در بیشتر گردش کارها وظایفی وجود دارد که اگرچه در ظاهر یک وظیفه است اما در واقع یک فعالیت ترکیبی و چند مرحله ای است. به عبارت دیگر این وظایف در بطن خود شامل چند وظیفه جزئی هستند. برای درک بهتر این موضوع، به مثالهای زیر توجه کنید:
مثال 1: استعلام قیمت در گردش کار تامین کالاها
یک کارشناس برای استعلام قیمت ممکن است چند فعالیت را به صورت پی در پی انجام دهد. برای مثال :
- فهرست تامین کنندگان مجاز را تهیه می کند
- با تامین کنندگان تماس می گیرد و قیمتها را استعلام می کند
- این قیمتها را با فروشگاههای مجازی در اینترنت مقایسه می کند.
- گزینه های نهایی را انتخاب و به سرپرست تدارکات تحویل می دهد.
مثال 2: پشتیبانی نرم افزار
فرض کنید در گردش کار پشتیبانی، وظیفه "نصب و راه اندازی" یک نرم افزار به یک کارشناس ارجاع می شود. حال کارشناس از لحظه ای که کار را تحویل میگیرد، بسته به نرم افزار و مشخصات مشتری ممکن است مراحل زیر را انجام دهد:
- تماس با مشتری و هماهنگی برای روز مراجعه
- تهیه بلیت
- مراجعه به مرکز و نصب نرم افزار
- آموزش کاربری سیستم به کارشناسان مرکز
در هر کدام از مراحل بالا نیز ممکن است کارشناس با چالشهایی روبرو شود که مجبور به تکرار مراحل شود. مثلا ممکن است به دلایل مختلف روز مراجعه تغییر کند یا مثلا اتفاقهای پیش بینی نشده باعث ناقص ماندن پروسه نصب و راه اندازی و آموزش شود.
مثال 3: تست نرم افزار
تست نرم افزار از فعالیتهایی است که تا حد زیادی وابسته به کارشناس و ویژگیهای محصول نرم افزاری است. تدوین و طراحی سناریوهای تست کاری است خلاق که به شدت وابسته به تجربه، دانش و مهارتهای کارشناس است و برای قابلیتهای متفاوت هر نرم افزار به شکل خاص طراحی و انجام می شود.
سطح تحلیل گردش کارها
سوالی که در اینجا ممکن است مطرح شود این است که چرا مراحل انجام این وظایف در طراحی و مدلینگ گردش کار در نظر گرفته نمی شود؟ به عبارت دیگر حد سطح تحلیل وظایف کجاست و چه عواملی باعث می شود تا یک وظیفه تا حد مشخصی تجزیه شود؟ جواب این است که بعضی از انواع وظایف قابل تجزیه به وظایف جزئی تر نیستند؟
عوامل موثر بر تجزیه نشدن وظایف
اصلی ترین عوامل جزئی نشدن وظایف به شرح زیر است:
- مهم نبودن جزئیات انجام وظیفه: گاهی جزئیات مراحل وظیفه اهمیت تصریح و درج در مدل گردش کار را ندارد. برای مثال ممکن است در گردش کار فروش خیلی مهم نباشد که کارشناس چند بار و از چه کانالهای ارتباطی با مشتری تماس گرفته و پیگیریها را انجام داده است. از بعد دیگر می توان گفت که مدل کردن مراحل این وظایف هزینه اضافی را در طراحی و نگهداری گردش کار به سازمان تحمیل می کند که در قابل آن فایده قابل توجهی برای سازمان ندارد.
- انجام مراحل پی در پی توسط یک کاربر: یکی از اصول و خط قرمزهای مدلینگ گردش کار این است که وظایف پی در پی که توسط یک کاربر انجام می شود باید در یک وظیفه ادغام شود. البته این مورد یک شرط مهم دارد و آن این است که پس از انجام هر مرحله هیچ انتشار رخداد، پیام، و یا اطلاع رسانی انجام نشود. در این گونه موارد حتما باید این مرحله از وظیفه تفکیک شود.
- الگوناپذیری وظایف: این فعالیتها ماهیتا طوری هستند که مدل منظمی ندارند و وابسته به کاربر و ویژگیهای هر کار هستند.
