هر پایگاه سیستم مدیریت فرایندها شامل تعدادی گردش کار است و هر گردش کار شامل یک سری فیلد است. این فیلدها بطور کلی به دو دسته تقسیم می شود:
فیلدهای ساخت یافته (عادی): این فیلدها در انواع مختلف عددی، حرفی، اعشاری، تاریخ و ... در گردش کارها تعریف می شود و محتوای آنها در جداول خاص خود در پایگاه داده مدیریت فرایندها ذخیره می شود. برای مثال فیلدهایی مثل کد کالا، نام کالا، نام و نام خانوادگی، وزن، محل جغرافیایی، مانده بدهی، قیمت کالا، نام فروشنده، نام خریدار، نام تامین کننده و ...نمونه هایی از فیلدهای عادی هستند.
فیلدهای ساخت نیافته (پیوست): فیلدهای ساخت نیافته در واقع فایلهای دیجیتالی هستند که انواع و فرمتهای گوناگونی را شامل می شوند. در واقع انواع منابع دیجیتال از قبیل قالبهای مختلف فایلهای صوتی، تصویری، متنی، اجرایی، صفحه گسترده، و ... در این دسته بندی قرار می گیرد. به این ترتیب این نوع از فیلدها به شکل یک منبع دیجیتال و بصورت پیوست کار، در سیستم آرشیو ذخیره می شود. برای مثال در یک گردش کار درخواست گواهی اشتغال به کار، می توانیم فایل pdf نامه گواهی اشتغال را به شکل پیوست کارها ذخیره کنیم.
نکته: ویژگی این فایلها این است که در خارج از پایگاه داده مدیریت فرایندها و به شکل External ذخیره می شود. به عبارت دیگر سیستم مدیریت فرایندها از آرشیو منابع دیجیتال برای ذخیره و نگهداری فیلدهای پیوست کار استفاده می کند.
حال سوال این است که این پیوستها به چه صورت در آرشیو منابع دیجیتال ذخیره می شوند؟
نحوه ذخیره پیوستها در آرشیو منابع دیجیتال
برای ذخیره پیوستها در آرشیو منابع دیجیتال دو روش یا راه حل وجود دارد:
-
ایجاد یک سرشاخه برای هر کار، در درخت منابع دیجیتال و ذخیره پیوستها در زیرگروه آن
در این روش که روش معمول است، ابتدا در درخت منابع دیجیتال، برای کارها یک سرشاخه (node) ایجاد می کنیم و پیوستهای هر کار را به شکل زیرگروههای همان سرشاخه ذخیره می کنیم. از آنجایی که از نظر مفهومی، کارها زیر مجموعه گردش کارها هستند لذا این مورد را می توانیم توسعه دهیم و ابتدا یک شاخه برای گردش کار ایجاد کنیم و سپس سطح اول زیرگروه گردش کار را به کارها اختصاص دهیم و سپس پیوستها را به شکل زیرگروه کارها ذخیره کنیم (گردش کار--> کارها --> پیوستها).
- تخصیص گردش کار به یک سرشاخه موجود در درخت منابع دیجیتال
در این روش، کار به یک گره (node) موجود در درخت منابع دیجیتال تخصیص می یابد. بدیهی است که در این روش، نیازی به تعریف یک سرشاخه جدید نیست و پیوستهای کار به شکل زیرگروه node یاد شده ذخیره می شود.
توضیح: به دلیل عمومیت بیشتر روش اول برای ایجاد کارها، در ادامه مطلب، این روش بیشتر توضیح داده می شود.
گردش کار و کار به عنوان یک سرشاخه در درخت منبع دیجیتال
همانطور که گفته شد، برای دسته بندی بهتر کارها ، گردش کارها و کارها به شکل یک سرشاخه (node)در درخت منابع دیجیتال ذخیره و دسته بندی می شود. در ادامه ابتدا موقعیت گردش کار را در درخت منابع دیجیتال بررسی می کنیم و سپس موقعیت کارها را بررسی می کنیم:
گردش کارها در درخت منابع دیجیتال
برای آشنایی با موقعیت و دسته بندی گردش کارها در درخت منابع دیجیتال به مثال زیر توجه کنید:
در این مثال، در سطح اول درخت منابع دیجیتال، یک سرشاخه به نام گردش کارها وجود دارد که تمام گردش کارها به شکل زیرگروه این سرشاخه ذخیره شده است. بنابراین هر گردش کار، درواقع یک گره (Node) از درخت منابع دیجیتال است.
کارهای گردش کار به عنوان سرشاخه های درخت منابع دیجیتال
هر کاری که در یک گردش کار، آغاز می شود، بصورت یک سرشاخه مستقل در سیستم آرشیو ذخیره می شود. برای نمونه به فهرست کارهای گردش کار مکاتبات عمومی توجه کنید:
ملاحظه می کنید که این گردش کار شامل 14 کار است که بصورت زیرگروه این گردش کار ذخیره شده است.
پیوستهای کار به عنوان منبع دیجیتال
همانطور که اطلاع دارید، برای هر کار می توانیم یک یا چند پیوست داشته باشیم. در درخت منابع دیجیتال این پیوستها نیز به شکل زیرگروه کار ذخیره می شود. در شکل زیر، یک نمونه از کارها (پاسخ به نامه پخش و پالایش) را به همراه پیوستهای آن مشاهده می کنید:
توضیح این که در این کار، تصویر یا مثلا فرم pdf نامه به عنوان یک منبع دیجیتال، به کار پیوست شده است و شرح این پیوست ، در واقع شماره نامه یاد شده است.
