محیط کارتابل پیشرفته از نسخه 15.41 در سیستم مدیریت فرایندها پیاده سازی شده است. این کارتابل با هدف توسعه توانایی های کاربران برای مدیریت بهتر کارتابلها طراحی شده است. بنابراین می توانیم بگوییم که اصولا کارتابل پیشرفته برای کاربران در سطح سرپرستی و مدیر طراحی شده است. به این ترتیب برای درک ضرورت کارتابل پیشرفته باید ابتدا با دو نوع رویکرد به کاربران گردش کار بر اساس سطح کاربری آشنا شویم.
سطوح کاربری در گردش کار
بطور کلی کاربران گردش کار از نظر سطح کاربری به دو نوع تقسیم می شود:
- کاربران عادی: این نوع از کاربران تنها وظایف معین خود را به شکل روتین انجام می دهند و نقشی در مدیریت کارها ندارند.. برای مثال در یک گردش کار تامین کاالا، کاربر انبار وظیفه ثبت ورود و خروج کالا از انبار را به عهده دارد یا مثلا در یک گردش کار فروش محصولات، یک کاربر فقط وظیفه ارسال پیش فاکتور به مشتری را به عهده دارد. در این موارد کاربر حتما با کارتابل ساده راحت تر خواهد بود و امور روزانه خود را با سرعت بیشتری انجام خواهد داد.
- کاربران مدیر (ناظر): این دسته از کاربران، علاوه بر انجام وظیفه تعیین شده، امور نظارتی و مدیریتی کارها را نیز انجام می دهند برای مثال در گردش کار پشتیبانی ، سرپرست پشتیبانی نیاز دارد تا کارها را به شکل لیست ملاحظه کند و با ملاحظه اطلاعات فیلدهای کار از قیبل تاریخ تعریف کار، کارشناس پشتیبانی، تاریخ تعیین شده برای مراجعه به مرکز، تاریخ سررسید کار و ... امور ارجاع و پیگیری انجام کارها را یک به یک انجام دهد. یا مثلا در گردش کار تامین کالاها، مدیر مالی برای تصمیم گیری در مورد تامین اعتبار نیاز به ملاحظه در لحظه محتویات فیلدهای کار از قبیل استعلام قیمت، تامین کننده، قیمت کالا، مانده حسابهای شرکت و ... دارد. برای این دسته از کاربران نیاز به توسعه کارتابل ساده و افزودن امکانات مناسب برای امور مدیریتی است که این امر با طراحی کارتابل پیشرفته انجام شده است.
چرا کارتابل پیشرفته؟
همانطور که گفته شد، محیط کارتابل ساده به شکل حداقلی طراحی شده است و اساسا مناسب کاربران عادی است. لذا برای کاربران سرپرست و مدیر و برای انجام بهینه امور مدیریتی نیاز به طراحی جدیدی دارد که شامل امکانات زیر باشد:
- ملاحظه همزمان و درهمکرد تمام کارها : برای یکدستی و جامعیت در مدیریت کارها لازم است تمام کارهای کارتابل اعم از نوع «انجام کار» یا «اطلاع از وضعیت» بصورت درهمکرد نمایش داده شود.
- مرتب سازی دلخواه کارها: در حالت پیش فرض کارها بر اساس یک الگوریتم از پیش تعیین شده (وضعیت تعلیق + وضعیت تعویق + اولویت + تاریخ انجام آخرین وظیفه) مرتب می شود اما در شرایطی ممکن است کاربر بخواهد فهرست کارهای کارتابل را بصورت دلخواه و برای مثال براساس زمان شروع کار مرتب سازی کند.
- دسته بندی کارها: یکی از امکانات بسیار مفید برای مدیریت بهتر کارها، امکان دسته بندی کارهاست. برای مثال دسته بندی بر اساس گردش کار، آغاز کننده کار، نقش کاربر در کار و ...
- جستجو در کارها: در مواردی که تعداد کارهای کارتابل زیاد است امکان جستجو در کارها در پیدا کردن کار مورد نظر خیلی موثر است.
