انجمن‌ها

قبل از مطالعه این مطلب، برای آشنایی با مفهوم تفویض اختیار، می توانید مطلب مفاهیم تفویض اختیار را مطالعه کنید.

مفهوم نقشهای صریح در برابر نقش سراسری (تمام گردش کار) معنی پیدا می کند. به عبارت دیگر هر کاربر می تواند در یک (یا چند) وظیفه خاص، نقش انجام وظیفه و یا در یک (یا چند) وضعیت خاص، نقش اطلاع از وضعیت را داشته باشد. به این نقشها، نقش صریح می گوییم. به این ترتیب می توانید نقشهای یک کاربر اصلی در یک یا چند وظیفه یا وضعیت خاص را به کاربر جانشین تفویض کنید. در واقع با این کار می توانید بجای تفویض اختیارات نقش در تمام گردش کار، اختیارات کاربر اصلی در بخشی از گردش کار را بطور موقت به کاربر جانشین تفویض کنید. برای نمونه به وظایف گردش کار پشتیبانی (تیکتینگ) توجه کنید:

 

نام وظیفه	کاربر (نقش)	کاربر جانشین
ارسال تیکت توسط مشتری	مشتری
استعلام وضعیت مشتری از بخش     فروش	سیستم (خودکار)
اعلام مجاز بودن ارائه خدمات	کارشناس فروش
عدم تایید و بستن Ticket	کارشناس فروش
ارجاع کار به کارشناس	سرپرست پشتیبانی	خانم موسوی
انجام کار درخواست شده	کارشناس پشتیبانی
تایید اولیه	سرپرست پشتیبانی
ارسال فیدبک مشتری	مشتری
ارسال مجدد کار به کارشناس	سرپرست پشتیبانی
تایید نهایی	سرپرست پشتیبانی

 

ملاحظه می کنید که در این گردش کار، سرپرست پشتیبانی در چند وظیفه اختیار انجام وظیفه دارد اما به دلیل مشغولیت کاری زیاد در یک بازه زمانی خاص فقط وظیفه ارجاع کار به کارشناس را به یک کاربر دیگر (خانم موسوی) تفویض کرده است. اما در عین حال وظایف مهمتر و حساس تری مثل بررسی کیفیت کار و تایید یا عدم تایید کار و برگشت کار به کارشناس را خود انجام می دهد.

روشهای تفویض اختیار نقشهای صریح

تفویض اختیار نقشهای صریح از دو طریق انجام می شود: روش اول از طریق محاوره تفویض اختیار نقشهای صریح است و روش دوم از طریق دیاگرام گردش کار می باشد. در ادامه ابتدا تفویض اختیار نقشهای صریح از طریق محاوره توضیح داده می شود و در هر قسمت، روش متناظر آن از طریق دیاگرام شرح داده می شود.

برای تفویض اختیار نقشهای صریح از طریق محاوره، کافی است همانند شکل زیر، در صفحه اصلی سیستم مدیریت منوی "گردش کار" را باز کنید و سپس روی گزینه "تفویض اختیار" کلیک کنید و در انتها گزینه "تفویض اختیار نقشهای صریح یک گردش کار" را کلیک کنید:

 

به این ترتیب محاوره تفویض اختیار به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره می توانید اختیارات صریح یک کاربر خاص (در این مثال آقای تاریوردی) در یک گردش کار خاص (در اینجا کالاها) را به یک کاربر دیگر تفویض کنید. همانطور که در این محاوره ملاحظه می کنید اختیارات در سه حوزه انجام وظایف، اطلاع رسانی و مدیریت و تمام گردش کار قابل تفویض می باشد:

انجام وظایف: از این طریق، اختیار انجام وظیفه در یک وظیفه خاص را می توانید تفویض کنید. برای نمونه در این مثال فهرست وظایفی که کاربر اصلی (تاریوردی) در گردش کار کالاها در آنها اختیار انجام وظیفه دارد به شرح زیر است:

 

حال می توانید برای هر کدام از وظایف بالا، یک کاربر جانشین تعیین کنید. برای این کار ابتدا باید گزینه ستون اختیار تفویض شده است را به بله تغییر دهید و سپس در ستون نام کاربر جانشین، کاربر مورد نظر خود را انتخاب کنید. برای مثال انجام وظیفه بررسی قیمت را به آقای انتظاری تفویض می کنیم:

