برای توسعه تعامل و گسترش ارائه خدمات سیستم مدیریت فرایندها به مجموعه وسیع تری از کاربران و ذینفعان، در معماری این سیستم، قابلیت تعامل و کار در محیط وب پیش بینی شده است. در ادامه مطلب ابتدا با معمول ترین راه حل، یعنی استفاده از کلاینت تحت وب آشنا می شویم و سپس برای قابلیت تطابق و سازگاری بیشتر با سلایق و نیازهای متنوع سازمانها، راه حل ارائه خدمات در صفحات وب را بررسی خواهیم کرد.
کلاینت وب سیستم مدیریت فرایندها
در ساختار سیستم مدیریت فرایندها، ماژولی بنام کلاینت وب وجود دارد که امکان اتصال و تعامل با این سیستم را در محیط وب فراهم می کند. این کلاینت در واقع یک اپلیکیشن تحت وب است که امکانات زیادی برای انواع فعالیتهای مختلف مانند انجام وظایف و تهیه انواع گزارشهای متنوع نمایشی و چاپی در سیستم فرایندها را دارد. در حالت عادی، کاربران می توانند با نقشهای تعریف شده و براساس میزان اختیارات تعیین شده، به کلاینت وب متصل شده و وظایف و فعالیتهای مورد نظر خود را در سیستم مدیریت فرایندها انجام دهند. در واقع برای ارائه خدمات به ذینفعان فرایندها به شکل مستقل، کلاینت وب کفایت می کند اما مساله از جایی آغاز می شود که سازمانها معمولا خدمات متنوع خود را به شکل مستقل ارائه نمی کنند و تمایل دارند تمام خدمات خود را به شکل جامع و یکپارچه و با طراحی دلخواه خود در اختیار مخاطبان قرار دهند.
استراتژی سازمانها برای ارائه خدمات
امروزه سازمانها برای توسعه اطلاع رسانی و گسترش ارائه خدمات به مخاطبان در محیط وب، از سایتها یا پورتالهای سازمانی استفاده می کنند. استفاده از پورتال، مزایای عمده زیر را برای سازمانها به همراه دارد:
- شخصی سازی خدمات: فرض کنید سازمانی تمایل داشته باشد که خدمات مدیریت فرایند را در یک صفحه با گرافیک و طراحی دلخواه خود و با توضیحات و عناصر دیگر مورد نظر خود ارائه کند. برای نمونه فرض کنید یک سازمان می خواهد همایشی را برگزار کند حال این سازمان می تواند در صفحه سمینار در پورتال، اطلاعات همایش، زمان برگزاری، جدول زمانی برگزاری بخشهای مختلف سمینار را همراه با شرایط ثبت نام درج کند و در همین صفحه نیز امکان درخواست ثبت نام در همایش را ارائه کند.
- یکپارچه سازی خدمات: معمولا سازمانها تمایل دارند مجموعه خدمات و محصولات خود را در سایت یا پورتال خود و به شکل جامع و یکپارچه به مخاطبان ارائه نمایند. برای مثال فرض کنید یک کارخانه خودروسازی تمایل دارد خدمات فروش و پس از فروش خود را در کنار خدمات دیگر مانند اخبار شرکت، شرح محصولات، امور نمایندگی ها، امور سهام و ... به مشتریان ارائه نماید.
- ارائه خدمات به کاربران ناشناس (anonymous): کاربران ناشناس کاربرانی هستند که قابل شناسایی توسط سیستم نیستند و در بعضی از فرایندهای سازمان مانند نظرسنجی، انتقادات و پیشنهادات و مواردی از این دست شرکت می کنند. ماهیت این فعالیتها طوری است که برای امنیت خاطر شرکت کنندگان و واقعی تر شدن اطلاعات بهتر است هویت شرکت کنندگان آشکار نشود.
