یکی از عناصر اصلی فرایندها، کاربران یا نقشها هستند. در واقع می توان گفت، این کاربران هستند که در انجام وظایف و روند گردش کارها عاملیت دارند. از طرف دیگر، کاربران ممکن است به دلیل مرخصی، ماموریت یا هر دلیل دیگر، تا مدت معین و موقت، امکان یا فرصت اتصال و تعامل با سیستم را نداشته باشند، در این صورت برای اینکه کارها متوقف نشود راه حل این است که اختیارات کاربر به یک کاربر جانشین تفویض گردد. به این ترتیب در نبود کاربر اصلی، کاربر جانشین می تواند وظایف را انجام داده و کارها را به پیش ببرد.
در نگاه اول، ممکن است از مفهوم تفویض اختیار اینگونه برداشت شود که در تفویض اختیار، تمام انواع دسترسی ها و اختیارات کاربر اصلی در سیستم مدیریت فرایندها به کاربر جانشین تفویض می گردد. اما در واقعیت اینطور نیست و تنها بخشی از اختیارات کاربر که با جریان گردش کار مرتبط می باشد تفویض می گردد. برای درک بهتر مفهوم تفویض اختیار در سیستم مدیریت فرایندها، ابتدا باید انواع اختیارات و دسترسی های کاربران را بشناسیم و سپس بررسی کنیم که در تفویض اختیار، کدام نوع از اختیارات به کاربر جانشین منتقل می شود.
دسته بندی انواع اختیارات و دسترسی های کاربران
کاربران در فرایندها دارای اختیارات و دسترسی های مختلفی هستند این اختیارات را می توانیم به چند دسته تقسیم کنیم:
1.نحوه اتصال به مدیریت فرایندها و سطح دسترسی
در محاوره تعریف کاربران و امکانات آنها برای هر کاربر، و در برگه عمومی (شکل زیر) می توانیم نحوه اتصال او به آرشیو و سیستم مدیریت فراینده و نیز سطح دسترسی او را ملاحظه کنیم:
نکته: تفویض اختیار، این نوع از اختیارات را شامل نمی شود. به عبارت دیگر اگر به عنوان مثال، می خواهید نحوه اتصال کاربر جانشین به مدیریت فرایندها گزینه ورود اطلاعات باشد باید قبلا این نحوه اتصال برای کاربر جانشین تعیین شده باشد و این مورد با تفویض اختیار انجام نخواهد شد.
2.میزان دسترسی کاربران به امکانات سیستم (Facility)
امکانات سیستم در دو دسته بندی زیر تعیین می شود:
الف) امکانات در سطح پایگاه
ب) امکانات در سطح گردش کار
در ادامه مطلب، این دو دسته بندی با جزئیات آن شرح داده شده است:
امکانات در سطح پایگاه
در اینجا منظور، اختیاراتی است که در تمام گردش کارهای پایگاه به کاربر اختصاص داده می شود. این اختیارات در بخش امکانات سیستم از محاوره تعریف کاربران و امکانات آنها (شکل زیر)، به کاربران اختصاص داده می شود:
برای مثال اگر قرار است کاربری بتواند کار جدیدی را در فرایند آغاز کند، این اختیار باید همانند شکل زیر، در قسمت گردش کار به او اختصاص داده شود:
یا مثال اگر قرار است این کاربر فهرست کارها را ملاحظه کند، باید مانند شکل زیر، این اختیار از قسمت فهرست کارها به او اختصاص داده شود:
نکته: تفویض اختیار شامل این دسته از اختیارات نیز نمی شود. یعنی اگر مثلا قرار است کاربر جانشین بتواند کار آغاز کند باید قبلا این اختیار به او اختصاص یافته باشد و این دسترسی، با تفویض اختیار ایجاد نخواهد شد.
