با سلام
این که تجربیات واقعی خود در سیستم امانات را منتقل می کنید بسیار جای تقدیر و تشکر دارد. این موارد حتما ما را در بهینه کردن نرم افزار یاری خواهد کرد. واما چون این مطلب بیشتر جنبه پیشنهاد دارد، با اجازه شما آن را به انجمن پیشنهادها منتقل کردم
با تشکر

عرض سلام و ارادت

با گسترش روزافزون اینترنت و سرویس‌های راه دور، نیاز اعضا و یا دانشجویان نیز روز به روز تغییر کرده و از سیستم‌های مکانیزه انتظار بیشتری خواهند داشت. مسلما ارایه سرویس‌های بهینه و سریع نقش مهمی در رضایت مراجعه‌کنندگان خواهد داشت. رویکرد جدید این است که دانشجو، زمانی به کتابخانه مراجعه کند که بتواند سند مورد نظر خود را به امانت ببرد. این رویکرد باعث خواهد شد تا از مراجعه غیرضروری اعضا یا دانشجویان به کتابخانه کاسته شود و کتابداران میز امانت وقت بیشتری برای ارایه سرویس‌های بهینه پیدا کنند. به عبارت بهتر کار کتابداران کم نخواهد شد، بلکه مدل آن عوض می‌شود، و نگاه سنتی جای خود را به نگاه مدرن در کتابخانه‌ها می‌دهد. به همین دلیل اصولا پاسخ سوال شما منفی می‌باشد.

با توجه به نوع اشکالات مطرح شده، بنظر می‌رسد که در کتابخانه شما، سرویسی به نام نگهداری سند برای عضو وجود ندارد. تفاوت عمده‌ای بین مفهوم رزرو و نگهداری وجود دارد که در لینک زیر کاملا توضیح داده شده است.

مفهوم نگهداری سند

در هر صورت جهت رفع مشکلات مطروحه، توصیه می‌شود که اقدامات زیر صورت پذیرد:

1. تعیین محلی برای انتقال اسناد در وضعیت نگهداری. لازم است تا محل خاصی که در دسترس کتابداران میز امانت باشد برای این منظور در نظر گرفته شود. به عنوان مثال در اکثر کتابخانه‌ها در پشت سر میز امانت قفسه‌ای گذاشته می‌شود تا اسناد در وضعیت نگهداری را در آن قرار دهند. مزیت این روش بخصوص در سیستم قفسه باز این است که چون سند در دسترس دانشجویانی که عادت کرده‌اند تا در سر قفسه‌ها کتاب خود را بیابند، قرار نمی‌گیرد، بالطبع انتظارشان از کتابداران میز امانت نیز بالا نمی‌رود. ضمنا هنگام بازگشت سند به کتابخانه، در صورت داشتن رزرو نیز وضعیت سند به نگهداری تبدیل می‌شود و توسط سیستم به کتابدار اعلام می‌شود و او آن سند را به قفسه مذکور منتقل خواهد کرد.
       
2. تهیه روزانه گزارش اسناد در وضعیت نگهداری. گزارش مذکور توسط مسئول سیستم امانات بصورت روزانه تهیه خواهد شد و کتابداران را از فهرست اسناد در انتظار مراجعه عضو برای امانت، مطلع خواهد کرد. مسلما با کم شدن مراجعه اعضا و دانشجویان به کتابخانه مسئولین میز امانت وقت کافی خواهند داشت تا اینگونه گزارش‌ها را از سیستم تهیه نمایند.
   
3. جمع‌آوری اسناد در وضعیت نگهداری مطابق با گزارش فوق. در ابتدای هر روز و بعد از تهیه گزارش اسناد در وضعیت نگهداری، کتابداران میز امانت در هنگام مرتب کردن اسناد پخش شده بر روی میزها و قرار دادن آن‌ها در سرجای خودشان، این دسته از اسناد را جدا کرده و در محل مخصوص اسناد در حال نگهداری، قرار خواهند داد.
   
