Windows) بازنمایی می‌شوند. خلاصه‌ای از ویژگی‌های یادآوری‌ها را در ادامه ملاحظه می‌کنید:

  . تعریف یادآوری برای یک تاریخ و زمان به خصوص به صورت ترکیبی از عنوان و شرح (متن)   

  . تعریف یادآوری برای هر کاربر دلخواه یا گروه کاربران (گروه‌های Windows که به عنوان کاربر در سیستم تعریف شده باشند)     

  . تعیین مدت زمان اعتبار یادآوری (تا پایان روز،ماه،سال یا مدت دلخواه)

  . تعیین وضعیت هشدار (فاقد هشدار، فقط یکبار هشدار،هشدار به صورت تکراری با فواصل دلخواه)

  . امکانات اختصاصی تعریف یادآوری‌های تکراری به صورتی که فقط یکبار تعریف شوند ولی رفتار آنها شبیه تعدادی یادآوری مجزا باشد.

   مکانیزم متمرکز برای اطلاع رسانی یادآوری‌های فعال و بهنگام کردن خودکار آن یادآوری‌ها تحت تاثیر تغییراتی که در داده‌ها اعمال می‌شوند(خواه توسط خود  کاربر یا سایر کاربران)

  .  امکانات مربوط به غیرفعال کردن اختصاصی یک یادآوری برای یک کاربر خاص + تعیین یا تعویق زمان هشدار به خواست هر کاربر

  .  قابلیت تعریف دسترسی مرتبط با ثبت، تغییر،و حذف یادآوری‌ها و هشدارها برای کاربران و گروه ها

  .  ...

 

توضیحات کامل، نحوه عملکرد و روش استفاده از این امکانات نوین در مستند تکمیلی"مکانیزم تعریف و اعلام یادآوری‌ها و هشدارها" در دسترس می‌باشد.

 

آرشیو منابع دیجیتال - امکان جدید قابل خرید تعریف فیلد برای منابع دیجیتال و امکان تدوین گروهی این فیلدها

هر مرکز اسناد هنگام آرشیو مدارک خود احتیاج به افزودن اطلاعات خاصی به رکورد مدرک برای امکان بازیابی و طبقه‌بندی آن دارد. تا نسخه 12 این امکان در دو قالب "استاندارد دوبلین" یا "یادداشت‌های دارای نوع" قابل پیاده‌سازی بود. این دو امکان هر کدام محدودیت‌هایی دارند. مفهومی به نام "گروه فیلد منابع دیجیتال" به سیستم افزوده شده است که هر منبع دیجیتال می‌تواند یک یا چندتا از آنها را پشتیبانی کند. این پشتیبانی برای منابع دیجیتال فرزند به ارث می‌رسد. امکان "گروه فیلد" روش جدیدی است که در واقع توسعه "یادداشت" به حساب می‌آید و محدویت‌های کمتری دارد. 

 

تعریف گروه فیلدهای قابل تعریف:

از منوی "منابع دیجیتال"، "اطلاعات پایه سیستم"، گروه فیلدهای قابل تعریف را انتخاب کنید.

 

 

در پنجره باز شده یک گروه فیلد جدید ایجاد کرده و در قسمت کاربرد "منابع دیجیتال" را انتخاب کنید.

 

 

در این قسمت با کلیک برروی "تعریف فیلد برای گروه فیلد تحت مکان نما" پنجره زیر نمایان می‌شود، که در این پنجره فیلدهای مورد نیاز خود را تعریف کنید.

 

 

سپس گروه فیلد تعریف شده را به سطح مورد نظر در درخت منابع دیجیتال متصل کنید، برای این کار بعد از باز کردن پنجره درخت منابع دیجیتال روی سطح مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه "گروه فیلدهای قابل تعریف" را انتخاب کنید.

 

 

در پنجره باز شده گروه فیلد مورد نظر خود را انتخاب و روی تکمه "تصویب" کلیک کنید.

 

 

با فعال کردن "حذف نتظیمات فرزندان این سرشاخه" گروه فیلد انتخاب شده به فرزندان شاخه انتخابی اختصاص داده نمی‌شود.

 

نحوه ورود اطلاعات:

جهت ورود‌ اطلاعات فیلدهای قابل تعریف برای منبع دیجیتال، کافیست پس از انتخاب منبع، بر روی تکمه "محاوره فیلدهای قابل تعریف منبع دیجیتال تحت مکان نما" کلیک کنید.

 

 

بعد ار باز شدن محاوره فیلدهای تعریف شده، مقادیر را وارد کنید.

