همانطور که می‌دانید لازمه استفاده از نرم‌افزار سیمرغ داشتن نام کاربری و کلمه عبور می‌باشد. مدیر سیستم نام کاربری و کلمه عبور هر استفاده‌کننده را در نرم‌افزار، تعریف کرده و اختیارات او را مشخص می‌نماید. اختیارات کاربر، شامل فهرست پایگاه‌های اطلاعاتی مجاز و نوع دستیابی به آنها می‌باشد. نوع دستیابی نیز شامل فهرستی از امکانات جزئی نرم‌افزار می‌باشد.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پایگاه‌های سیمرغ (WinAdmin)، مدیر سیستم قادر خواهد بود، برای هر استفاده‌کننده نام کاربری و کلمه عبور تعریف کند. قبل از بیان روش تعریف استفاده‌کننده به توضیح تعریف انواع دستیابی می‌پردازیم.
تعریف انواع دستیابی
همانطور که بعدا ملاحظه خواهید کرد، در نرم‌افزار چند نوع دستیابی بصورت پیش‌فرض تعریف شده است. اما اگر نوع دستیابی مورد نظر در این فهرست وجود ندارد، با استفاده از ابزارهای تعبیه شده در این قسمت، می‌توان نوع دستیابی جدیدی تعریف نمود. بدین منظور پس از اجرای نرم‌افزار مدیریت پایگاه‌های سیمرغ (WinAdmin) از منوی سرور بر روی گزینه تعریف انواع دستیابی استفاده‌کنندگان کلیک نمایید.
بر روی آیکون 
کلیک نمایید. به عنوان مثال می‌خواهیم نوع دسترسی با نام گزارش‌گیری تعریف کنیم.
در پنجره تعریف یک دسترسی استفاده‌کنندگان، نام دسترسی مورد نظر را وارد نموده و سپس تصویب نمایید.
در پنجره تعیین اختیارات، برای راحتی می‌توانید از دسته‌بندی اختیارات کلی که بصورت پیش‌فرض تعریف شده، استفاده کنید. اما اگر دسته‌بندی مورد نظر وجود نداشت، امکان انتخاب از فهرست اختیارات جزء به جزء وجود دارد. روش درست انتخاب اختیارات، بدین شکل است که ابتدا تمامی گزینه‌ها را تیک بزنید، سپس تیک مربوط به اختیاراتی را که نوع دسترسی مورد نظرتان نباید داشته باشد، بردارید. دلیل این امر، رعایت پیش‌نیاز برخی از اختیارات است.
در این مثال از لیست اختیارات کلی،"گزارش‌گیری کامل" را انتخاب نمایید، همانطور که مشاهده می‌کنید، تعدادی از گزینه‌ها به صورت پیش فرض انتخاب می‌گردد.
با تایید پنجره فوق دسترسی جدید ایجاد می‌شود.
تعریف استفاده‌کننده جدید
از منوی سرور بر روی گزینه تعریف استفاده کنندگان سرور کلیک نمایید.
در پنجره کاربران سرور، فهرستی از کاربران تعریف شده قابل مشاهده می‌باشد. برای تعریف نمودن کاربر جدید و تعیین اختیارات آن، بر روی آیکون 
کلیک نمایید.
عملکرد سایر آیکون‌ها:
ویرایش اطلاعات استفاده‌کننده
تعیین اختیارات استفاده‌کننده
حذف استفاده‌کننده
کپی از کل اطلاعات یک استفاده‌کننده تعریف شده
بازخوانی اطلاعات
در پنجره تعریف یک کاربر سرور، نام کاربر را وارد کنید. بر روی آیکون 
واقع در روبروی کلمه عبور کلیک نمائید و کلمه عبور مورد نظر و تکرار آن را وارد کنید.
• سطح دسترسی
سطح دسترسی را بر روی ناچیز قرار دهید.
• امکان دسترسی همزمان از چند ایستگاه
با فعال کردن این گزینه استفاده‌کننده موردنظر می‌تواند به صورت همزمان از چند کلاینت login نماید.
• امکان ورود اطلاعات از طریق اینترنت
در صورتی که استفاده‌کننده را برای ورود اطلاعات در نرم افزار سیمرغ تعریف می‌کنید، باید تیک این گزینه را فعال نمایید. (با فعال کردن این گزینه برای استفاده‌کننده فایل‌تدوین، اصلاح و اصلاح مستقیم قابل ملاحظه خواهد شد.)
پس از تعریف کاربر بر روی گزینه 
کلیک کنید.
با انتخاب گزینه افزودن اختیارات 
فهرستی از پایگاه‌ها نمایش داده می‌شود که می‌توانید پایگاه‌ها و نوع دستیابی آنها را مشخص کنید.
پس از اینکه پایگاه و نوع دستیابی مورد نظر را مشخص نمودید، بر روی تکمه "تایید" کلیک نمایید. همانطور که در پنجره زیر ملاحظه می‌نمایید، نوع دستیابی به هر پایگاه با پایگاه دیگر می‌تواند فرق داشته باشد.
پس از تایید پنجره فوق، کاربر جدید و اختیارات او در نرم‌افزار تعریف خواهد شد.
در نهایت پنجره کاربران سرور را تایید نمایید تا تغییرات اعمال گردد.