4. آموزش به دانشجویان یا اعضا. لازم است تا به اعضا و یا دانشجویانی که سندی در وضعیت نگهداری دارند، آموزش داده شود که بجای سردرگمی، به کتابداران میز امانت مراجعه نمایند و کتابداران نیز براحتی سند مورد نظر را از محل مخصوص پیدا کرده و آنرا در اختیار عضو قرار داده و به او امانت ‌دهند.
   
5. آموزش به کتابداران میز امانت. از طرفی دیگر می‌بایست به کتابداران میز امانت آموزش داده شود تا دقیقا آیین‌نامه کتابخانه را رعایت نمایند و آگاه شوند که هیچ تفاوتی بین عضوی که حضورا به کتابخانه مراجعه کرده و به عجز و لابه می‌پردازد، با عضوی که از راه دور سندی را رزرو کرده و بعد از چند روز انتظار، سند برای او نگهداری شده است، قایل نشوند. چون انسان ذاتا در برخوردهای رو در رو، خیلی زود تحت تاثیر قرار گرفته و قضاوت‌های احساسی نادرستی انجام می‌دهد.
   
6. تهیه گزارش بکارگیری اسناد یا گزارش امانت اسناد. گزارش‌های دوره‌ای به کتابداران متخصص کمک خواهد کرد تا بتوانند اسنادی که زیاد به امانت می‌رود و نتیجتا دارای لیست رزرو طولانی می‌باشند را شناسایی کرده و از بخش سفارشات بخواهند که نسخه‌های بیشتری از این اسناد خریداری شود.

انشاال... اقدامات فوق خواهد توانست تا مراجعان ناراضی را به اعضای فعال راضی تبدیل کند.

با آرزوی موفقیت روزافزون برای شما و تمامی همکاران محترمتان
 

ضمن تشکر از جناب آقای تاریوردی

دقیقا نکته همین جا است، اعضایی که پای قفسه‌ها می‌روند فقط کتاب‌هایی را می‌بینند که موجودند و در نگهداری نیستند و رزرو هم ندارند. به همین دلیل هیچوقت چنین مشکلی پیش نمی‌آید.
بحث رزرو نیز کلا همین است، در دنیای بیرون از کتابخانه‌ها هم شما با چنین پدیده‌ای مواجه هستید، به عنوان مثال رزرو بلیط سینما، اتوبوس، قطار و هواپیما. در این گونه موارد هم شما جایی را رزرو می‌کنید و تا آخرین لحظه آن جا متعلق به شماست. فقط تاریخ انقضاء آنها با هم فرق می‌کند و در بسیاری از موارد حتی بدلیل آنکه لیست رزروی وجود نداشته این وسایل نقلیه با صندلی و یا کوپه خالی حرکت می‌کنند.

در واقع، این درخواست اصل رزرو از راه دور را زیر سوال می‌برد. فرض کنید که درخواست سرکار خانم آستانه عملیاتی شود و فقط بتوان کتاب‌هایی را رزرو کرد که امانت هستند. دانشجویی پس از جستجو از طریق اینترنت کتاب خود را یافته و موجود هم هست. حال این دانشجو که ساکن مشهد است، از آن سر شهر با تمامی مشکلات، خودش را به کتابخانه می‌رساند تا کتاب را امانت بگیرد، غافل از آنکه پیش پای او دانشجوی دیگری آنرا به امانت برده است. بفرمائید گناه این دانشجو چیست؟ آیا منظور از سرویس بهینه این است که همه اعضا را مجبور کنیم تا مانند  چهل سال پیش مراجعه حضوری داشته باشند.
اصلا فرض کنید که یک کتاب امانت است و دارای لیست رزرو طولانی نیز می‌باشد، به عبارت دیگر چندین نفر آنرا رزرو کرده‌اند و در امانت است. اگر این سند به کتابخانه بازگشت داده شود، کتابداران میز امانت با آن چه رفتاری خواهند داشت؟ آیا آنرا به داخل قفسه‌ها منتقل می‌کنند که در دسترس مراجعه کنندگان حضوری قرار گیرد. مسلما با این کار خودشان برای خودشان مشکل درست کرده‌اند.

