امکان ایجاد فایل صادره از طبقهبندیها و فراخوانی آنها در موارد زیر قابل دسترس است:
افزودن یا اصلاح طبقهبندی با استفاده از درخت
اصلاح طبقهبندیها با اعمال شرایط
ملاحظه طبقهبندیها با استفاده از درخت
ملاحظه طبقهبندیها با استفاده از شرایط
همانطور که میدانید ساختار اطلاعاتی طبقهبندیها بصورت درختی است و به معنی این است که طبقهبندیها با یکدیگر رابطه والد - فرزندی دارند. اما در برخی موارد ممکن
است ساختار فهرستی آنها هم مفید باشد. از این رو ایجاد فایل صادره طبقهبندیها هم به صورت درختی و هم بصورت فهرستی در تمام موارد بالا فراهم شده است.
تولید فایل صادره از طریق صفحات دارای ساختار درختی:
در این موارد، تمام طبقات یک درخت طبقهبندی در دسترس است. عمل ایجاد فایل صادره با انتخاب سطرهایی در جدول طبقهبندی (با کمک کلید Ctrl و کلیک رو سطرهای
مورد نظر در شرایطی که قصد انتخاب موردی دارید و استفاده از کلید Ctrl+A برای زمانی که قصد انتخاب تمام سطرها را دارید) و سپس زدن تکمه ایجاد فایل صادره از طبقه
بندی ها آغاز میشود.
همچنین برای ایجاد فایل صادره از تمام یک درخت طبقهبندی، بایست تمام طبقات سطح 1 درخت (آنهایی که مستقیم زیر ریشه درخت هستند) را انتخاب کنید و سپس
گزینه ایجاد فایل صادره را از قسمت Toolbar انتخاب نمایید.
با زدن تکمهی ایجاد فایل صادره از طبقه بندی ها، محاورهی "ذخیره طبقهبندیها در فایل صادره" ظاهر می شود که شامل دو گزینه برای ایجاد فایل از طبقات انتخاب شده
است:
با انتخاب این گزینه رابطه والد-فرزندی طبقهبندیها در فایل حفظ خواهد شد. این به معنی اینست که اگر در هر سطحی از درخت که اقدام به انتخاب طبقهبندیها نمایید،
سیستم تمام والدین طبقات انتخاب شده توسط شما را نیز در فایل صادره لحاظ خواهد کرد.
- بدون حفظ ساختار درختی (فهرستوار)
تولید فایل صادره فهرستی نیز در تمام سطوح درخت در دسترس است و تفاوت آن با ساختار درختی در این خواهد بود که دیگر سیستم والد-فرزندی طبقات انتخابی شما را
در فایل صادره، لحاظ نخواهد کرد.
نکته: در هر دو مورد بالا اگر گزینه "فرزندان طبقهبندیهای انتخاب شده در فایل صادره ذخیره شوند" فعال باشد (تیک خورده باشد) طبقهبندیهای فرزند نیز صادر خواهند
شد.
تولید فایل صادره در صفحات فاقد ساختار درختی( اصلاح طبقهبندیها با اعمال شرایط و ملاحظه طبقهبندیها با استفاده از شرایط):
در این موارد، طبقهبندیها با استفاده از فیلترها (شرایط) پیشرفته بصورت فهرستی نمایش داده میشوند. در اینجا نیز برای ایجاد فایل صادره بایست سطرهای جدول
طبقهبندی را انتخاب کرد. بطور مثال برای ایجاد فایل صادره از تمام اطلاعات درخت بایست "شرایط" را طوری تنظیم کنید که همه طبقهبندیها در فهرست حاضر شوند و
سپس با استفاده از Ctrl+A تمام سطرها را انتخاب کنید و یا اگر تمایل به انتخاب موردی سطر ها دارید از کلید Ctrl استفاده نمایید.
تنها تفاوت این است که گزینه "فرزندان طبقهبندیهای انتخاب شده در فایل صادره ذخیره شوند" در دسترس نیست.
بنابراین اگر:
- فایل صادره با حفظ ساختار درختی تولید شود
سیستم تمام والدین طبقات انتخاب شده توسط شما را نیز در فایل صادره لحاظ خواهد کرد (حتی اگر شما آنها را انتخاب نکرده باشید) اما فرزندان بصورت خودکار اضافه
نمیشوند و بایست توسط اپراتور از قبل انتخاب شده باشند.
- فایل صادره بدون حفظ ساختار درختی تولید شود (فهرستوار)
فقط تمام آنچه که اپراتور انتخاب کرده باشد صادر خواهد شد.
فراخوانی طبقهبندیها از فایل وارده:
زمان فراخوانی فایل وارده قبل از هر اقدامی سیستم به شما یک هشدار میدهد که فراخوانی از فایل وارده، باعث تغییرات غیر قابل بازگشت در سیستم اطلاعاتی خواهد شد،
قبل از ادامه عملیات از سیستم اطلاعاتی فایل پشتیبان تهیه نمایید.بهتر است به این پیام توجه کرده و قبل از هر تغییری از سیستم خود بکاپ بگیرید
فراخوانی از فایل وارده در تمام موارد (چه در صفحات دارای ساختار درختی و چه در صفحات فاقد ساختار درختی) یکسان است و هیچ فرقی با هم نخواهند داشت.
در فراخوانی، مشابه سایر فراخوانیهای دیگر، برای اطلاعات تکراری تنظیماتی در نظر گرفته شده است. برای طبقهبندیها بررسی تکراری بودن اطلاعات توسط فیلد "عبارت
شناسایی یکتا" (GUID) انجام میشود.
