انجمن‌ها

یکی از انواع فیلدهای قابل تعریف در گردش کار، فیلدهای از نوع منابع دیجیتال است. محتوای این فیلدها همانطور که از نام آن پیداست، منابع دیجیتال ذخیره شده در آرشیو است. در برخورد اول ممکن است این سوال یا ابهام پیش بیاید که اساسا چه ضرورت و نیازی به پیاده سازی این نوع از فیلدها وجود داشته و این فیلدها چه ویژگی و مزیتی نسبت به انواع دیگر فیلدها دارند؟

ضرورت فیلدهای از نوع منبع دیجیتال

در بعضی از فرایندها نیاز به اطلاعات ثابتی داریم که مستقل از کار و گردش کار هستند. یعنی به عبارت دیگر، می خواهیم از این اطلاعات ثابت در کارهای مختلف از گردش کارهای مختلف استفاده کنیم. در این زمینه به مثال زیر توجه کنید:

مثال : درصد مصرف نخها در محصولات (پارچه ها)

 در هر کارخانه نساجی، هر محصول یا پارچه از چند نخ تشکیل می شود. هر کدام از این نخها به دلیل تنوع در جنس، برند و وزن، قیمتهای متفاوتی دارند لذا نخهای تشکیل دهنده هر محصول و میزان (درصد) مصرف هر کدام از این نخها در محاسبه قیمت محصولات نقش عمده ای دارند. واضح است که محصولات و درصد مصرف نخهای هر محصول تقریبا ثابت است و لذا کافی است این اطلاعات، یک بار و  در یک جای خاص ذخیره شود و از این اطلاعات، در کارهای مختلف در گردش کارهای سفارش فروش و مدیریت تولید استفاده شود. در این زمینه، بسته به شرایط موجود، دو راه حل وجود دارد:

راه حل اول: استفاده از اطلاعات موجود در یک سیستم دیگر

در بسیاری از موارد این اطلاعات در یک سیستم دیگر از قبل وجود دارد. برای مثال اطلاعات محصولات و مواد تشکیل دهنده آنها در یک سیستم انبار ذخیره شده است. در این حالت باید توسط ابزارهای موجود در سیستم (API, ADOSelect) این اطلاعات را از سیستم مبدا بخوانیم و در فرایندها استفاده کنیم.  نکته ای که در اینجا باید در نظر داشته باشید این است که ابزارهای فراخوانی مدیریت فرایندها در پایگاههایی قابل استفاده است که SQL را پشتیبانی می کنند یا اینکه قابلیت ارتباط با API مدیریت فرایندها را داشته باشند.

نکته: در حال حاضر، API سیستم مدیریت فرایندها  تنها برای ارتباط با پایگاههای سیستم مالی یکپارچه مالی نوسا پیاده سازی شده است.

راه حل دوم: ثبت و ذخیره  این اطلاعات در سیستم آرشیو

راه حل دیگر این است که اطلاعات یاد شده را به شکل منبع دیجیتال در سیستم آرشیو ثبت و ذخیره کنیم و سپس از طریق فیلدهای از نوع منبع دیجیتال به این اطلاعات دسترسی داشته باشیم. دقت کنید که مهمترین ویژگی منابع دیجیتال این است که در سطح پایگاه ایجاد می شوند ومستقل از کارها و گردش کارها هستند. از آنجایی که ذخیره سازی و پردازش اطلاعات در قالب فیلدها انجام می شود لذا ابتدا باید ببینیم یک منبع دیجیتال چه فیلدهایی را شامل می شود.

فیلدهای منابع دیجیتال

در حالت عادی، منابع دیجیتال دارای فیلدهایی مانند کد، شرح منبع دیجیتال، نام فایل، نوع محتوا، قالب فایل، عبارات کلیدی، یادداشتها و ... هستند. از طرف دیگر در مثال ما (درصد مصرف نخهای یک پارچه)، برای هر محصول به فیلدهای زیر نیاز داریم:

• نام محصول (پارچه) :  حرفی
• محل تولید محصول: حرفی
• دستگاه بافت: حرفی
• نخهای تشکیل دهنده پارچه: یک فیلد از نوع آرایه با اجزای زیر:
  • نام نخ: حرفی
    • نام برند نخ: حرفی
    • درصد مصرف نخ: عدد اعشاری

از میان این فیلدها، تنها مورد اول یعنی نام محصول را می توانیم در شرح منبع دیجیتال وارد کنیم و بقیه فیلدها جایی برای ذخیره در اطلاعات منبع دیجیتال ندارند. بنابراین برای توسعه ظرفیت اطلاعاتی منابع دیجیتال، نیاز به مفهومی متناظر با فیلد داریم که این امکان تحت نام گروه فیلد در سیستم آرشیو پیاده سازی شده است.