باز بفرمایید دانشجویی که از مدتها قبل آن کتاب را رزرو کرده و بعد از تحمل هفته‌ها نوبتش فرا رسیده چه گناهی کرده که کتابدار میز امانت بگوید کتاب مورد نظر به امانت دیگری رفته و یا گم شده است. حتی در سیستم‌های دستی چهل سال پیش هم یک لیست دستنویس به برد کتابخانه نصب می‌کردند که حاوی عناوین کتابهایی بود که اعضا، آنها را رزرو کرده بودند و به اعضا مهلت داده می‌شد که طی 2 روز برای گرفتن کتاب مورد نظر مراجعه کنند. حتی در آنزمان نیز مفهوم نگهداری، با روش‌های سنتی وجود داشته است. 

بنابراین مشکل جای دیگری است و با رزرو اسناد، تنها برای اسناد در امانت، مشکل حل نخواهد شد. بلکه بهتر است نوع نگاه به مسئله عوض شود و مدل کاری تغییر کند.

سلامت و پاینده باشید.

با تشکر از آقایان تاریوردی و صفی‌یاری

من نمی‌خواستم در این بحث شرکت کنم چون فکر می‌کردم بهتر است خود همکاران بحث را به نتیجه برسانند ولی از آنجاییکه به نظر می‌رسد بحث واگرا شده است چند نکته را که به ذهن من می‌رسد بیان می‌کنم. شاید مفید واقع شود:

اولا بحث نگهداری برای جلوگیری از امانت رفتن سند توسط کاربر دیگری است. اگر مسئول کتابخانه‌ای این حق را به کل برای کاربر اول به رسمیت نشناسد کلا این سرویس برای او بی‌معنی است. ما در سیستم حداقل حق را یک روز در نظر گرفته‌ایم که مینیمم ممکن است. پس مشکل کلا در بازه زمانی نیست.

ثانیا من فکر می‌کنم بحث نگهداری در واقع قربانی مشکل دیگری است. مشکل کتابداران مورد اشاره در واقع عدم قبول مسئولیت در تحویل کتاب به اعضا می‌باشد که سرویس نگهداری آنرا به رخ می‌کشد. در واقع این کتابداران به بهانه باز بودن مخزن، هیچ تقصیری در عدم صحت اطلاعات خود نمی‌پذیرند. مثالی می‌زنم. فرض کنید ما خواسته آقای تاریوردی را هم پیاده‌سازی کردیم و اصلا عضوی که سند را جستجو کرده نتواند آنرا "نگهداری" کند. بالطبع با عجله بیشتر از قبل به کتابخانه مراجعه می‌کند ولی به همان دلایلی که تحت عنوان معصلات غیرقابل انکار در پست اول آمده است مانند جابجایی اسناد و ... نتواند کتاب خود را پیدا کند. خوب حالا چه جوابی به او می‌دهیم. احتمالا به او خواهیم گفت "شما خیلی به نتایج جستجو اعتنا نکنید. ملاک ما کتاب‌های داخل قفسه‌هاست!" خوب برای چه اصلا کتابخانه را مکانیزه کرده‌ایم.

ثالثا در رابطه با چهار پیشنهاد آقای تاریوردی:

پیشنهاد اول که اصلا محلی از اعراب ندارد. حداقل در مورد اسناد موجود مشکل اصلا در اطلاع‌رسانی به عضو نیست چون بلافاصله پس از درخواست ستد به او اطلاع‌رسانی می‌شود. در مورد بازگشت اسناد دارای لیست رزرو هم که به خوبی اطلاع‌رسانی می‌شود. نگهداری کمتر از یک روز هم که اساسا با روال اداری و مشغله‌های رایج معنی ندارد.

پیشنهاد دوم هم که مصداق مثل "گنه کرد در بلخ آهنگری   به شوشتر زدند گردن مسگری" است. خود را بگذارید جای عضوی که مثلا نفر پنجم لیست رزروی بوده و پس از مثلا سه ماه یکباره وسط مرخصی یک پیامک برایش ارسال می‌شود "ظرف مدت یک روز یه کتابخانه مراجعه کنید". بعد از چند روز که شاکی به کتابخانه مراجعه می‌کنید تا گله کنید متوجه می‌شوید جریمه هم شده‌اید!

مصداق پیشنهاد سوم را هم نمی‌دانم. ما چون نمی‌توانیم سرویس مناسب برای رزرو ارائه کنیم آنرا گران کنیم که کسی سراغ آنرا نگیرد!

