مواری در یک سازمان پیش میآید که به دلایل مختلفی یک کاربر امکان انجام وظایف روزمره خود را ندارد (مثلا رفتن به مرخصی). در این موارد اگر وظایف آن کاربر توسط کاربر دیگری انجام نشود کل فرآیند کار متوقف میشود. بنابراین نیاز داریم که بتوانیم وظایف و اختیارات یک کاربر را در مدت محدود به دیگری واگذار کنیم. به این عمل "تفویض اختیار" میگوییم.
توجه کنید که تغییر دائم نقشهای گردش کار و یا افزودن کاربری جدید در کنار کاربر قبلی، تفویض اختیار به حساب نمیآید و ابزارهای دیگری در سیستم نظیر تدوین گروهی برای این موارد در نظر گرفته شده است که در جای خود بررسی خواهد شد.
عمل تفویض اختیار به دو روش قابل انجام است:
1. از درون پنجره اصلاح نقشهای گردش کار:
مدیر سیستم هنگام تعریف نقشهای گردش کار در کنار تعیین کاربر هر نقش میتواند ذکر کند که نقش تفویض شده است یا خیر و کاربر تفویض شده چه شخص یا گروهی است.
2. از طریق محاوره مخصوص تفویض اختیار در منوی گردش کار:
هر کاربری که اجازه تفویض اختیار به او داده شده باشد میتواند از طریق این پنجره اقدام به "اصلاح" نقشهای خود کرده و اختیارات خود را به دیگری تفویض کند. طبیعی است از این طریق امکان افزودن نقش جدید یا حذف نقشهای موجود وجود ندارد.
نکات مهم:
* عمل تفویض اختیار در حد نقش انجام میگیرد بنابراین یک کاربر میتواند فقط بعضی از وظایف خود را به دیگری تفویض کند. همچنین میتواند وظایف مختلف خود را به افراد مختلفی واگذار کند.
* اگر کسی اختیار تفویض اختیار سایر کاربران را داشته باشد میتواند علاوه بر خود عمل تفویض اختیار سایر کاربران را نیز انجام دهد.
* کاربری که اختیار به او تفویض میشود میتواند به دلخواه انتخاب شود و یا به یکی از حالتهای زیر محدود شود:
1. فقط کاربران بخش کاربر اصلی
2. فقط کاربران تعیین شده توسط مدیر سیستم: مدیر سیستم برای هر نوع نقش (گردش کار، وظیفه، اطلاعرسانی) میتواند کاربران جانشین تعریف کند و کاربران قابل انتخاب برای تفویض اختیار به این کاربران محدود خواهند شد.
* تفویض اختیار برای گروههای کاربری معنی ندارد. هر عضو گروه اجازه دارد وظایف محوله به گروه را انجام دهد و با نبود یک نفر کار قفل نمیشود.
موفق باشید.