اپراتور در هنگام فراخوانی باید تصمیم بگیرد که آیا طبقهبندیهایی که فراخوانی میکند در آینده لازم است که آنها را بروزرسانی کند یا خیر. به همین جهت همان طور که در
تصویر زیر می بینید، دو گزینه در "تنظیمات" محاوره "فراخوانی طبقهبندیها از فایل وارده" وجود دارد:
طبقهبندیهای فراخوانی شده در آینده قابلیت بروزرسانی دارند (با شناسه یکتای مبدا درج میشوند)
با انتخاب این حالت طبقهبندیها در صورتی که در مقصد وجود نداشته باشند با شناسه یکتای مبدا (قبلی) در مقصد درج میشوند. اما اگر شناسه یکتا در مقصد تکراری
باشد باز هم گزینههایی در این خصوص در اختیار اپراتور است:
طبقهبندی با اطلاعات فایل وارده بروزرسانی شود
در بروزرسانی تمام اطلاعات طبقهبندی بجز شماره، شماره سطح و محل قرارگیری آن (والد طبقهبندی) بروزرسانی میشوند. بطور مثال اگر یک طبقهبندی تکراری در درخت
مقصد جابجا شده باشد، در بروزرسانی به محل قبلیاش بر نخواهد گشت و فقط تمام اطلاعاتش بروزرسانی میشود و بدیهی است که فرزندانش نیز در محل جدید
بروزرسانی یا درج میشوند.
نکته: اگر طبقهبندیها در فایل وارده دارای ساختار درختی نباشند (فهرستوار) در این حالت باید یک سرگروه برای درج طبقهبندیهای جدید توسط اپراتور تعیین شود که این
مهم در "تنظیمات" محاوره بصورت خودکار فعال خواهد شد. سایر طبقهبندیها که در مقصد تکراری هستند در محل خود بروزرسانی خواهند شد.
هیچ تغییری داده نشود
فقط طبقهبندیهای جدید درج خواهند شد.
عملیات با خطا متوقف شود
اگر حتی یک مورد طبقه تکراری وجود داشته باشد هیچ طبقهای درج یا بروزرسانی نخواهد شد.
طبقه بندی های فراخوانی شده قابلیت بروز رسانی در آینده ندارد (با شناسایی یکتای جدید درج شوند):
این حالت به معنی کپی طبقهبندی در مقصد است. به همین خاطر شناسه یکتای جدید برای آن درج میشود. در این حالت نیز انتخاب سرگروه برای درج طبقهبندیها اجباری
است زیرا همگی جدید خواهند بود.
نکته: اگر ساختار طبقهبندیها در فایل وارده "درختی" باشد تنها طبقهبندیهایی در سرگروه درج میشوند که توسط اپراتور در مبدا صراحتاً انتخاب شده باشند. این به معنی
این است که والدین طبقهبندیها که بصورت خودکار در فایل اضافه شدهاند برای مد کپی مد نظر نیست و فقط آنهایی که خود اپراتور انتخاب کرده است باید کپی شوند.
نکته: در این حالت، کاربر و بخش نیازی به تطبیق دادن ندارند. بخش از سرگروه انتخاب شده، گرفته میشود و اگر سرگروه ریشه درخت باشد بخش اپراتور در نظر گرفته
خواهد شد. برای فیلدهای "کاربر ایجاد کننده" خود اپراتور در نظر گرفته میشود و "کاربر ویرایش کننده" نیز خالی خواهد ماند.
تطبیق اطلاعات
تمام اطلاعاتی که طبقهبندی به نحوی به آنها وابسته است قبل از این که طبقهبندی درج یا بروزرسانی شود بایست در مقصد وجود داشته باشند و به همین جهت در محاوره
فراخوانی به ازای هر یک از آنها یک قسمت مجزا در نظر گرفته شده است تا با اطلاعات مقصد تطبیق داده شوند.
همانطور که در تصویر فوق مشخص است مواردی همچون بخش، کاربران، انواع یادداشت، انواع محتوی خاص و انواع محتوی عام مورد بررسی قرار می گیرند.
به عنوان مثال در یک نمونه تب مربوط به تطبیق انواع یادداشت را بررسی می کنیم.
در این تب 4 ستون مهم وجود دارد که برای همه تب ها مشرک است که در تب تطبیق انواع یادداشت شامل موارد زیر است:
کد نوع یادداشت فایل وارده
،نام نوع یادداشت فایل وارده،
کد نوع یادداشت تطبیق یافته،
نام نوع یادداشت تطبیق یافته
همانطور که در تصویر زیر مشخص است چون در مثال ما کد نوع یادداشتی در مبدا وجود داشته که در مقصد وجود ندارد با زدن تکمه بررسی با پیغام زیر مواجه شده ایم
در مثال فوق با زدن تکمه بله نوع یادداشت به سیستم اطلاعاتی مقصد اضافه خواهد شد.
نکته: در این تطبیق ها، نام بررسی نمی شود و کد مهم است.
نکته: اپراتور موظف است قبل از زدن تکمه تصویب اطلاعات این ستون هارا بررسی کند زیرا ممکن است به طور مثال نوع یادداشتی با کد 1 در مبدا وجود داشته باشد و نوع یادداشتی نیز با کد 1 در مقصد وجود داشته باشد ولی نام آنها باهم متفاوت باشد.