از میان عوامل فوق، عامل سوم یعنی الگوناپذیری وظایف نیاز به توضیح بیشتری دارد که در ادامه به آن می پردازیم
دلایل الگوناپذیری فعالیتها
پاره ای از وظایف به دلایل زیر امکان تجزیه به وظایف جزئی تر را ندارند:
- نداشتن اطلاعات لازم برای مدل کردن انجام وظیفه
به دلیل تخصصی بودن وظیفه، اطلاعات نزد کارشناس است و این کارشناس براساس دانش و تجربه خود مراحل وظیفه را تعیین و انجام می دهد. در واقع میزان تخصصی بودن وظیفه امکان مدل کردن جزئیات وظیفه را نمی دهد و دانش و تجربه کارشناس میزان درجه تحلیل را تعیین می کند. در مثال تست نرم افزار اشاره شد که تخصص و تجربه کارشناس است که مراحل تست را تعیین می کند لذا یک مدل فراگیر برای تمام موارد تست قابل طراحی نیست. مورد دیگر، وظایفی است که معمولا بطور اختصاصی توسط یک کاربر خاص انجام می شود و این کاربر به دلایل مختلف حاضر به انتقال دانش به دیگران نیست. مثلا در گردش کار بازرگانی خارجی، شخصی ممکن است به دلیل ارتباطات خاصی که در طول زمان ایجاد کرده است، روند خاصی را برای ثبت سفارش و خرید کالا داشته باشد که این ارتباطات برای او نوعی برندینگ ایجاد کرده است ولذا حاضر به شفاف سازی و انتقال این اطلاعات به شخص دیگری نیست و بالطبع این روند غیرشفاف امکان مدل شدن نخواهد داشت.
- وابستگی مراحل انجام وظیفه به کار
در بعضی از موارد، مراحل انجام وظیفه بستگی به کار جاری دارد و نمی توانیم یک مدل کلی برای تمام کارها پیاده سازی کنیم. به بیان دیگر مراحل یک وظیفه در هر کار با کارهای دیگر متفاوت می شود. برای مثال فرایند تست آنقدر بسته به شرایط و چندوجهی است که امکان طراحی یک روند با چارچوب و الگوی معین که قابل اطلاق برای همه تست ها باشد وجود ندارد. مثال دیگر در گردش کار ارجاع و پیگیری کارهاست. در هر سازمان تعداد زیادی از کارهای متنوع وجود دارد که از طرف سرپرست یا مدیر به کارکنان بخش ارجاع می شود. برای نمونه به تعدادی از کارهای ارجاع شده در یک مرکز توجه کنید:
- تغییر دکوراسیون دفتر
- سمپاشی ساختمان
- تهیه مدارک و شرکت در مناقصه
- تماس با شرکت کنندگان در سمینار
- درخواست وام برای شرکت
- درج آگهی استخدام
- تمدید مجوز فعالیت شرکت
- سرویس سالانه سیستمهای خنک کننده
- تولید محتوای تبلیغاتی
ملاحظه می کنید که ماهیت و به تبع آن، مراحل انجام هر یک از کارهای فوق منحصر به آن کار بوده و با کارهای دیگر متفاوت می باشد بنابراین امکان مدل کردن یک الگوی خاص برای تمام کارهای ارجاع شده وجود ندارد.
- انجام مراحل وظیفه به شکل مشترک و توسط چند کاربر
بعضی از وظایف به شکلی است که مراحل آن میان چند کاربر تقسیم می شود که به نوعی می توان گفت تقسیم کار انجام می شود. در این مواردکار بصورت مشترک و همزمان در کارتابل تمام کاربران قرار می گیرد و هر کاربر طبق توافقی که صورت می گیرد، بخشی از مراحل وظیفه را انجام می دهد. نکته ای که در این مورد باید دقت کنید این است که تقسیم مراحل میان کاربران به شکل ثابت نیست و در هر کار ممکن است بسته به شرایط، هم کاربران و هم مرحله ای که انجام می دهند متفاوت باشد. برای مثال در وظیفه استعلام قیمت کالا، ممکن است بررسی بازار اینترنتی توسط یک کاربر، و استعلام از تامین کنندگان قبلی توسط کاربر دیگری انجام شود و جمع بندی نهایی نیز توسط کاربر سومی (مثلا سرپرست تدارکات) انجام شود. حال این تقسیم کار ممکن است در کالاهای مختلف ثابت نباشد و اساسا شاید یکی از مراحل بسته به شرایط حذف شود.