گروه فیلدهای قابل تعریف در منابع دیجیتال

همانطور که توضیح داده شد، منابع دیجیتال در حالت عادی دارای یک سری فیلد ثابت هستند و انعطافی برای نگهداری فیلدهای مختلف و متنوع مرتبط با داده های گردش کارهای مختلف را ندارند. بنابراین برای رفع این کاستی، قابلیتی بنام گروه فیلد در سیستم آرشیو پیاده سازی شده است که از این طریق کاربران می توانند انواع فیلدهای مربوط به داده های متنوع را براساس نیاز خویش تعریف و به منابع دیجیتال مرتبط کنند. در ادامه مطلب با نحوه تعریف و استفاده از گروه فیلدها در سیستم مدیریت فرایندها آشنا می شویم.

نحوه تعریف گروه فیلدهای منابع دیجیتال

برای تعریف گروه فیلد، باید همانطورکه در شکل زیر نشان داده شده، از منوی منابع دیجیتال، گزینه اطلاعات پایه سیستم را انتخاب کنید و سپس از منوی باز شده، گزینه گروه فیلدهای قابل تعریف را کلیک کنید:

 

به این ترتیب، محاوره ویرایش گروه فیلدها به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

همانطور که در شکل مشخص است، برای هر گروه فیلد باید موارد زیر را تعیین کنید:

کد: در این قسمت بطور اتوماتیک یک کد به گروه فیلد اختصاص داده می شود.

کاربرد: چون در این محاوره، علاوه بر گروه فیلدها، امکان تعریف پارامترهای گردش کار هم وجود دارد لذا همانطور که در شکل زیر مشخص است، در این ناحیه باید برای گروه فیلدها، گزینه منابع دیجیتال را انتخاب کنید چون کاربرد گروه فیلد در منابع دیجیتال است:

 

نام: در این قسمت یک نام فارسی برای گروه فیلد تعیین کنید. در مثال بالا، نام گروه فیلد مشخصات پارچه انتخاب شده است.

نام لاتین: در صورت تمایل می توانید یک نام لاتین هم برای گروه فیلد وارد کنید.

نام در برنامه: در این قسمت یک عبارت لاتین وارد کنید. این عبارت در برنامه های گردش کار برای دسترسی به محتوای گروه فیلدها بکار می رود. در این مثال، عبارت fabricSpec برای این کار تعیین شده است.

یادداشت: در اینجا هر توضیح دیگری را که لازم می دانید وارد کنید.

تعریف فیلدهای گروه فیلد

هر گروه فیلد شامل یک یا چند فیلد می باشد. برای تعریف فیلدها باید همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، روی آیکون  واقع در نوار ابزار کلیک کنید:

 

به این ترتیب محاوره تعریف فیلدها به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

ملاحظه می کنید که فیلدهای مورد نظر برای مشخصات پارچه ها در این قسمت تعریف شده است. در این فیلدها یک فیلد از نوع آرایه بنام فهرست نخها هم وجود دارد که در واقع درصد مصرف نخها یکی از اجزای این آرایه است. فهرست کامل اجزای این فیلد به شکل زیر است:

 

بستن گروه فیلد به منابع دیجیتال^*

حال که گروه فیلد تعریف شد، در مرحله بعد باید میان این گروه فیلد و منابع دیجیتال مورد نظر (محصولات (پارچه ها)) نوعی ارتباط برقرار کنیم. برای این کار باید مطابق شکل زیر، در درخت منابع دیجیتال روی سرشاخه محصولات (پارچه ها) کلیک راست کنید و از منوی بازشده، گزینه گروه فیلدهای قابل تعریف را کلیک کنید:

 

به این ترتیب، فهرست گروه فیلدها به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره باید گروه فیلدهایی را که می خواهید به منابع دیجیتال خود مرتبط کنید، انتخاب کنید. در این مثال، همانطور که ملاحظه می کنید، گروه فیلد مشخصات پارچه انتخاب شده است.