امکانات در سطح گردش کار
دسته دیگری از امکانات سیستم وجود دارد که در سطح گردش کار است و لذا در هر گردش کار به شکل اختصاصی تدوین می شود. این اختیارات نیز در محاوره کاربران و امکانات و از فهرست بازشونده آیکون 
واقع در نوار ابزار این محاوره (شکل زیر) انجام می شود و میزان دسترسی کاربر به بخشهای دیگر، جایگاه های سازمانی کاربر و اجازه انجام عملیات خاص و تهیه گزارشهای مبتنی بر برنامه را برای کاربر تعیین می کند:
توجه کنید: تفویض اختیار شامل این دسته از اختیارات نیز نمی شود. یعنی این که اگر به عنوان مثال قرار است کاربر جانشین، به عملیات خاص دسترسی داشته باشد، باید قبلا این اختیار به او اختصاص یافته باشد، و این دسترسی، با تفویض اختیار به کاربر جانشین منتقل نخواهد شد.
نکته مهم: بطور کلی برای کاربران مدیر سیستم (Admin) این تنظیمات چک نمی شود و لذا این نوع از کاربران، بدون محدودیت به تمام امکانات سیستم دسترسی دارند.
3.اختیارات مرتبط با نقش کاربر در گردش کار
آنچه که در تفویض اختیار انجام می شود در واقع همین مورد، یعنی اختیارات مرتبط با نقش کاربران در گردش کار است و آنچه که قبل از این گفته شد فقط برای این است که تصور درستی از تفویض اختیار داشته باشیم و میزان توقع و انتظار ما از این موضوع واقعی و براساس قراردادهای موجود در سیستم مدیریت فرایندها باشد. حال که حدود و چارچوب تفویض اختیار مشخص شد بهتر است با انواع نقشهای کاربران در گردش کار آشنا شویم:
انجام وظیفه
اگر کار در کارتابل انجام وظیفه قرار بگیرد، کاربر اختیار انجام وظیفه را خواهد داشت. این نقش توسط تفویض اختیار از کاربر اصلی به کاربر جانشین منتقل می شود یعنی این که کار از کارتابل انجام کارهای کاربر اصلی به کارتابل انجام کارهای کاربر جانشین منتقل می شود.
اطلاع از وضعیت
اگر کاربری اختیار اطلاع از وضعیت را داشته باشد، کار در کارتابل وضعیت کارهای او قرار می گیرد. به این ترتیب با تفویض این اختیار، کار از کارتابل وضعیت کارهای کاربر اصلی به کارتابل وضعیت کارهای کاربر جانشین منتقل می شود.
مدیریت کار
یکی دیگر از نقشهایی که در کارتابل انجام کارها وجود دارد، نقش مدیریت کار است. این نقش نیز قابلیت تفویض به کاربر جانشین را دارد. اما نکته بسیار مهمی که باید به آن توجه کنید این است که با این تفویض اختیار، تنها نقش مدیریت کار به کاربر جانشین تفویض می شود یعنی اینکه می تواند فهرست کارها به همراه فیلدهای قابل تعریف را باز و ملاحظه کند و لذا امکانات محاوره مدیریت کار از قبیل تعلیق کار، ارسال پیام، عملیات خاص، تعیین کاربران مجازی دستی و ... که از نوع امکانات سیستم (Facility) هستند، تفویض نمی شود و این امکانات باید قبلا به کاربر جانشین اعطا شده باشد.
انواع تفویض اختیار در مدیریت فرایندها
سه روش تفویض اختیار در سیستم مدیریت فرایندها وجود دارد که هر کدام از این روشها به تفکیک زیر و در پستهای جداگانه توضیح داده شده است. برای مشاهده هر روش، روی لینک آن کلیک کنید:
تفویض اختیار عمومی
تفویض اختیار نقش های سازمانی
تفویض اختیار نقشهای صریح
توضیح مهم: توجه کنید که در حالت عادی هر کاربر تنها می تواند اختیارات خود را به کاربر دیگری تفویض کند. برای امکان تفویض اختیار سایر کاربران به کاربران جانشین، نیاز به یک دسترسی خاص وجود دارد که در شکل زیر نمایش داده شده است:
همانطور که در شکل بالا ملاحظه می کنید، عنوان این دسترسی، "تفویض اختیار سایر کاربران به سایرین" است. واضح است که این اختیار باید تنها به مدیر سیستم اختصاص داده شود و برای کاربران دیگر، کافی است سه دسترسی اول در این ناحیه (تفویض اختیار عمومی به سایرین، تفویض اختیار نقشهای سازمانی به سایرن و تفویض اختیار سایر کاربران به سایرین) را اختصاص دهید.