در انتها به این اصل کلی می رسیم:
اصل کلی: ماهیت بعضی از وظایف به شکلی است که یا اهمیت و یا قابلیت تجزیه و مدل شدن توسط سیستم را ندارند و در واقع کارشناس (کاربر انسانی) است که جزئیات وظیفه را در لحظه و بسته به شرایط، تعیین می کند و آن را در قالب چند مرحله به تنهایی و یا با همکاری کاربران دیگر انجام می دهد.
ثبت جزئیات انجام وظیفه
دسترسی به محاوره جزئیات انجام وظیفه از دو طریق امکانپذیر است: کارتابل انجام کارها و فهرست کارها
الف. کارتابل انجام کارها
در کارتابل کارها اگر همانند شکل زیر، مشخصات یک کار را باز کنید، تکمه «جزئیات انجام وظیفه» را مشاهده خواهید کرد:
ب. فهرست کارها
در فهرست کارها و در قسمت نوار ابزار، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده، آیکونی به شکل 
وجود دارد که ابزار دسترسی به برگه جزئیات انجام وظیفه است:
در هر صورت و با استفاده از هر کدام از روشهای بالا، محاوره جزئیات انجام وظیفه به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
همانطور که ملاحظه می کنید این محاوره از سه بخش اصلی «مراحل انجام وظیفه»، «گزارشهای مراحل» و ناحیه «تبادل پیام»، تشکیل شده است که در ادامه به تفصیل شرح داده می شود:
- ناحیه درج مراحل انجام وظیفه
در این ناحیه تعیین می شود که وظیفه در چند مرحله باید انجام شود و نیز هر مرحله توسط چه کاربری و در چه تاریخی انجام شده است. به مثالی در این زمینه توجه کنید:
مثال: تهیه مدارک و شرکت در مناقصه
فرض کنید یک شرکت می خواهد در یک مناقصه متعلق به سازمان گسترش شرکت کند. این کار به یک کارشناس امور قراردادها ابلاغ می شود. تقریبا واضح است که این کار یک کار چند مرحله ای است که اولین مرحله آن مراجعه به بانک برای واریز مبلغ مورد نیاز برای شرکت در مناقصه است. کارهای بانکی معمولا توسط کارپرداز انجام می شود لذا این وظیفه باید بصورت مشترک و با همکاری کارپرداز انجام شود و به این معنی است که این کار در این مرحله باید در کارتابل کارپرداز هم موجود باشد. حال می خواهیم این مرحله را ثبت نماییم. برای این کار باید آیکون + واقع در نوار ابزار را کلیک کنیم تا همانند شکل زیر، یک سطر (مرحله) به این ناحیه اضافه شود:
حال باید شرح این مرحله را در ستون شرح درج کنیم:
مراحل بعدی را نیز به شکل زیر، سطر به سطر اضافه می کنیم:
ملاحظه می کنید که این وظیفه، دارای 4 مرحله است که سه مرحله (مراحل 1، 2 و 4) توسط کارپرداز و یک مرحله (مرحله 3) توسط کارشناس قراردادها انجام می شود.
نکته 1: هر کاربری که نقش انجام وظیفه را دارد می تواند مراحل وظیفه را ایجاد و حذف کند.
نکته 2: مراحل وظیفه را می توانیم هم به شکل یکجا و از ابتدا تعریف کنیم و هم در حین کار، و بسته به شرایط تعریف و ویرایش کنیم.
سوال برای تفکر بیشتر: به نظر شما آیا منطقی است که تعریف مراحل انجام وظیفه را به مدیر یا سرپرست بخش بسپاریم یا اینکه بهتر است این کار را کارشناسان و مرحله به مرحله انجام دهند؟ چالشهای هر روش کدامست؟
انجام مراحل
هر زمانی که یک مرحله انجام می شود باید کاربر انجام دهنده این مرحله، گزینه چک باکس واقع در ستون «انجام مرحله» را تیک بزند. به این ترتیب به محض خروج نشانگر از این سطر،بطور خودکار، نام کاربر و تاریخ انجام مرحله، در ستون سوم درج خواهد شد (مانند شکل زیر):
حال برای تکمیل کار، شرحی گزارش گونه برای انجام این مرحله درج کنیم.