 

حال اگر همانند شکل زیر، در دیاگرام گردش کار، محاوره اصلاح اطلاعات این وظیفه (بررسی قیمت) را باز کنید، در قسمت تعیین اختیارات، نام کاربر جانشین را ملاحظه خواهید کرد:

 

ملاحظه می کنید که در ستون کاربر جانشین نام آقای انتظاری ثبت شده است. توجه کنید که ثبت این مورد، به شکل خودکار و با واسطه محاوره تفویض اختیار انجام شده است اما لازم به توضیح است که می توانید از طریق همین محاوره و به شکل مستقیم نیز تفویض اختیار را تعیین یا ویرایش کنید.

اطلاع رسانی و مدیریت: از این طریق می توانید اختیار اطلاع از وضعیت و اختیار مدیریت کارها را در یک وضعیت خاص، به یک کاربر جانشین تفویض کنید. در مثال جاری (شکل زیر) ملاحظه می کنید که تکمه اطلاع رسانی و مدیریت غیرفعال است.

 

غیرفعال بودن این تکمه به این معنی است که کاربر تاریوردی در هیچیک از وضعیتهای این گردش کار، دارای اختیار از نوع اطلاع از وضعیت و یا مدیریت کار نیست به همین دلیل یک گردش کار دیگر (پشتیبانی تیکتینگ) را برای این کار انتخاب می کنیم.

 

ملاحظه می کنید که در این گردش کار، کاربر تاریوردی در دو وضعیت "در انتظار ارجاع به کارشناس" و "در انتظار تعیین تکلیف مشتری" دارای اختیارات "اطلاع از وضعیت" و "مدیریت کار" است. حال می توانید در هر یک از وضعیتهای فوق، اختیار مورد نظر را به یک کاربر جانشین تفویض کنید. برای مثال به شکل زیر دقت کنید:

 

همانطور که می بینید، در وضعیت "در انتظار ارجاع به کارشناس" اختیار اطلاع از وضعیت به آقای بابادی تفویض شده و اختیار مدیریت کار در وضعیت "در انتظار تعیین تکلیف مشتری" به خانم دیانتی تفویض شده است. حال اگر همانند شکل زیر، در دیاگرام گردش کار، محاوره اصلاح اطلاعات وضعیت "در انتظار تعیین تکلیف مشتری" را باز کنید، در قسمت تعیین اختیارات، نام کاربر جانشین را ملاحظه خواهید کرد:

 

ملاحظه می کنید که در ستون "کاربر جانشین" نام خانم دیانتی ثبت شده است. توجه کنید که ثبت این مورد، به شکل خودکار و به واسطه محاوره تفویض اختیار انجام شده است اما همانطور که در شکل نیز مشخص است این ناحیه قابل ویرایش است و لذا  می توانید از طریق همین محاوره و به شکل مستقیم نیز تفویض اختیار را انجام دهید.

تمام گردش کار: از این طریق می توانید اختیارات سراسری کاربر در تمام یک گردش کار را به کاربر جانشین تفویض کنید. در اینجا ممکن است این سوال پیش بیاید که اگر از طریق محاوره تفویض اختیار عمومی می توانیم اختیارات در تمام گردش کار را تفویض کنیم دیگر چه نیازی به پیاده سازی این امکان در محاوره تفویض اختیارات صریح می باشد؟

جواب این است که اولا  ممکن است کاربر در گردش کار اختیار سراسری نداشته باشد، یعنی این که تنها در  پاره ای از وظایف و وضعیتها دارای اختیار باشد. در این حالت این کاربر تنها از طریق تفویض اختیار عمومی می تواند اختیارات خود در تمام گردش کار را به کاربر دیگر تفویض کند. دوما اگر اختیار سراسری هم داشته باشد، در تفویض اختیار عمومی، تمام اختیارات اعم از "انجام وظیفه"، "اطلاع از وضعیت" و "مدیریت کار" بصورت یکجا تفویض می شود اما در محاوره تفویض اختیارات صریح، می توانید این سه نوع اختیارات را از هم تفکیک کنید و نوع مورد نظر خود را تفویض کنید. برای مثال به شکل زیر توجه کنید:

 

