انجمن‌ها

پس از تعریف جایگاههای سازمانی^* در یک سازمان، باید تعیین کنید که هر کدام از جایگاههای سازمانی به کدام کاربر(ان) متعلق است و این کاربر(ان) در این جایگاه چه نقش و ویژگیهایی دارند. در ادامه و با ارائه یک مثال عملی، مفاهیم نقشها و ویژگیهای کاربران در جایگاههای سازمانی روشن تر خواهد شد.

*: توضیح اینکه در این مطلب به جایگاههای سازمانی مستقل از بخش پرداخته شده است. برای آشنایی بیشتر با این نوع از جایگاههای سازمانی و نحوه تعریف و تدوین جایگاهها، به مستند جایگاههای سازمانی کاربران: 1- تعریف و تدوین جایگاههای سازمانی مراجعه کنید.

نحوه تعیین نقش کاربران در یک جایگاه سازمانی

برای این کار باید همانند شکل زیر از منوی سیستم گزینه بخشها و جایگاههای سازمانی کاربران و سپس از منوی باز شده، گزینه نقشهای کاربران در جایگاههای سازمانی را انتخاب کنید:

به این ترتیب، محاوره تعیین نقشهای کاربران در جایگاههای سازمانی به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

در این محاوره، ناحیه سمت چپ، درخت جایگاههای سازمانی کاربران را نمایش می دهد و در ناحیه سمت راست، کاربران و نقشهای آنها در جایگاهها تعیین می شود. حال برای مثال فرض کنید می خواهیم نقشهای کاربران در جایگاههای سازمانی واحد مرکزی (تهران) را تعیین کنیم.

مثال: تعیین نقشهای کاربران در جایگاههای سازمانی

فرض کنید می خواهیم در واحد مرکزی (تهران)، کاربران جایگاه سازمانی پشتیبانی فرایندها را تعیین کنیم. برای این کار باید مطابق شکل زیر، در درخت جایگاهها، زیرگروههای واحد مرکزی (تهران) را باز کنیم و  نشانگر را روی جایگاه سازمانی پشتیبانی فرایندها قرار دهیم. سپس باید در نوار ابزار این ناحیه، روی آیکون  کلیک کنیم (روش جایگزین این است که روی جایگاه سازمانی دبل کلیک کنید) .

ملاحظه می کنید که در بالا و سمت راست صفحه، عبارت جایگاه سازمانی: پشتیبانی فرایندها نمایش داده شده است و به این معنی است که در این ناحیه، کاربران این جایگاه سازمانی و نقشهای آنها تدوین و ویرایش می شود. در ادامه، نحوه افزودن یک کاربر به این جایگاه سازمانی توضیح داده شده است.

افزودن کاربر به یک جایگاه سازمانی

برای این کار کافی است روی آیکون  کلیک کنید و سپس در سطر خالی که ایجاد شده است، موارد زیر را تعیین کنید:

نوع کاربر

اولین ویژگی که باید برای کاربر تعیین کنید این است که آیا این کاربر، یک کاربر اصلی است یا جانشین^* است و اختیارات به او تفویض شده است. در این مثال، گزینه کاربر اصلی را انتخاب می کنیم:

*: در این مطلب برای پرهیز از پیچیدگی، مفهوم تفویض اختیار و کاربر جانشین توضیح داده نشده است.

کاربر

در این ستون، از فهرست کاربران، کاربر مورد نظر خود را انتخاب و تعیین می کنیم. در این مثال کاربر با نام آقای خویی برای این جایگاه سازمانی تعیین شده است.

نقش کاربر

نقش کاربر به دو گونه است. کاربر یا کاربر عادی است یا مدیر. در این مثال، کاربری که انتخاب شده، مدیر پشتیبانی فرایندهاست لذا برای این کاربر، نقش مدیر را انتخاب می کنیم:

برای درک بهتر مفهوم نقش مدیر، بهتر است چند کاربر دیگر با نقش عادی به این جایگاه سازمانی اضافه کنیم:

ملاحظه می کنید که در این جایگاه سازمانی، یک کاربر نقش مدیر و دو کاربر دیگر نقش عادی دارند. 

نکته: هر جایگاه سازمانی تنها یک نقش مدیر می تواند داشته باشد.

جایگاه اصلی کاربر؟

معمولا هر کاربر در یک سازمان یک جایگاه اصلی دارد اما در کنار آن ممکن است در جایگاههای دیگر نیز مشغول باشد. برای مثال یک کارشناس پشتیبانی فرایندها ممکن است به دلیل دارا بودن مهارتهای شخصی، در بخش فناوری اطلاعات هم به کار گرفته شود. در این صورت جایگاه اصلی این کاربر در پشتیبانی فرایندهاست اما در جایگاه سازمانی واحد فناوری اطلاعات هم دارای نقش است اما در جایگاه اصلی نیست. برای نمونه، کاربر آقای انتظاری را در جایگاه فناوری اطلاعات هم تعریف می کنیم:

ملاحظه می کنید که در این جایگاه سازمانی، برای این کاربر در ستون جایگاه اصلی کاربر، گزینه خیر انتخاب شده است.

نکته: هر کاربر تنها می تواند یک جایگاه سازمانی اصلی داشته باشد و  جایگاههای سازمانی دیگر برای او جایگاه اصلی محسوب نخواهد شد.