حذف تنظیمات فرزندان این سرشاخه

در حالت عادی وقتی گروه فیلدی را با یک سرشاخه منابع دیجیتال مرتبط می کنید، این ارتباط به فرزندان و زیرمجموعه های این سرشاخه هم به ارث می رسد. در صورتی که به هر دلیل می خواهید این ارث بری انجام نشود آنگاه می توانید این گزینه را تیک بزنید، در این صورت، گروه فیلد تنها به سرشاخه مرتبط خواهد شد.

*: توجه کنید که این کار تنها در اختیار کاربران عضو گروه Admininstrators است در غیر این صورت با پیغام خطای عدم دسترسی روبرو خواهید شد.

ورود اطلاعات در گروه فیلدهای منابع دیجیتال

برای امکان ورود اطلاعات در گروه فیلدها، باید برای هر گروه فیلد، یک فرم (کاربرگ) ورود اطلاعات ایجاد کنید. نحوه ایجاد و ورود اطلاعات در این فرم در پیوست 1 توضیح داده شده است.

حال که منابع دیجیتال مورد نیاز و گروه فیلدهای مناسب تعریف شده است، این سوال پیش می آید:

سوال: چگونه می توانیم از اطلاعات منابع دیجیتال و گروه فیلدها در کارهای گردش کار استفاده کنیم؟

جواب این است که چون اساسا در گردش کارها، اطلاعات و داده ها به شکل فیلد ذخیره می شود لذا داده های از نوع منابع دیجیتال نیز از این قاعده مستثنی نیستند و برای استفاده از این داده ها باید فیلدهایی از نوع منبع دیجیتال تعریف کنیم. در ادامه به نحوه تعریف و ویژگیهای فیلدهای از نوع منبع دیجیتال می پردازیم:

فیلدهای از نوع منبع دیجیتال

همانطور که از نام این نوع از فیلدها پیداست، محتوای هر فیلد از این نوع، یک منبع دیجیتال^* موجود در درخت منابع دیجیتال است. بنابراین ساده ترین روش ورود اطلاعات در این نوع از فیلدها باز کردن درخت منابع دیجیتال و انتخاب منبع از این درخت است. برای روشن تر شدن مطلب بهتر است با نحوه ورود اطلاعات در فیلدهای منبع دیجیتال آشنا شویم.

ورود اطلاعات فیلدهای از نوع منبع دیجیتال

همانطور که گفته شد، ورود اطلاعات در یک فیلد از نوع منبع دیجیتال، یعنی باز کردن درخت منابع دیجیتال و انتخاب منبع دیجیتال مورد نظر از این درخت. برای مثال در شکل زیر، فیلد محصول از نوع منبع دیجیتال است:

 

برای ورود اطلاعات در این فیلد، باید روی آیکون  کلیک کنید تا سرشاخه ای از درخت منابع دیجیتال که به محصولات اختصاص دارد به شکل زیر باز شود:

 

حال از میان کالاها های تولیدی (پارچه ها) ، برای مثال فلانل خاکستری را انتخاب و این محاوره را تصویب می کنیم. به این ترتیب محتوای فیلد محصول به شکل زیر نمایش داده می شود:

 

ملاحظه می کنید که اطلاعات کد و شرح این منبع دیجیتال (فلانل خاکستری) در این فیلد وارد شده است. نکته ای که باید دقت کنید این است که با وجود نمایش کد و شرح منبع دیجیتال در این فرم، تنها کلید این منبع دیجیتال در پایگاه داده های سیستم مدیریت فرایندها ذخیره می شود و اطلاعات دیگر این منبع، از سیستم آرشیو خوانده و نمایش داده می شود.

نکته: اطلاعات منبع دیجیتال در پایگاه آرشیو ذخیره شده است و براساس آنچه گفته شد، فیلدهای منبع دیجیتال به نوعی یک میانبر (Shortcut) به آرشیو و درخت منابع دیجیتال هستند که از طریق یک کلید  (Key)به درخت مرتبط می شوند.