روشهای آغاز کار، معادل روشهای از پیش تعریف شده ورود اطلاعات منابع دیجیتال
از آنجایی که هر کار یک سرشاخه از درخت منابع دیجیتال است، لذا ایجاد یک کار یعنی ایجاد یک سرشاخه در درخت منابع دیجیتال . از طرفی در سیستم آرشیو برای ورود اطلاعات سریع و مدیریت شده سرشاخه ها، مفهومی بنام روشهای از پیش تعریف شده وجود دارد که متناظر این مفهوم در فرایندها، روشهای آغاز کار نامیده می شود. برای مثال در شکل زیر، روشهای آغاز کار (از پیش تعریف شده) در یک پایگاه نمونه نمایش داده شده است:
توضیح این که روشهای آغاز کار، موقعیت و نوع دسته بندی کارها در درخت منابع دیجیتال، و ویژگیهای پایه این منبع دیجیتال از جمله محتوا، طبقه بندی و ... را به شکل پیش فرض مشخص می کند. برای مثال، دسته بندی که در صفحات قبل ملاحظه کردید (فرایندها --> گردش کارها --> کارها --> پیوست کارها ) بخاطر استفادها از یک روش آغاز کار خاص با تنظیمات مناسب این دسته بندی بوده است. بهرحال این ویژگی باعث می شود تعریف کار جدید با سرعت و سهولت بیشتری انجام شود.
توضیح: روشهای آغاز کار، در یک مستند جداگانه و بطور مفصل توضیح داده شده است که برای اطلاعات بیشتر و کاملتر، می توانید به این مستند مراجعه کنید.
نوع محتوای کار
هر کار از آنجایی که یک سرشاخه از درخت منابع دیجیتال است، لذا مانند تمام سرشاخه ها دارای یک نوع محتواست. در این مورد، چون کارهای گردش کار، از نظر محتوایی با دیگر انواع مرسوم سرشاخه ها تفاوت دارد لذا بهتر است یک نوع محتوا با نام فرایند تعریف و برای کارهای گردش کار، این نوع محتوا اختصاص داده شود.
فیلدهای از نوع منبع دیجیتال
یکی از انواع فیلدهای قابل استفاده در گردش کارها، فیلدهای از نوع منبع دیجیتال هستند. همانطور که از نام این نوع فیلدها مشخص است، محتوای این فیلدها در واقع یک گره (node) از درخت منابع دیجیتال است. برای نمونه به شکل زیر توجه کنید:
در این پایگاه، فهرست پارچه های تولیدی یک شرکت به همراه درصد مواد تشکیل دهنده پارچه ها، در درخت منابع دیجیتال و در زیرگروه محصولات (پارچه ها) ثبت و ذخیره شده است. برای ثبت درصد نخهای تشکیل دهنده پارچه، یک گروه فیلد تعریف شده است که در زیر، محتوای فیلدهای این گروه فیلد را برای یکی از پارچه ها (مخمل قهوه ای) ملاحظه می کنید:
حال اگر یک فیلد از نوع منبع دیجیتال تعریف کنیم آنگاه می توانیم هر کدام از محصولات را محتوای یک فیلد منبع دیجیتال تعیین کنیم. برای مثال به فرم زیر توجه کنید:
در این فرم، فیلد محصول از نوع منبع دیجیتال است. حال برای تعیین محتوای این فیلد، با کلیک روی آیکون 
شاخه حاوی محصولات در درخت منابع دیجیتال، به شکل زیر باز می شود:
حال با انتخاب محصول مورد نظر، محتوای فیلد به شکل زیر نمایش داده می شود:
در واقع شاید بتوان گفت که فیلدهای منبع دیجیتال، مانند حلقه اتصال میان گردش کار و درخت منابع دیجیتال هستند.
نکته مهم: فیلدهای از نوع منبع دیجیتال در سطح پایگاه تعریف می شود و لذا مختص به یک گردش کار خاص نیست. این ویژگی یکی از اهداف اصلی پیاده سازی فیلدهای نوع منبع دیجیتال است. برای مثال فرض کنید در یک کارخانه تولید پارچه، فهرست پارچه ها و درصد نخهای تشکیل دهنده آنها را در دو گردش کار فروش و تولید استفاده کنیم. در این صورت یکی از راه حلها، تعریف پارچه ها و درصد مواد تشکیل آن به شکل منابع دیجیتال می باشد.
دقت کنید: استفاده از فیلدهای منبع دیجیتال، به دلیل مستقل بودن از گردش کارها در کنار مزایایی که دارد در انتقال و جابجایی گردش کارها و داده ها بین سرورها و پایگاههای مختلف، دشواریهایی را ایجاد می کند بنابراین قبل از تصمیم برای تعریف یک فیلد از نوع منبع دیجیتال، حتما احتمال استفاده از راه حلهای دیگر را نیز بررسی کنید. برای مثال اگر داده های مورد نظر شما در پایگاه داده دیگر (مثلا سیستم مالی، پرسنلی و ...) وجود دارد، این داده ها را از آن پایگاهها بخوانید.
توضیح: فیلدهای نوع منبع دیجیتال در یک مستند جداگانه و بطور مفصل توضیح داده شده است که برای اطلاعات بیشتر می توانید به این مستند مراجعه کنید.