پیشنهاد چهارم از نظر اصولی قابل پیاده‌سازی است البته نمیدانم چقدر وقت ما را بگیرد اما با این کار صرفا صورت مسئله را پاک کرده‌ایم و اعضا فکر می‌کنند که اتوماسیون نگهداری در نرم‌افزار به صورت کامل پیاده‌سازی نشده است. هر چند برای پیاده‌سازی یا عدم پیاده‌سازی یک امکان نظر سایر همکاران هم مهم است.

از اینکه بحث طولانی شد پوزش می‌خواهم ولی با آقای صفی‌یاری هم عقیده‌ام که به جای عقب‌نشیتی به سیستم دستی، پیشنهاد روال‌های بهتر اتوماتیک را بدهیم. البته این نظر آقای تاریوردی هم قابل توجه است که روال‌های پیچیده عملا قابل اجرا نیستند.

موفق باشید.

ضمن تشکر از کلیه دوستان

در خصوص پیشنهادهای جناب آقای تاریوردی بایستی عرض کنم، همانطوری که جناب آقای نجفی فرمودند حداقل نگهداری، یک روز می‌باشد و از این کمتر نه امکان‌پذیر است و نه منطقی، تعیین تعداد روز هم کاملا در اختیار مسئول کتابخانه می‌باشد . با پیشنهاد 2 و 3 که در جهت جریمه عضو می‌باشد؛ در کل مخالفم. امروزه حتی در دنیای بیرون از کتابخانه‌ها هم برای سرویس‌های اینترنتی و راه دور تخفیف خاصی نیز قایل می‌شوند تا افراد به استفاده از این روش‌ها تشویق و ترغیب گردند. حال با این پیشنهاد عضو جریمه هم خواهد شد، و دیگر رغبتی به سرویس اینترنتی نخواهد داشت و سعی می‌کند که مراجعه حضوری داشته باشد.

اما در مورد پیشنهاد آخر، یعنی اختیاری کردن درخواست نگهداری، با کمک سرکار خانم آستانه در ارایه آمار و پاسخ‌های دقیقشان به پرسش‌های ذیل، قابل بررسی مجدد خواهد بود:

آیا قبلا در کتابخانه شما هیچ اقدام عملی برای اسناد در وضعیت نگهداری، مطابق با روش‌های پیشنهادی در پست قبلی اینجانب صورت گرفته است؟ (در صورتی که پاسخ مثبت است، بطور مفصل توضیح دهید).

بطور معمول چند نفر در روز و چه زمانی، در ابتدای هر روز به مرتب کردن کتابخانه می‌پردازند؟

تهیه گزارش تعداد روزانه اسناد در وضعیت نگهداری، از سیستم امانات برای مدت یک ماه (مثلا اردیبهشت سال آینده). این گزارش حتما می‌بایست بصورت روزانه و در همان روز اخذ گردد.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

خدمت سرکار خانم آستانه نیز بایستی عرض کنم که چند سال پیش بیشترین حجم مراجعه کنندگان در پشت باجه بانک‌ها برای پرداخت قبوض بود. تنها راه حل بانک‌ها برای خلوت کردن پشت باجه‌ها، فراهم آوردن سرویس‌های اینترنتی و قرار دادن دستگاه‌های خودپرداز ATM بود، البته آنموقع هم افرادی معتقد بودند که این کار نشدنی است و هر کدام هم دلایل منطقی خاص خودشان را داشتند. اما اکنون حتی افراد سالخورده نیز برای انجام این امور، دیگر به باجه‌ها مراجعه نمی‌کنند.

در انتها، با توجه به تجارب قبلی ما در دیگر دانشگاه‌ها، ارایه سرویس‌های بهینه منطبق با نیازهای روز مراجعه‌کنندگان، مستلزم اجرای دقیق کارها توسط کتابداران میزامانت مطابق با طراحی و روال کار جدید می‌باشد. مسلما هر گونه تغییر روال و عادت نیز با مقاومت منفی روبرو خواهد شد که در آن صورت با کمی چاشنی اجبار حل خواهد شد.

سلامت و سربلند باشید.