واضح است که برای پاسخ به این نیازها نمی توانیم از کلاینت وب استفاده کنیم. بنابراین باید به دنبال راه حلی باشیم که به نوعی بتواند خدمات را در داخل صفحات پورتال ارائه نماید. در ادامه مطلب با راه حل نوسا برای پاسخ به این نیاز آشنا می شویم:
راه حل نوسا برای خدمات فرایند در پورتال سازمانی
راه حلی که نوسا برای این کار در نظر گرفته است، امکان ایجاد لینک برای امکانات مختلف سیستم فرایندها و جاسازی (embedding) این لینکها در صفحات وب است. به این ترتیب هر سازمان می تواند خدمات برگزیده از فرایندهای خود را در صفحات سایت یا پورتال سازمان به شکل کاملا شخصی سازی شده ارائه نماید. نکته مهمی که باید به آن دقت کنید این است که هدف از این راه حل، توسعه یک کلاینت موازی با کلاینت وب نیست و به همین خاطر انتظارات ما نیز باید به شکل حداقلی و متناسب با امکانات این راه حل باشد. در صورتی که کاربر نیازهای بیشتری را حس می کند قطعا باید به سمت استفاده از کلاینت وب سوق داده شود. بهرحال کاربران می توانند با تحلیل هزینه-فایده، مزایا و کاستی های هر دو راه حل را بررسی و راه حل مناسب با نیازها خود را انتخاب کنند.
خدمات دارای لینک در مدیریت فرایندها
در حال حاضر از میان امکانات موجود در سیستم مدیریت فرایندها، برای موارد زیر قابلیت لینک پیاده سازی شده است:
- ایجاد یک کار جدید
- انجام کار (وظیفه)
- عملیات ویژه (خاص)
- دریافت و مشاهده منابع دیجیتال
- گزارش وضعیت پایگاه داده
برای استفاده از لینکها باید آدرس آنها را بدست بیاوریم و سپس از این آدرس برای جاساز کردن (embed) لینکها در صفحات html استفاده کنیم. در ادامه مطلب، روش دسترسی به انواع لینکهای فوق به تفکیک توضیح داده شده است.
لینک ایجاد یک کار جدید
با استفاده از این لینک، کاربران می توانند یک کار جدید ایجاد کنند. این امکان در مواردی که کاربر می خواهد یک گردش کار را آغاز کند استفاده می شود. مثلا ثبت سفارش یک کالا، ثبت نام در سمینار و ثبت انتقاد و پیشنهاد.
آدرس لینک کار جدید
برای این کار باید همانند شکل زیر، در صفحه اصلی کلاینت وب، تکمه "کار جدید" را کلیک کنید:
با این کار، محاوره "کار جدید" به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
در این محاوره، مشخصات کار جدید را تعیین کنید و در انتها آیکون لینک را که در شکل با فلش قرمز رنگ مشخص شده است، کلیک کنید. به این ترتیب محاوره "پیوند به کار جدید" به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
در این محاوره، آدرس لینک ایجاد کار جدید را به رنگ سبز مشاهده می کنید. نکته بسیار مهم در اینجا این است که این لینک حاوی تنظیمات محاوره قبل (محاوره کار جدید) و نیز تنظیمات محاوره جاری (محاوره پیوند به کار جدید) است و با تغییر مشخصات، متن لینک نیز تغییر می کند. در هر صورت در محاوره جاری، مشخصات لینک به شرح زیر تنظیم می شود:
احراز هویت
کاربران برای دسترسی به لینکها باید در سیستم مدیریت فرایندها احراز هویت شوند تا کاربران مجاز بتوانند از لینکها استفاده نمایند. در این قسمت نحوه احراز هویت برای این لینک خاص را تعیین می کنیم. برای این کار فهرست کشویی احراز هویت را باز می کنیم که شامل گزینه های زیر است:
همانطور که ملاحظه می کنید، چهار روش احراز هویت برای کاربران وجود دارد که بسته به مورد باید روش مورد نظر خود را انتخاب کنید. در این مثال گزینه کاربر میهمان را انتخاب می کنیم:
برچسب شرح کار و دکمه ایجاد کار
