از جمله امکاناتی که در نسخه 15.70 آرشیو اضافه شده است، امکان ایجاد فایل صادره و فراخوانی فایل وارده در تمام جداول پایه است.
با استفاده از این امکان قادر خواهید بود از تمامی جداول پایه مثل قالب های خاص، قالب های عام، محتوی خاص، محتوی عام، انواع یادداشت های منابع دیجیتال و ...فایل صادره تهیه کنید و آنها را در سیستم های اطلاعاتی دیگر فراخوانی کنید.
همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید در نوار ابزار بالای صفحه دو تکمه جدید اضافه شده که در تمام صفحات مربوط به اطلاعات پایه قابل مشاهده است، و از طریق آنها قادر خواهید بود از اطلاعات مورد نظر فایل صادره تهیه کنید و یا یک فایل صادره را فراخوانی کنید.
ایجاد فایل صادره:
به مثال زیر دقت کنید:
فرض کنید میخواهید از انواع محتوی خاص یک سیستم اطلاعاتی، فایل صادره تهیه کرده و در جایی دیگر فراخوانی کنید.برای این کار، وارد صفحه انواع محتوی خاص منابع دیجیتال شده و تکمه مربوط به ایجاد فایل صادره را بزنید
در اینجا صفحه ای باز می شود و از شما میپرسد که آیا مایل به ذخیره تصویر کوچک (Thumbnail) هستید یا نه.همچنین می توانید توضیحاتی را تحت عنوان یادداشت برای فایل صادره بنویسید
با زدن تکمه تصویب می توانید فایل صادره را ذخیره کنید.
فراخوانی فایل وارده:
حالا فرض کنید قصد دارید در سیستم اطلاعاتی مقصد این فایل را فراخوانی کنید.لازم است ابتدا وارد صفحه انواع محتوی خاص منابع دیجیتال شوید سپس تکمه مربوط به فراخوانی فایل وارده را بزنید .با زدن این تکمه صفحهی زیر را مشاهده خواهید کرد.در این صفحه باید ابتدا فایل وارده را مشخص کنید سپس با توجه به شرایط مرکز سایر تنظیمات را انجام دهید.
در انجام تنظیمات به این نکات توجه کنید:
کد نوع محتوی خاص و کد نوع محتوای عام در سیستم اطلاعاتی مقصد و فایل وارده بررسی میشوند.اگر تکراری نبود بدون مشکل اضافه میشود اگر هم کد هایی با نام های یکسان وجود داشت بدون تغییر رها میشود اما اگر کدی وجود داشت که تکراری بود اما نام آن در سیستم مقصد و فایل وارده متفاوت بود باید تعیین تکلیف شود
و در واقع در این قسمت مشخص میشود که اگر سیستم با چنین موردی مواجه شد چه رفتاری بکند.باید یکی از 3 مورد زیر انتخاب شود
-هیچ تغییری انجام نشود:در این حالت برروی این نوع اطلاعات هیچ ویرایشی انجام نمیشد و به حالت قبلی خود رها می شوند
-عملیات با خطا متوقف شود:در این حالت هنگام مواجه شدن با چنین مواردی با پیغام خطا روبرو خواهید شد
-نوع محتوای با اطلاعات موجود در فایل وارده بروزرسانی شود:در این حالت اطلاعات با مقادیر موجود در فایل وارده بروزسانی می شود