 

 

امکان تدوین گروهی این فیلدها:

با توسعه امکان "ویرایش گروهی منابع دیجیتال" امکان ویرایش گروهی فیلدهای قابل تعریف میسر می‌گردد. یک یا چند منبع دیجیتال را انتخاب و گزینه ویرایش گروهی را انتخاب کنید. 

 

 

در پنجره "ویرایش گروهی منابع دیجیتال"، از زبانه "گروه فیلدها" گزینه "گروه فیلدهای منابع دیجیتال ویرایش شوند" را انتخاب کرده و گروه فیلد موردنظر را انتخاب کنید. فهرست فیلدها، در قالب امکانات تدوین گروهی در دسترس قرار می‌گیرند.

 

 

آرشیو منابع دیجیتال - روش افزودن منابع دیجیتال از نوع "نیمه شناور"

 

در ادامه توسعه روش‌های از پیش تعریف شده افزودن منبع دیجیتال، از طریق روش نیمه شناور می‌توان در عمق 1، یکی از موارد کاربر، بخش کاربر، نوع محتوی منبع دیجیتال، قالب عام منبع دیجیتال و قالب خاص منبع دیجیتال را تعیین نمود و در  عمق 2 به طور خودکار منبع دیجیتال جدید وارد کرد.

برای تعریف روش از پیش تعریف‌شده از نوع نیمه شناور، ابتدا کلاینت دیجیتال را اجرا کنید، از منوی منابع دیجیتال قسمت اطلاعات پایه سیستم، گزینه روش‌های از پیش تعریف شده افزودن منبع دیجیتال را انتخاب کنید.

 

 

طبق شکل زیر در این صفحه می‌توانید روش مورد نظر خورا را تعریف کنید و کاربری که می‌خواهید به این روش دسترسی داشته باشد را اعمال کنید، ابتدا مانند شکل یک سطر جدید ایجاد و روی آن دبل کلیک کنید.

 

 

 در قسمت عمومی،شرح دلخواه خود را وارد کنید و نوع دسته بندی را نیمه‌شناور انتخاب کنید.

 

 

در قسمت منابع دیجیتال سرگروه، نوع سرگروه فرعی را، برای مثال نوع محتوی منابع دیجیتال را از فهرست انتخاب کنید و بنابر سیاست مرکز بقیه موارد را انتخاب کنید.

لازم به ذکر است، تب‌های منبع دیجیتال و طبقه‌بندی یادداشت و رفتار را می‌توانید بنابر نیاز مرکز گزینه موردنظر را انتخاب کنید.

 

 

اکنون روش مورد نظر ساخته شد برای استفاده از آن طبق شکل زیر روی قسمت افزودن منبع دیجیتال خاص کلیک کنید.

 

 

در ادامه فایل خود را انتخاب کنید و شرح مورد نظر را وارد و ذخیره کنید.

 

 

اکنون در شاخه موردنظر شاخه‌ای از نوع محتوی منبع دیجیتال در اینجا پایان‌نامه به صورت خودکار ایجاد شد که فایل منبع دیجیتال وارد شده زیرمجموعه آن قرار گرفت.

 

 

گردش امانات - گزارشات آماری جدید به نام آمار محوری

در جهت توسعه امکانات گزارش‌گیری، آمار محوری رخدادهای امانت و مطالعه و آمار محوری رخدادهای رزرو به منوی آمار اضافه گردیده است. کاربر قادر است با تغییر فیلدها در لحظه تغییرات را ملاحظه و در قالب جداول متنوع و تصاویر نموداری، خروجی مورد نظر را اخذ نماید.

 

 

توضیحات کامل، نحوه عملکرد و روش استفاده از این امکانات نوین در مستند تکمیلی"گزارشات آماری جدید به نام آمار محوری" در دسترس می‌باشد.

 

گردش امانات - ابزار ایجاد میانبر به منوها برای دسترسی سریعتر به گزینه‌های پرکاربرد

 

یکی از ابزارهای کاربردی ایجاد میانبر به منوها برای دسترسی سریعتر به گزینه‌های پرکاربرد در صفحه اصلی می‌باشد.
ابتدا کلاینت امانت را اجرا کنید، روی صفحه اصلی گزینه ویرایش تکمه‌های میان‌بر را انتخاب کنید.

 

 

سپس در این صفحه می‌توانید لیست گزینه‌های پرکاربرد انتخابی خود را ویرایش کنید .

 

 

در نتیجه در صفحه اصلی کلید میانبرهای دلخواه خود را مشاهده می‌کنید.

 

 

نکته مهم اینکه، میانبرها می‌توانند گزینه‌های پرکاربرد شما از فهرست منوها باشند. کافیست هرکدام از گزینه‌های پرکاربرد در منو را با موس انتخاب و به فهرست میانبرها اضافه کنید.