- ملاحظه اطلاعات فیلدهای کارها: برای تصمیم گیریهای مدیریتی کاربر نیاز به اطلاعات فیلدهای کار دارد. بنابراین باید امکانی پیاده سازی شود که محتویات کار مورد نظر را به آسانی نمایش دهد
در واقع طراحی کارتابل پیشرفته برای دسترسی به امکانات فوق انجام شده است. در ادامه مطلب با ساختار کارتابل پیشرفته و ابزارها و امکانات آن آشنا می شویم.
نمایش کارتابل پیشرفته
همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید، در نسخه جدید و در ناحیه کارتابل، تکمه ای به نام «کارتابل پیشرفته» اضافه شده است:
با کلیک روی این تکمه، کارتابل پیشرفته به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
ملاحظه می کنید که محیط کارتابل پیشرفته به دو بخش تقسیم شده است:
- ناحیه لیست کارهای کارتابل : در ناحیه سمت راست ، مجموع کارهای موجود در کارتابل انجام کارها و کارتابل اطلاع از وضعیت نمایش داده می شود.
- ناحیه مدیریت کار تحت مکان نما: در ناحیه سمت چپ، فرم مناسب برای مدیریت یک کار خاص نمایش داده می شود.
در واقع روال کار در کارتابل پیشرفته به این شکل است که ابتدا کار مورد نظر خود را در لیست کارها (ناحیه سمت راست) را انتخاب می کنیم و سپس در ناحیه مدیریت کار (ناحیه سمت چپ)، انجام وظیفه یا امور مدیریتی مورد نظر خود (ویرایش کار در فرم عمومی، اجرای عملیات خاص، تعیین اولویت، ارسال پیام و ...) را روی کار تحت مکان نما انجام می دهیم. در ادامه مطلب، این نواحی را جداگانه و با جزئیات کامل بررسی می کنیم.
1-ناحیه لیست کارهای کارتابل
برای شرح امکانات و ابزارهای این قسمت، بهتر است کمی روی این ناحیه زوم کنیم:
در این ناحیه برای نمایش لیست کارها، از یک جدول پیشرفته استفاده شده است. به این ترتیب کاربر می تواند علاوه بر نام گردش کار و شرح کار و وضعیت فعلی، بقیه فیلدهای عمومی کارها از جمله اولویت، کاربر آغازکننده کار، زمان شروع کار، کاربر انجام دهنده آخرین وظیفه و ... را مشاهده کند.
اگر به ستون «نقش کاربر» توجه کنید می بینید که در اینجا برخلاف کارتابل ساده، تمام کارها با انواع نقش کاربر بصورت درهمکرد نمایش داده می شود. مزیت دیگر این جدول این است که کارهای با نقش ترکیبی (انجام کار + مشاهده وضعیت کار) را از کارهای با نقش انجام کار یا نقش مشاهده وضعیت کار، تفکیک کرده و بصورت جداگانه نمایش می دهد.
توضیح: این فرم قابل تعریف است و برای ایجاد یا ویرایش فرم دلخواه خود می توانید از طریق منوی سیستم -> تنظیمات سیستم (همه کاربران) محاوره تنظیمات سیستم را باز کنید و در این محاوره مطابق مسیر شکل زیر، روی گزینه کارتابل پیشرفته کلیک کنید و فرم مورد نظر خود را ایجاد یا ویرایش کنید:
امکانات و ابزارها در این ناحیه
بخشی از امکانات این ناحیه به جدول پیشرفته و بخش دیگر به ابزارهای موجود در نوار ابزار برمی گردد:
امکانات جدول پیشرفته کارهای کارتابل
بطور کلی در جدول پیشرفته امکانات زیادی وجود دارد که خود یک مقاله جداگانه را می طلبد اما براساس محتوای موجود، به چند مورد مهم اشاره می شود:
- مرتب سازی دلخواه کارها: روی عنوان هر ستون که کلیک کنید، لیست کارها بر مبنای آن ستون و به شکل صعودی مرتب می شود و با کلیک مجدد، مرتب سازی به شکل نزولی انجام می شود. در مثال زیر، کارها براساس زمان شروع کار و به شکل صعودی مرتب شده است:
- طبقه بندی کارها: لیست کارها را می توانید براساس هر ستون دلخواه طبقه بندی کنید، برای این کار کافی است عنوان هر ستون را با mouse به ناحیه گروه بندی منتقل کنید. در مثال زیر، کارها براساس گردش کار طبقه بندی شده است:
ابزارهای ناحیه لیست کارها
- جستجوی کارها: یک مزیت بسیار مهم و مفید در جدول کارها، امکان جستجوی کارهاست. ابزار جستجو در شکل زیر نشان داده شده است:
به این ترتیب در لیستهای طولانی، می توانیم به راحتی کار مورد نظر خود را پیدا کنیم.
