آشنایی با مفهوم "عضو سرگروه" و "عضو زیرگروه"
در بسیاری از کتابخانه‌ها، بخصوص کتابخانه‌های دانشگاهی نیازی وجود دارد مبنی بر اینکه بتوانند کتاب‌های خود را به دانشجویان دانشگاه‌های دیگر امانت دهند. اما با توجه به سیاست‌های کتابخانه، مجاز به عضو نمودن دانشجویان سایر دانشگاه‌ها نیستند. به همین دلیل مسئله را به صورت امانت به عضو مهمان بیان می‌کنند.
از طرف دیگر، بین دانشگاه‌ها توافقنامه‌ای وجود دارد بنام طرح غدیر، که بر طبق آن هر دانشگاه مکلف به امانت دادن کتاب به دانشجویان سایر دانشگاه‌ها می‌شود.
در بعضی از اوقات، عضو هیئت علمی یک دانشگاه، در دانشگاه دیگری نیز تدریس کرده و با گروهی از دانشجویان بر روی یک پروژه کار می‌کند. در حین کار دانشجویان نیاز به مطالعه کتابی پیدا می‌کنند که در دانشگاه خودشان وجود ندارد، اما در دانشگاهی که استادشان در آن عضو هیئت علمی است، موجود است. در این موارد این دانشجویان با دریافت معرفی‌نامه از استاد خود می‌توانند به آن دانشگاه مراجعه نموده و آن کتاب را امانت بگیرند. البته در واقع کتابخانه، کتاب را به عضو هیئت علمی خود امانت می‌دهد و به حساب او منظور می‌کند.
برای حل مسائل فوق در سیستم گردش امانات، امکانی تعبیه شد تا بتوان یک عضو را به عنوان سرگروه معرفی کرد (عضو سرگروه). حال اگر نوع این عضو حقوقی باشد، مسئله عضو مهمان و طرح غدیر، و اگر عضو درون سازمانی باشد، مسئله دانشجویان معرفی‌نامه‌ای حل می‌شود.
بنابراین عضو سرگروه به آن دسته از اعضا (درون سازمانی، برون سازمانی و یا حقوقی) گفته می‌شود که به اعتبار آنها بتوان به زیرگروه‌های مرتبط، خدمات ارائه نمود.
عضو زیر گروه به اشخاصی گفته می‌شود که به عنوان عضو در سیستم تعریف نمی‌شوند، اما می‌توانند با اعتبار عضو سرگروه‌شان از خدمات کتابخانه استفاده کنند.
ایجادعضو سرگروه
برای تعریف عضو به صورت سرگروه لازم است هنگام تعریف عضو تیک مربوط به سر گروه بودن را فعال نماییم.
امانت به عضو زیر گروه
از منوی امانت و مطالعه، گزینه امانت سند به عضو زیر گروه را انتخاب مینماییم.
از طریق نام یا شماره عضویت عضو سرگروه را انتخاب میکنیم.
حال می‌توانیم با وارد کردن شماره مشخصه عضو زیرگروه (این شماره باید شمارهای منحصر بفرد باشد. به عنوان مثال شماره دانشجویی یا شماره ملی یا شماره پرسنلی) و نام عضو زیر گروه، سند مورد نظر را به این عضو امانت دهیم.