ملاحظه می کنید که در گردش کار "ایجاد کار درخواست کالا" ، کاربر تاریوردی دارای سه اختیار سراسری (انجام وظایف، اطلاع از وضعیت و مدیریت کار) است. حال اگر محاوره تفویض اختیار صریح را باز کنیم (شکل زیر)، مشاهده می کنیم که تکمه "تمام گردش کار" فعال است:

 

حال اگر تکمه تمام گردش کار را کلیک کنیم محاوره تفویض اختیار به شکل زیر روی صفحه باز خواهد شد:

 

 در این محاوره می توانیم اختیارات سه گانه فوق را به تفکیک به کاربر جانشین تفویض کنیم. برای مثال فرض کنید می خواهیم تنها اختیار اطلاع از وضعیت در تمام گردش کار را به آقای منصوری تفویض کنیم. در این صورت محاوره فوق به شکل زیر تغییر خواهد کرد:

 

حال اگر همانند شکل زیر، در دیاگرام گردش کار، محاوره اصلاح اطلاعات گردش کار را باز کنید، در قسمت تعیین اختیارات، نام کاربر جانشین را ملاحظه خواهید کرد:

 

ملاحظه می کنید که در سطر مربوط به تعیین اختیار اطلاع از وضعیت، و در ستون کاربر جانشین نام آقای منصوری ثبت شده است. توجه کنید که ثبت این مورد به شکل خودکار و با واسطه محاوره تفویض اختیار انجام شده است اما همانطور که در شکل نیز مشخص است این ناحیه قابل ویرایش است و به معنی این است که می توانید از طریق همین محاوره و به شکل مستقیم نیز تفویض اختیار را انجام دهید.

محدود کردن فهرست کاربران جانشین مجاز

در عملیات تفویض اختیار و در حالت عادی،  زمانی که می خواهیم کاربر جانشین را تعیین کنیم، فهرست تمام کاربران روی صفحه باز می شود. برای نمونه به فهرست کاربران در شکل زیر توجه کنید :

 

در این حالت، کاربر می تواند هر کاربر موجود در این فهرست را برای تفویض اختیار انتخاب کند. بدیهی است که با توجه به سازماندهی و تقسیم وظایف کاربران، حوزه تفویض اختیار نمی تواند اینقدر وسیع و بدون معیار باشد. در این حالت سیستم دچار بی نظمی و ناهماهنگی های عمدی و سهوی خواهد شد. بنابراین برای مدیریت بیشتر در تفویض اختیارات، امکانی پیاده سازی شده است که این فهرست را به شکل محدود و منتخب و متناسب با اهداف و استراتژی سازمانی مرکز نمایش می دهد. برای تنظیمات این امکان، در دیاگرام گردش کار مورد نظر، محاوره اصلاح اطلاعات گردش کار را باز کنید (شکل زیر):

 

همانطور که ملاحظه می کنید، تنظیمات تفویض اختیار گردش کار در یک زبانه خاص انجام می شود که در شکل بالا با خط قرمز مشخص شده است. در این ناحیه، سه گزینه برای محدوده کاربران وجود دارد:

تمام کاربران: این گزینه به شکل پیش فرض فعال است و به این معنی است که در حالت پیش فرض، تمام کاربران برای جانشینی کاربر مجازند.

تمام کاربران بخش: برای مثال فرض کنید یک سازمان دارای شعب متعدد در شهرهای مختلف است و کاربران این سازمان در بخشهای متناظر با شعب سازماندهی شده اند. واضح است که در این وضعیت، هر کاربر باید تنها بتواند به کاربران عضو بخش (شعبه) خود تفویض اختیار نماید. با انتخاب این گزینه، تنها کاربرانی که اعضای بخش کاربر اصلی و مجاز به جانشینی هستند نمایش داده می شود.

فقط کاربران تعیین شده: با انتخاب این گزینه، تنها کاربرانی که به شکل دستی تعیین کرده اید نمایش داده خواهد شد. در عالم واقع هم تفویض اختیار به همین شکل انجام می شود یعنی این که هر کاربر معمولا اختیارات خود را به تعداد ثابت و محدودی از کاربران دیگر تفویض می کند و اینطور نیست که هر بار، یک کاربر جدید را برای این کار انتخاب کند. برای مثال یک مدیر، اختیارات خود را به معاون خود یا یکی از کارشناسان مورد اعتماد خود تفویض می کند.