- ملاحظه اطلاعات سطر تحت مکان نما: اطلاعات سطر (کار) تحت مکان نما در ناحیه سمت چپ کارتابل پیشرفته نمایش داده می شود. برای این کار کافی است یا روی کار تحت مکان نما دبل کلیک کنید یا این که همانند شکل زیر، آیکون
را در نوار ابزار کلیک کنید:
- پرش به کار در حال مدیریت: عوامل زیادی ممکن است باعث مخفی یا گم شدن کار تحت مکان نما شود. برای مثال با طبقه بندی کارها، کار تحت مکان نما پنهان می شود یا مثلا پرش و جستجو نیز می تواند باعث خارج شدن کار از صفحه جاری یا اصطلاحا گم شدن کار تحت مکان نما شود. در این موارد می توانید با کلیک روی آیکون
در نوار ابزار، مکان نما را به کار در حال مدیریت برگردانید.
- تاخیر در انجام وظیفه: با کلیک روی آیکون
در نوار ابزار، می توانید کار تحت مکان نما را به مدت دلخواه به تاخیر بیندازید. نکته مهمی که در اینجا وجود دارد این است که کار تحت مکان نما پس از تعویق، برحسب تنظیمات کارتابل، یا از تحت مکان نما خارج شده و طبق الگوریتم مرتب سازی کارها در انتهای لیست قرار می گیرد یا اینکه بطور کلی از لیست خارج می شود. در هر صورت، در این وضعیت، مکان نما به کار (سطر) بعدی منتقل می شود.
- نمایش کارتابل ساده: برای برگشت به کارتابل ساده باید آیکون
واقع در نوار ابزار را کلیک کنید.
2- ناحیه مدیریت کار تحت مکان نما
ناحیه سمت چپ کارتابل پیشرفته، در واقع همان محاوره مدیریت کارهاست با این تفاوت که قرار است فقط یک کار یعنی کار تحت مکان نما مدیریت شود. همانطور که از قبل با محاوره مدیریت کارها آشنا هستید این محاوره شامل یک فرم فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) است که در این مورد بخصوص باید طوری طراحی شود که مناسب مدیریت یک کار خاص باشد. بدیهی است که فرمهای نمایش جدولی برای این کار مناسب نیست و تنها یک سطر از این ناحیه را استفاده می کند لذا برای استفاده بهینه از این ناحیه، باید فرمی غیرجدولی طراحی شود که که از کل فضای این ناحیه استفاده کند و حداکثر اطلاعات کار را نمایش دهد. نمونه ای از این فرم را در شکل زیر ملاحظه می کنید:
با استفاده از ابزارهای موجود در نوار ابزار این ناحیه، می توانیم انجام وظیفه یا دیگر امور مدیریتی از قبیل عملیات خاص، ملاحظه فرم عمومی، بیدار کردن کار، تعیین اولویت، ارسال پیام به کار، تعلیق کار و ... را انجام دهیم.
شخصی سازی کارتابل پیشرفته
ویژگی تعریف پذیر بودن فرم ناحیه لیست کارهای کارتابل، امکان تعریف کارتابلهای پیشرفته متعدد برای کاربران مختلف را ایجاد می کند. برای مثال ممکن است یک کاربر ستون تاریخ سررسید را نیاز داشته باشد و دسته بندی براساس گردش کار را مناسب بداند و کاربر دیگر ستون آغاز کننده کار و دسته بندی بر این اساس را لازم بداند. در این موارد کاربران باید از طریق تنظیمات سیستم (کاربر فعلی)، کارتابل پیشرفته دلخواه خود را انتخاب و ملاحظه نمایند.