- ناحیه گزارش مراحل انجام وظیفه
در این ناحیه برای هر مرحله از انجام وظیفه می توانیم با کلیک روی آیکون + یک یا چند شرح گزارش گونه برای توضیح اجرای آن مرحله درج کنیم. در این ناحیه نیز بلافاصله پس از خروج از سطر، کاربر گزارش دهنده و زمان گزارش، ثبت و نمایش داده می شود. مثلا برای مرحله انجام شده در مثال فوق، می توانیم گزارش زیر را درج کنیم:
نکته: توجه کنید که در این محاوره، نشانگر روی هر مرحله از انجام وظیفه که قرار می گیرد، گزارشهای مربوط به همان مرحله در ناحیه پایین، نمایش داده می شود.
گزارشهای متعدد از یک مرحله انجام وظیفه
هر یک از مراحل انجام وظیفه در عمل ممکن است به دلایل مختلف تکرار شود و لذا باید بتوانیم برای هر تکرار، گزارش یا شرح مختص به آن تکرار را درج کنیم به عبارت دیگر باید گزارشهای هر مرحله تکرارپذیر باشد. به همین دلیل اگر به ناحیه گزارشهای مرحله دقت کنید متوجه می شوید که در این ناحیه می توانیم بیش از یک سطر (گزارش) برای یک مرحله درج کنیم. برای مثال به گزارشهای مرحله دوم (مراجعه به سازمان و دریافت فرمها) توجه کنید:
ملاحظه می کنید که کارپرداز برای تحویل مدارک سه بار مراجعه کرده و گزارش هر سه بار را نیز ثبت کرده است. به این ترتیب مشخص می شود که تکرارپذیری گزارشها بسیار اهمیت دارد و از این طریق می توانیم کاملادر جریان و کم و کیف انجام مراحل وظیفه قرار بگیریم.
- ناحیه تبادل پیام
این ناحیه تنها زمانی به کار میآید که چند کاربر به شکل مشارکتی و با تقسیم کار، مراحل وظیفه را انجام می دهند. در این موارد، کاربران می توانند از طریق تبادل پیام، هماهنگی های لازم برای اجرای مراحل وظیفه را انجام دهند. برای نمونه در همین مثال شرکت در مناقصه، فرض کنید کارشناس قراردادها می خواهد برای انجام مرحله دوم، کارپرداز را در مراجعه به سازمان گسترش راهنمایی کند. در این صورت کارشناس می تواند در ناحیه درج پیام، یک پیام به شکل زیر وارد کند:
برای ثبت نهایی پیام، کافی است تکمه «ارسال پیام» را کلیک کنید. به این ترتیب، پیام مورد نظر به شکل زیر ثبت می شود:
حال کارپرداز می تواند با استفاده از این پیام به قسمت مرتبط در سازمان گسترش مراجعه و اسناد مناقصه را دریافت کند. پس از دریافت فرمها کارپرداز می تواند تیک انجام مرحله دوم را بزند و در واقع مرحله بعد را به کارشناس قراردادها بسپارد و به همین ترتیب تا آخر.
بازخوانی خودکار ناحیه پیامها
در پروسه ثبت جزئیات انجام وظیفه، در اکثر قریب به اتفاق موارد، پیامها به شکل غیرهمزمان مبادله می شود و واقعا نیازی به بازخوانی (refresh) ناحیه تبادل پیام وجود ندارد اما در موارد نادر اگر هر دو طرف پیام همزمان محاوره را باز کرده باشند، آنگاه برای اطمینان از آخرین پیامهای ارسال شده، نیاز داریم که هر چند وقت یکبار، بازخوانی را انجام دهیم. این بازخوانی می تواند به شکل دستی و با استفاده از آیکون 
انجام شود یا اینکه با تیک زدن گزینه بازخوانی خودکار، عمل بازخوانی را به سیستم واگذار کنیم:
در این صورت سیستم در بازه های زمانی معین (چند دقیقه یک بار)، پیامها را بازخوانی خواهدکرد. البته همانطور که ملاحظه می کنید که این گزینه بطور پیش فرض غیرفعال است و در موارد خیلی خاص می توانید آن را فعال کنید.