اجرای لینک ایجاد کار جدید، محاوره ای را روی صفحه باز می کند که بطور پیش فرض به شکل زیر است:
در این محاوره، برچسب شرح کار بطور پیش فرض همان عبارت "شرح کار" است و برچسب تکمه ایجاد کار جدید هم عبارت "ایجاد کار" است. حال شما می توانید براساس محتوای گردش کار، و متناسب با آن، این عبارتها را تغییر دهید برای نمونه در مثال ما که در مورد درخواست تامین کالاهاست می توانیم بجای شرح کار از عبارت "شرح درخواست کالا" و بجای ایجاد کار از عبارت "ثبت درخواست" استفاده کنیم:
به این ترتیب، محاوره ایجاد کار جدید، به شکل زیر تغییر می کند:
شرح کار
شرح کار در محاوره قبل (کار جدید) تعیین می شود اما در این محاوره هم قابل ویرایش است. عبارتی که در این قسمت وارد می کنید، در هنگام ایجاد یک کار جدید بطور پیش فرض به عنوان شرح کار نمایش داده می شود. حال اگر می خواهید کاربر در هنگام ایجاد کار جدید بتواند این عبارت را تغییر دهد باید در محاوره پیوند به کار جدید، گزینه امکان تغییر شرح کار را تیک بزنید. البته همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید، این گزینه بطور پیش فرض فعال است:
لینک انجام کار (وظیفه)
در مواردی که قرار است کاربر یک وظیفه خاص را اجرا کند از این لینک استفاده می شود. برای مثال فرض کنید کاربر در یک مرحله از فرایند فروش باید پیش فاکتور را تایید یا لغو کند، در این صورت باید از لینک انجام وظیفه استفاده نماید.
آدرس لینک انجام کار
برای بدست آوردن آدرس لینک انجام کار، ابتدا باید روی لینک وضعیت فعلی کار کلیک کنیم. در مثال زیر، وضعیت فعلی کار با خط قرمز مشخص شده است:
با این کار، محاوره "مشخصات کار" به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
حال همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است، برگه مدیریت را کلیک کنید تا محتوای این برگه به شکل زیر باز شود:
حال روی پیوند اجرای کار کلیک کنید تا آدرس این لینک را به شکل زیر روی صفحه مشاهده کنید:
حال پس از تعیین نوع احراز هویت، می توانید لینک این وظیفه را در صفحه مورد نظر خود embed کنید.
لینک عملیات ویژه*
اگر فعالیتی که کاربر انجام می دهد مستقل از وضعیت کار است، آنگاه می توانید از لینکهای مرتبط با عملیات ویژه استفاده کنید. برای مثال فرض کنید مدیر یک سازمان می خواهد در جریان وضعیت کارها باشد یا مثلا یک مشتری می خواهد از وضعیت سفارش خود مطلع شود.
*: منظور همان عملیات خاص است اما با توجه به اینکه لینکها در کلاینت وب تعریف و مدیریت می شود و از طرفی در کلاینت وب از واژه عملیات ویژه استفاده شده است لذا برای هماهنگی در این مستند نیز از این عبارت استفاده شده است.
آدرس لینک عملیات ویژه
لینکهای عملیات ویژه همانند لینک انجام کار، دقیقا در محاوره مشخصات کار قرار دارد بنابراین در این مورد هم ابتدا روی لینک وضعیت فعلی کلیک می کنیم و در محاوره "مشخصات کار"، برگه "مدیریت" را کلیک می کنیم. در شکل زیر لینکهای عملیات ویژه را در گردش کار کالاها مشاهده می کنید:
در مورد عملیات ویژه، آیکون لینکها با فاصله از عملیات ویژه و در سمت چپ صفحه قرار دارند که برای بدست آوردن آدرس لینک، باید روی این آیکونها کلیک کنید. برای مثال روی لینک اولین عملیات ویژه (لغو کارها) کلیک می کنیم. با این کار، محاوره پیوند به عملیات ویژه به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
حال پس از تعیین نوع احراز هویت، می توانید لینک این عملیات ویژه را در صفحه مورد نظر خود جاساز (embed) کنید.