برای استفاده از این امکان، ابتدا باید کاربران مورد نظر خود را به شکل صریح و با صلاحیت جانشین تعریف کنید. برای مثال به شکل زیر دقت کنید:

 

ملاحظه می کنید که در این گردش کار، و در سطح اختیارات سراسری، سه کاربر با صلاحیت جانشینی تعریف شده است:

آقای افریشم برای جانشینی انجام وظایف

آقای انتظاری برای جانشینی اطلاع از وضعیت

آقای بابادی برای جانشینی مدیریت کار

در واقع از این پس برای جانشینی اختیارات تمام گردش کار، تنها کاربران تعیین شده در بالا نمایش داده شده و صلاحیت انتخاب برای تفویض اختیار را خواهند داشت. برای مثال فرض کنید می خواهیم اختیار انجام وظیفه را از آقای تاریوردی به کاربر جانشین تفویض کنیم. برای این کار همانطور که در شکل زیر نمایش داده شده، در ستون نام کاربر جانشین روی آیکون   کلیک کنیم:

 

با این کار، محاوره انتخاب کاربر به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

همانطور که می بینید، در این محاوره تنها نام کاربران تعیین شده (در اینجا آقای افریشم) قابل انتخاب است. حال با تصویب این محاوره، نام کاربر جانشین را به شکل زیر مشاهده خواهید کرد:

 

نکته مهم: دقت کنید که در حالت محدود کردن کاربران جانشین مجاز به کاربران تعیین شده، لازم است همانند مثال بالا، برای تمام انواع اختیارات (انجام وظیفه، اطلاع از وضعیت و مدیریت کار) یک یا چند کاربر با صلاحیت جانشینی تعریف کنید در غیر این صورت، در هنگام تفویض اختیار، فهرست کاربران مجاز برای جانشینی خالی خواهد بود و نمی توانید کاربری را انتخاب کنید.

مثالی که در بالا ذکر شد برای تفویض اختیار سراسری (در تمام گردش کار) بود. اما لازم به توضیح است که مشابه این کار را برای یک وظیفه یا وضعیت خاص نیز می توانید انجام دهید. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:

 

این محاوره  مربوط به وظیفه "اعلام خاتمه کار" است. همانطور که ملاحظه می کنید، اختیار انجام این وظیفه با کاربر مجازی "ارجاع دهنده" می باشد. اما می توانیم این اختیار را به کاربر دارای صلاحیت جانشینی (در اینجا آقای خویی) تفویض کنیم.

توضیح: همانطور که در مثال بالا مشاهده کردید، اختیارات یک کاربر مجازی به یک کاربر حقیقی قابل تفویض است. در واقع در مفهوم تفویض اختیار تفاوتی میان کاربران مجازی و حقیقی وجود ندارد و در واقع نقشهاست که تفویض می شود. به این ترتیب امکان تفویض از یک کاربر حقیقی به کاربر مجازی هم وجود دارد. برای نمونه به مثالهای زیر توجه کنید:

کاربر حقیقی به کاربر مجازی: مثلا یک کاربر حقیقی (مثلا آقای نصیری) که مدیرعامل است اختیار انجام وظیفه "تایید وام"را به کاربر مجازی "مدیر مالی" تفویض می کند.

کاربر مجازی به کاربر مجازی: برای مثال کاربر مجازی "مدیر فروش" ، اختیار انجام وظیفه "توافق نوع پرداخت" را به کاربر مجازی "کارشناس فروش" تفویض می کند.

به عنوان آخرین نکته، و برای یادآوری تاکید می شود که استفاده از امکان تفویض اختیار به کاربران تعیین شده، تنها برای تفویض اختیار نقشهای صریح بکار می رود و لذا در حالت تفویض اختیار عمومی کاربردی ندارد.

سوال برای تفکر بیشتر: همانطور که قبلا هم گفته شد، استفاده از امکان محدود کردن کاربران جانشین مجاز به کاربران تعیین شده ما را وادار می کند در هر تفویض اختیار صریح، کاربران دارای صلاحیت جانشینی را تعریف کنیم. بدیهی است که تدوین و ویرایش این تفویض اختیارات هزینه و زمان قابل توجهی را به مدیر سیستم تحمیل می کند. به نظر شما آیا مزایای استفاده از این روش، این هزینه ها را جبران می کند؟ فکر می کنید در چه شرایطی این روش مناسب و در چه شرایطی نامناسب است؟

 

تفویض اختیار عمومی

تفویض اختیار نقشهای سازمانی