تعیین سرشاخه برای فیلد منبع دیجیتال

در ورود اطلاعات فیلد منبع دیجیتال دیدید که یک سرشاخه از درخت منابع دیجیتال باز می شود و کاربر می تواند از فهرست زیرگروه این سرشاخه، منبع دیجیتال مورد تظر خود را انتخاب کنید. این سرشاخه در هنگام تعریف فیلد مشخص می شود. برای این کار در محاوره تعریف فیلدها، و در ناحیه مشخصات خاص نوع داده، برای فیلدهای از نوع منبع دیجیتال تنظیمات خاصی وجود دارد که در شکل زیر نمایش داده شده است:

 

همانطور که ملاحظه می کنید در این ناحیه باید سرگروه (سرشاخه) منابع دیجیتال وابسته به فیلد را مشخص کنید. این سرگروه با دو ویژگی  زیر تعیین می شود:

نوع سرگروه فیلد منبع دیجیتال: در اینجا نوع سرشاخه را تعیین می کنید. برای این کار دو انتخاب وجود دارد:

آزاد:  اگر می خواهید سرشاخه منابع دیجیتال را بدون محدودیت و از هر جای دلخواه در درخت منابع دیجیتال انتخاب کنید، این گزینه را انتخاب کنید.

منبع دیجیتال کار: اگر تنها می خواهید منابع دیجیتال پیوست کارها را انتخاب کنید از این گزینه استفاده کنید. به این ترتیب در هر کار، فقط پیوستهای کار را می توانید انتخاب کنید.

 کد سرگروه فیلد منبع دیجیتال: در اینجا کد سرگروه حاوی منابع دیجیتال تعیین می شود. برای این کار باید ابتدا روی آیکون  کلیک کنید تا درخت منابع دیجیتال به شکل زیر روی صفحه باز شود:

 

همانطور که ملاحظه می کنید، سرشاخه محصولات (پارچه ها) حاوی منابع دیجیتال پارچه هاست لذا این سرشاخه را انتخاب و تصویب می کنیم. به این ترتیب این سرشاخه در محاوره تعریف فیلد به این شکل دیده می شود:

 

بدیهی است که این فیلد زمانی معنی پیدا می کند که گزینه آزاد را برای نوع سرگروه، تعیین کنید در غیر این صورت، و برای پیوستها سرشاخه بصورت شناور است و تعیین کد در این حالت بی معنی است و به همین دلیل در این حالت، این گزینه غیرفعال خواهد بود.

 

پیوست1: ورود اطلاعات در گروه فیلدهای منابع دیجیتال

برای ورود اطلاعات در گروه فیلدها باید برای هر گروه فیلد یک فرم ورود اطلاعات ایجاد کنیم.

تعریف فرم ورود اطلاعات برای گروه فیلد

برای این کار باید همانگونه که در شکل زیر نمایش داده شده،  از منوی سیستم روی گزینه تنظیمات سیستم (تمام کاربران) کلیک کنید:

 

به این ترتیب، محاوره تنظیمات سیستم به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

حال در این محاوره، مطابق شکل زیر، فرمهای نمایشی را باز کنید و سپس روی گزینه تدوین اطلاعات منابع دیجیتال کلیک کنید و بعد روی گزینه محاوره های فیلدهای قابل تعریف منابع دیجیتال کلیک کنید:

 

همانطور که می بینید، فهرست گروه فیلدها در این ناحیه نمایش داده می شود. حال باید نشانگر را روی گروه فیلد مورد نظر (در این مثال مشخصات پارچه) منتقل کنید و سپس تکمه تعریف فرم گزارش را کلیک کنید و سپس در محاوره تعریف فرمها، فرم دلخوه خود را تعریف کنید. در این مثال فرم درصد نخها برای ورود اطلاعات در این گروه فیلد تعریف شده است:

 

ورود اطلاعات در گروه فیلدها

برای ورود اطلاعات گروه فیلدها، ابتدا منبع دیجیتال مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس همانطور که در شکل زیر نشان داده شده، روی آیکون   در نوار ابزار کلیک کنید:

 

به این ترتیب، فهرست گروه فیلدهای مرتبط با این منبع دیجیتال به شکل زیر باز می شود:

 

همانطور که ملاحظه می کنید برای این منبع دیجیتال فقط یک گروه فیلد تعریف شده است که با کلیک روی آن فرم ورود اطلاعات پیش فرض گروه فیلد، به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

توضیح: اگر برای هر گروه فیلد بیش از یک فرم ورود اطلاعات تعریف شده باشد، آنگاه فرم پیش فرض باز خواهد شد.