انجمن‌ها

اغلب رفتار ها در مخازن باز و بسته به یک صورت می باشد و بطور کلی می توان دو سرویس را در مخازن باز و بسته مورد بررسی قرار داد:

1) سرویس مطالعه در محل: به دلیل کنترل بالای اسناد در مخازن بسته، می توان رخداد های مربوط به مطالعه در محل را نیز به سادگی کنترل نموده و وارد سیستم نمود. ولی در مخازن باز، استفاده از سرویس مطالعه در محل تا حدودی، غیر قابل کنترل بوده و به همین دلیل قابل پیاده سازی نیز نمی باشد.

2) سرویس رزرو و نگهداری اسناد:
در ابتدا به مثالی جهت درک بهتر مطلب توجه نمایید:

عضوی در کتابخانه ای با مخزن بسته، اقدام به جستجوی سند مورد نظر خود نموده و مشخصات سند را یادداشت می کند. سپس به صف مربوط به میز امانت مراجعه کرده و منتظر فرا رسیدن نوبت خود می شود. پس از چند دقیقه انتظار، به پشت میز رفته و مشخصات سند خود را به مسئول مخزن و مسئول میز امانت ارائه می دهد و متوجه می شود درست چند دقیقه قبل، وقتی در صف بوده عضوی دیگر سند را به امانت برده است. حال در نظر بگیرید که اگر عضو ما، پس از جستجوی سند، اقدام به رزرو و یا  نگهداری سند می نمود، با خیال راحت می توانست در صف قرار گرفته و مطمئن باشد که شخص دیگری سند مورد نظرش را به امانت نمی برد.
نتیجه گیری اینکه، در مخازن بسته بهتر است از سرویس رزرو و نگهداری سند استفاده شود. زیرا ترتیب درخواست اعضا بر مبنای درخواست آنها در سیستم می تواند مشخص شود، نه جایگاه آنها در صف.

با تشکر از آقای قربی این سوال پیش می آید که اگر فردی که در صف جلوتر است اگر از سیستم رزرو هم استفاده کند بهرحال زودتر از عضو مورد نظر به کتاب خواهد رسید. بنابراین فکر می کنم به این شکل می توانیم بگوییم که با استفاده از سیستم مکانیزه رزرو و نگهداری اساسا" بحث صف را از بین می رود. به این شکل که هر عضو از نگهداری و یا رزرو سند برای خود مطمئن می شود و می تواند با توجه به موقعیت خود در لیست رزرو (یا نگهداری) برای امانات آن سند برنامه ریزی نماید.

در تکمیل مطالب بالا

کتابخانه با مخزن باز، کتابخانه‌ای است که مراجعه کننده بدون هیچ گونه محدویتی وارد مخزن می‌شود و در بین قفسه‌ها بدنبال سند مورد نظر می‌گردد. مراجعه‌کننده پس از یافتن و بررسی سند، بعد از کنترل و ثبت مشخصات توسط مسئول میز امانت، مجاز خواهد بود تا آن را از مخزن خارج کرده و به امانت ببرد. در مخزن باز، بدلیل دسترسی مستقیم مراجعه‌کنندگان به اسناد، آمار تعداد سندهای مفقودی بیشتر از مخزن بسته می‌باشد.

مخزن بسته در مقابل مخزن باز قرار دارد و مراجعه کننده اجازه ورود به مخزن و دسترسی مستقیم به اسناد را ندارد. یکی دیگر از دلایل انتخاب مخزن بسته، کمبود جا و استفاده بهینه از فضای مخزن می‌باشد.
در گذشته‌ای نه چندان دور، در مخازن بسته، مراجعه کننده پس از جستجو در نرم افزار و یافتن سند مورد نظر، یا مشخصات آنرا بصورت دستی یادداشت ‌کرده و یا از طریق نرم‌افزار، "فیش پرینت" کوچکی تهیه می‌کرد و آن را به مسئول میز امانت تحویل می‌داد. مسئول میز امانت با کمک مشخصات داده شده، سند را از مخزن خارج کرده و پس از کنترل و ثبت مشخصات به مراجعه کننده تحویل می‌داد.

با توجه به مطالب فوق کاملا مشخص است که مفهوم مطالعه در محل فقط برای مخازن بسته معنا دارد، و برای مخازن باز قابل اجرا نمی‌باشد. دلیل این امر انجام عمل مطالعه در محل قبل و یا بعد از ثبت در سیستم است.

در سیستم گردش امانات نوسا برای مخازن بسته، نه تنها تهیه "فیش پرینت" وجود دارد، بلکه روش جدیدی نیز ارایه شده که یادداشت مشخصات سند و یا تهیه "فیش پرینت" را حذف کرده است. به عبارت دیگر تمامی مراحل جستجو، درخواست سند، ثبت امانت، درخواست از مخزن تا تحویل سند به عضو، همگی بصورت کاملا مکانیزه انجام می‌گردد.

 

در ابتدا عضو سند مورد نظر خود را در نرم‌افزار جستجو می‌کند.

 

 

 سپس با انتخاب گزینه "درخواست سند" سند مورد نظر را درخواست می‌دهد.

 

 

 

چنانچه وضعیت سند "موجود"  و  همچنین روال درخواست سند از کتابخانه به صورت "چاپ برگه درخواست سند" باشد، گزینه "چاپ برگه درخواست سند" را انتخاب می‌نماید و به میز امانت مراجعه می‌کند، در غیر اینصورت با انتخاب گزینه "درخواست سند از سیستم امانت" کتاب را رزرو می‌نماید. 

 

 

برای رزرو، پس از انتخاب گزینه  "درخواست سند از سیستم امانت"، با وارد کردن "شماره عضویت" و "کلمه عبور" سند را رزرو می‌نماید.

 

 

 

پس از مراجعه عضو به میز امانت، کتابدار مسئول میز در نرم‌افزار امانات، از طریق کارت رزرو عضو، پس از کنترل، تایید و ارسال درخواست سند از مخزن، سند مربوطه را به عضو امانت می‌دهد.

 

 

 

 

 

در مخزن بسته، مسئول میز مخزن درخواست سند را ملاحظه نموده و پس از یافتن سند در قفسه‌ها آنرا برای میز امانت مربوطه ارسال می‌نماید، تا نهایتا تحویل عضو گردد.