لینک دریافت و مشاهده منابع دیجیتال
دو نوع منبع دیجیتال در گردش کارها وجود دارد: پیوستهای کار و منابع دیجیتال مرتبط با فیلدهای منبع دیجیتال. در ادامه روش دسترسی به لینک این منابع به تفکیک شرح داده می شود:
- آدرس لینک پیوستهای کار
برای دسترسی به لینک پیوستها، روی وضعیت فعلی کار کلیک می کنیم تا محاوره مشخصات کار باز شود و در این محاوره همانند شکل زیر روی برگه پیوست کلیک می کنیم :
در این برگه، می توانیم لینک هر پیوست را بدست بیاوریم. در مثال بالا، اگر روی آیکون لینک کلیک کنیم، محاوره پیوند به منبع دیجیتال برای شناسنامه به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
ضمنا در این محاوره می توانید همانند شکل زیر، شرح دلخواهی را برای این پیوست وارد کنید:
این شرح در هنگام نمایش منبع دیجیتال، به شکل زیر نشان داده خواهد شد:
- آدرس لینک منابع دیجیتال مرتبط با فیلدهای منبع دیجیتال
همانطور که می دانید در ورود اطلاعات فیلدهای منبع دیجیتال، محاوره انتخاب منبع دیجیتال باز می شود و کاربر می تواند از منابع دیجیتال موجود در این محاوره، منبع مورد نظر خود را انتخاب نماید. برای نمونه به شکل زیر توجه کنید:
در این فرم، فیلد "کد وسیله" از نوع منبع دیجیتال است و لذا می توانیم با کلیک روی آیکون 
محاوره انتخاب منبع دیجیتال را به شکل زیر باز کنیم:
در این محاوره، می توانیم به آدرس لینک تمام منابع دیجیتال در سرشاخه عکسها با کد 05 دسترسی داشته باشیم. برای مثال با انتقال نشانگر به کاتالوگ دستگاه S10 و کلیک روی آیکون لینک، محاوره پیوند به این منبع دیجیتال به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
ملاحظه می کنید که در این مورد هم می توانیم یک شرح دلخواه برای منبع دیجیتال را وارد کنیم.. در هر صورت، پس از تعیین نوع احراز هویت، می توانید این لینک را در صفحات مورد نظر خود embed کنید.
لینک گزارش وضعیت پایگاه داده
وضعیت پایگاه داده در اینجا به معنی میزان فعال بودن و جریان در گردش کارهاست. در واقع تعداد گردش کارهای فعال، تعداد کارهای فعال در هر گردش کار، آخرین وظیفه انجام شده در پایگاه و زمان انجام این وظیفه، اطلاعاتی است که وضعیت پایگاه داده را نشان می دهد.
آدرس لینک وضعیت پایگاه داده
برای بدست آوردن آدرس این لینک، همانند آنچه که در شکل زیر نمایش داده شده است، روی آیکون منوی اصلی کلیک کنید:
با این کار، منوی اصلی سیستم به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
در این منو، روی گزینه "تنظیم" کلیک کنید تا منوی تنظیم به شکل زیر روی صفحه باز شود:
در این محاوره، لینک به صفحه وضعیت پایگاه داده با خط قرمز رنگ مشخص شده است. حال روی این لینک کلیک کنید تا محاوره پیوند به این صفحه به شکل زیر روی صفحه باز شود:
حال پس از تعیین نوع احراز هویت، می توانید این آدرس را در صفحه مورد نظر خود به شکل یک لینک جاساز (embed) کنید. با کلیک روی این لینک، گزارش وضعیت پایگاه داده به شکل زیر روی صفحه نمایش داده می شود:
