انجمن‌ها

بطور کلی توصیه می‌گردد، اسنادی که امانت داده نمی‌شوند به سیستم گردش امانات منتقل نگردند، به عبارت دیگر سیستم امانات برای ثبت رخدادهای سند طراحی شده است، حال اگر اسناد وجین‌شده، گمشده، اهدایی و ... قرار است هیچوقت رخدادی نداشته باشند، پس بهتر است که وارد سیستم امانات نگردند.
برای این منظور بهتر است در فیلد وضعیت در کاربرگ ورود اطلاعات فهرستنویسی در سیمرغ وضعیت سند وارد شود. یعنی اگر فیلد وضعیت به هر دلیلی پر باشد اطلاعات آن نسخه خاص به امانات منتقل نمی‌گردد.

در بعضی از کتابخانه‌ها ممکن است بنا بدلایلی اصرار برآن باشد که اطلاعات این دسته از اسناد در سیستم امانات وجود داشته باشد، حال برای جلوگیری از رزرو شدن و امانت دادن این اسناد بایستی در انواع اسناد از نظر روش استفاده بازای هر کدام یک نوع تعریف کرد. از آنجائیکه نوع هر سند براساس همین جدول انواع اسناد از نظر روش استفاده مشخص خواهد شد، در هنگام امانت یا رزرو سیستم امانات این موضوع را کاملا کنترل می‌کند و با پیغام مناسبی جلوی به امانت رفتن یا رزرو شدن این دسته از اسناد را خواهد گرفت.