از سرگیری جریان گردش کار
همانطور که در ابتدا گفته شد، تا زمانی که تمام مراحل جزئی وظیفه انجام نشود، گردش کار در حالت توقف باقی می ماند. برای نمونه به دیاگرام گردش کار «ارجاع و پیگیری کارها» توجه کنید:
در این گردش کار و در وضعیت «کار ابلاغ شده»، کار متوقف است تا مراحل انجام وظیفه انجام شود. در این وضعیت هر اقدام به انجام وظایف مواجه به پیغام خطایی می شود مبنی بر اینکه «یک یا چند مرحله از جزئیات انجام وظیفه تکمیل نشده است» . لذا به محض انجام آخرین مرحله انجام وظیفه، امکان انجام وظایف خروجی از وضعیت «کار ابلاغ شده» ایجاد می شود. حال سوال این است که در این موقعیت، کدامیک از وظایف خروجی امکان انجام دارد؟ «انجام کار محول شده» یا «نپذیرفتن کار و برگشت آن به ارجاع دهنده»؟
جواب این است که هر دو وظیفه امکان انجام دارند و این بستگی به شرایط کار در آن موقعیت دارد. مثلا در این مثال موارد زیر ممکن است اتفاق بیافتد:
- کارشناس در همان ابتدای کار تصمیم بگیرد کار را برگشت بزند. در این حالت، نیازی به تعیین مراحل وظیفه وجود ندارد.
- کارشناس پس از اجرای یک یا دو مرحله از کار به دلایل مختلف تصمیم به برگشت کار بگیرد. در این حالت، می تواند مراحل را حذف و کار را برگشت بزند.
- کارشناس پس از انجام مراحل، وظیفه «انجام کار محول شده را انجام می دهد و اعلام می کند که وظیفه با موفقیت انجام شده است.
نکته مهم: پس از تکمیل مراحل انجام وظیفه، کاربر می تواند تمام وظایف خروجی از وضعیت را انجام دهد و به عبارت دیگر، ثبت مراحل انجام وظیفه مستقل از ادامه گردش کار پس از تکمیل مراحل است و در واقع از سرگیری و ادامه گردش کار، کاملا بستگی به انتخاب کارشناس انسانی دارد.
سوال برای تفکر بیشتر: اگر تمام مراحل انجام شد و کارشناس بجای وظیفه «انجام کار محول شده»، سهوا وظیفه «نپذیرفتن کار و برگشت آن» را اجرا کند چه اتفاقی می افتد؟ به نظر شما کارشناس برای رفع این اشتباه چکار می تواند انجام دهد؟
توضیح: در قریب به اتفاق موارد، در وضعیتهایی از گردش کار که می خواهیم جزئیات انجام وظیفه را ثبت کنیم معمولا یک وظیفه خروجی وجود دارد و در واقع همان یک وظیفه است که به مراحل جزئی تجزیه و انجام می شود. بنابراین مطالبی که گفته شد فقط در موارد نادر ممکن است اتفاق بیافتد.
ملاحظه برگه جزئیات وظیفه های قبلی
همانطور که می دانید در فهرست کارها، تنها امکان ملاحظه برگه جزئیات وظیفه برای وضعیت جاری وجود دارد. لذا برای دیدن برگه جزئیات وظیفه های قبلی باید از امکان ملاحظه تراکنشهای کار تحت مکان نما استفاده کنیم. ملاحظه تراکنشها از دو طریق انجام پذیر است:
- از طریق آیکون
موجود در نوار ابزار
- استفاده از گزینه ملاحظه تراکنشهای کار در منوی «گزارشهای گردش کار»
در هر صورت و با انتخاب یکی از روشهای فوق، فهرست تراکنشهای کار تحت مکان نما به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
مراحلی که در مثال بالا ثبت شد مربوط به وظیفه «انجام کار محول شده» بود و لذا کافی است همانند شکل بالا، مکان نما را روی این وظیفه منتقل کنید و سپس آیکون برگه جزئیات انجام وظیفه در نوار ابزار را کلیک کنید.