نکته 2: هر کاربر یک مدیر جایگاه اصلی دارد که مدیر اصلی اوست. به این ترتیب مدیران جایگاههای دیگر برای این کاربر، مدیر اصلی محسوب نخواهد شد. برای نمونه در مثال بالا، مدیر اصلی آقای انتظاری، آقای خویی است که کارهای مدیریتی اصلی و پرسنلی او مثل تایید مرخصی، درخواست پاداش و ...  را انجام می دهد. اما مدیر او در بخش فناوری اطلاعات، آقای حجتی است که این کاربر مدیر اصلی او نیست و تنها در مورد کارهای بخش فناوری اطلاعات روی کارهای او نظارت و مدیریت دارد. مفهوم مدیر اصلی و جایگاههای سازمانی در کاربران مجازی نیز پیاده سازی شده است که در ادامه به آن می پردازیم.

کاربران مجازی مرتبط با جایگاههای سازمانی

یکی از کاربردهای مهم جایگاههای سازمانی در بحث کاربران مجازی است. در حال حاضر جایگاههای سازمانی برای کاربران مجازی آغازگر کار و آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار پیاده سازی شده است که برای روشن تر شدن موضوع بهتر است انواع کاربران مجازی مرتبط با جایگاههای سازمانی را بررسی کنیم:

کاربران مجازی مرتبط با کاربر آغازگر کار

کاربران جایگاههای سازمانی بخش کاربر آغازگر کار: این کاربر مجازی شامل تمام کاربرانی است که در یک جایگاههای سازمانی خاص قرار گرفته‌اند.

مدیر جایگاههای سازمانی بخش کاربر آغازگر کار: این کاربر مجازی شامل تمام مدیران (اصلی و غیراصلی) جایگاههای سازمانی آغازگر کار است. دقت کنید که آغازگر کار ممکن است در بیش از یک جایگاه سازمانی نقش داشته باشد و لذا ممکن است چند مدیر داشته باشد که یکی از آنها اصلی است و بقیه عادی (غیراصلی) هستند اما این کاربر مجازی هر دو دسته مدیران را شامل می شود.

کاربران جایگاه سازمانی اصلی کاربر آغازگر کار: این مورد مشابه مورد اول است با این تفاوت که تنها کاربران جایگاه سازمانی اصلی را شامل می شود.

مدیر جایگاه سازمانی اصلی کاربر آغازگر کار: اگر در جایگاه سازمانی اصلی آغازگر کار، کاربری با نقش مدیر وجود داشته باشد، آنگاه این کاربر، مدیر اصلی او خواهد بود.

مدیر اصلی کاربر آغازگر کار: اگر در جایگاه سازمانی اصلی کاربر، کاربری با نقش مدیر وجود نداشته باشد، آنگاه مدیر جایگاه سازمانی یک سطح بالاتر (Parent) این جایگاه، مدیر اصلی او خواهد بود. برای نمونه به مثال زیر دقت کنید:

ملاحظه می کنید که در جایگاه سازمانی مستندسازی، دو کاربر وجود دارند که هیچکدام نقش مدیر ندارند. حال به جایگاه سازمانی یک سطح بالاتر، یعنی واحد اصفهان نگاه کنید:

ملاحظه می کنید که در این جایگاه یک کاربر با نقش مدیر وجود دارد. بنابراین همین کاربر، مدیر اصلی جایگاه مستندسازی خواهد بود. حال ممکن است این سوال پیش بیاید که اگر در سطح بالاتر هم کاربر مدیر وجود نداشته باشد، چه خواهد شد؟ جواب این سوال در قالب یک قاعده کلی به شرح زیر است:

قاعده کلی مدیر اصلی: اگر در جایگاه سازمانی اصلی کاربر، یک کاربر مدیر وجود داشته باشد، آنگاه این کاربر، مدیر اصلی خواهد بود. در غیر این صورت، سطوح بالاتر (Parent) جایگاه سازمانی، یک به یک بررسی می شود و آنقدر این کار ادامه می یابد تا در یکی از جایگاهها به یک کاربر مدیر برسد و آنگاه آن کاربر، مدیر اصلی کاربران زیرگروههای خود خواهد بود.

کاربران مجازی مرتبط با آخرین کاربر فعال غیرسیستمی^* کار

تمام توضیحاتی که در بخش قبل برای کاربر مجازی آغازگر کار داده شد، برای این کاربر مجازی هم دقیقا صدق می کند. بنابراین برای پرهیز از تکرار، به توضیحات بخش قبلی مراجعه کنید.

کاربران جایگاههای سازمانی بخش آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار

مدیر جایگاههای سازمانی بخش آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار

کاربران جایگاه سازمانی اصلی آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار

مدیر جایگاه سازمانی اصلی آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار

مدیر اصلی آخرین کاربر فعال غیرسیستمی کار

*:در هر گردش کار ممکن است وضعیت های تصمیم گیر خودکار وجود داشته باشد که وظایف خروجی این وضعیتها توسط یک کاربر سیستمی و به شکل خودکار انجام می شود. در اینجا منظور از آخرین کاربر فعال غیرسیستمی، کاربر انسانی است که آخرین وظیفه را به شکل دستی انجام داده است.

نکته مهم: تنظیمات جایگاه سازمانی برای کاربران مجازی، جزئیات بیشتری دارد که برای اختصار و پرهیز از پیچیدگی، در این مطلب به این جزئیات اشاره نشده است. برای آگاهی از تمام جزئیات ارتباط جایگاه سازمانی با کاربران مجازی، مستند دیگری برای کاربران مجازی در دست تهیه است که پس از تهیه و تکمیل می توانید به این مستند مراجعه کنید.

توضیح: موارد دیگر که به بحث جانشینی و تفویض اختیارات مربوط می شود به دلیل پرهیز از پیچیدگی فعلا شرح داده نشده است. این موارد در یک مستند دیگر که کلا به مفهوم تفویض اختیار می پردازد به تفصیل توضیح داده خواهد شد.