گزارش مراحل انجام وظایف
تا کنون ملاحظه مراحل انجام وظایف به روشهای زیر توضیح داده شده است:
- جزئیات مراحل انجام وظیفه جاری از طریق فهرست کارها
- ملاحظه مراحل انجام وظایف قبلی از طریق محاوره تراکنشهای کار تحت مکان نما
چیزی که در این دو روش مشترک است این است که در هر لحظه فقط جزئیات انجام یک وظیفه خاص مربوط به یک کار خاص را نمایش می دهد. حال فرض کنید می خواهیم فهرستی از مراحل انجام تمام وظایف در سطح گردش کار (و حتی در سطح پایگاه) را مشاهده کنیم. برای این کار باید مطابق شکل زیر، از امکان گزارش مراحل انجام وظایف استفاده کنیم:
با این کار، محاوره مراحل انجام وظایف به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
ملاحظه می کنید که پیش فرض تنظیمات این محاوره، به شکلی است که شامل تمام مراحل وظایف از تمام کارها در تمام گردش کارهاست. به نمونه ای از یک گزارش جامع و در سطح پایگاه از مراحل انجام وظایف توجه کنید:
ملاحظه شرح گزارشهای مراحل
در هر سطر از گزارش مراحل انجام وظایف، اگر روی آیکون 
در نوار ابزار کلیک کنیم آنگاه شرح گزارشهای آن مرحله را مشاهده خواهیم کرد. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
فیلتر کردن گزارش
در محاوره مراحل انجام وظایف، امکانات زیر برای محدود کردن گزارش مراحل وجود دارد:
با استفاده از این امکان، گزارش محدود به یک گردش کار خاص می شود. برای مثال می توانیم گردش کار «ارجاع و پیگیری کارها» را انتخاب کنیم.
در این ناحیه می توانید یک مرحله خاص را جستجو کنید. برای مثال فرض کنید می خواهیم مراحلی را که در شرح آن کلمه «فرم» وجود دارد جستجو کنیم:
با تصویب این محاوره، گزارش به شکل زیر محدود می شود:
از این طریق می توانیم تنها مراحلی را مشاهده کنیم که یک کاربر خاص انجام داده است. در مثال زیر، گزارش مراحل انجام شده توسط یک کاربر خاص (آقای سرابی) بازیابی می شود:
بعضی از مراحل انجام وظایف، ممکن است در دست اقدام باشد و هنوز بطور کامل انجام نشده باشد. به همین خاطر در محاوره مراحل انجام وظایف، یک ناحیه انتخابی ساده (readio button) بنام «شامل مراحل» وجود دارد که می توانید شرط انجام شده (یا نشده) را اعمال کنید. در مثال زیر، مراحلی که انجام نشده است بازیابی می شود:
به این ترتیب، مراحل انجام نشده به شکل زیر نمایش داده می شود:
اگر شرط «انجام شده» را برای مراحل انتخاب کنیم، آنگاه می توانیم محدوده تاریخ و زمان انجام مراحل را نیز محدود کنیم.
شرط انجام وظیفه به این معنی است که اولا تمام مراحل و جزئیات وظیفه انجام شده است و دوما وظیفه اصلی نیز انجام شده و کار وارد وضعیت بعدی شده است. تنظیمات این شرط همانطور که در شکل زیر نشان داده شده، در یک ناحیه انتخابی ساده (radio button) بنام «نوع وظیفه» انجام می شود:
نکته مهم: انتخاب گزینه «جاری (وظیفه انجام نشده است)» مرتبط با انجام وظیفه اصلی است و ربطی به انجام مراحل وظیفه ندارد. یعنی ممکن است تمام مراحل انجام شده باشد اما هنوز وظیفه اصلی انجام نشده باشد. لذا این گزینه شامل مراحل با ویژگیهای زیر است:
- وظایفی که مراحل آن بطور کامل انجام نشده است. بدیهی است که تا تمام مراحل انجام نشود، امکان اجرای وظیفه وجود ندارد.
- وظایفی که مراحل آن انجام و تکمیل شده است اما هنوز انجام نشده است.
شرایط گزارشهای مراحل
علاوه بر مواردی که گفته شد، امکان فیلتر کردن مراحل براساس شرح گزارش مرحله ها نیز وجود دارد. برای مثال فرض کنید که می دانید در یکی از مراحل گزارش شده بود که سازمان درخواست پروانه فعالیت شرکت را کرده است. برای پیدا کردن این مرحله از وظیفه باید ابتدا برگه «شرایط گزارشات مرحله» را باز کنید:
همانطور که ملاحظه می کنید در این برگه باید ابتدا گزینه «وجود دارد» را انتخاب کنید و سپس کلمه «پروانه» را در قسمت شرح گزارش مرحله وارد کنید. با تصویب این محاوره، مراحل دارای این ویژگی همانند شکل زیر، روی صفحه نمایش داده می شود:
حال اگر مطابق شکل بالا، شرح گزارشهای این مرحله را باز کنید، آنگاه کلمه «پروانه» را دست کم در یکی از شرحها مشاهده خواهید کرد.