برای آشنایی با مدیریت یک کار خاص، ابتدا بهتر است بطور کلی با مفهوم مدیریت کار در سیستم مدیریت فرایندها آشنا شویم
مدیریت کارها در سیستم مدیریت فرایندها
مفهوم مدیریت کارها در سیستم مدیریت فرایندها ارتباط تنگاتنگی با فرم فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) دارد. به این معنی که کاربر دارای نقش مدیریت کار می تواند فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) را ملاحظه کرده و امور مدیریتی زیر را روی کار(های) مورد نظر خود اعمال نماید:
- ملاحظه و ویرایش اطلاعات در فرم عمومی
- ملاحظه اجزای فیلدهای آرایه های یک کار
- انجام وظیفه در یک کار
- نمایش برگه جزئیات انجام وظیفه کار
- ملاحظه پیوستهای کار
- انجام عملیات خاص
- بیدار کردن کارهای در وضعیت انتظار
- تعیین اولویت کارها
- تعیین دقیق نقشهای کاربران کار
- ملاحظه کاربران دارای نقش در کار
- تعیین کاربران مجازی دستی کار
- ارسال پیام برای کار
- تعلیق/عدم تعلیق کارها
- نمایش سرجمع انجام وظایف در دیاگرام گردش کار
این امور از طریق کلیک روی آیکونهای مشخص در نوار ابزار فهرست کارها (شکل زیر) انجام می شود:
در این محاوره (شکل بالا) آیکونهای مرتبط با امور مدیریت کارها با خط قرمز مشخص شده است.
مدیریت یک کار خاص در فهرست کارها
همانطور که گفته شد، مدیریت کار، تنها در محاوره فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) انجام پذیر است. بنابراین برای مدیریت یک کار خاص باید به نوعی این کار را در فرم فهرست کارها نمایش دهیم. تا قبل از نسخه 15.27 برای مدیریت یک کار خاص دو راه وجود داشت: یک از طریق کارتابل انجام کارها و دو از طریق گزارش فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف)
- از طریق کارتابل
در کارتابل انجام کارها و در ناحیه امکانات موجود برای هر کار، تکمه ای بنام "مدیریت کار" وجود دارد (شکل زیر):
با کلیک روی این تکمه، محاوره فهرست کارها(به همراه فیلدهای قابل تعریف) به شکل زیر، برای مدیریت این کار خاص باز می شود:
- از طریق گزارش فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف)
در این روش، باید با اعمال شرایط مناسب، کار مورد نظر خود را در فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) فراخوانی کنیم. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
در این مثال، فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) مشروط به کالاهایی شده است که نام آنها شامل واژه "حوله" است. حال با تصویب این محاوره، فرم فهرست کارها برای مدیریت کار به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
مدیریت کار تحت مکان نما: توسعه امکان مدیریت کارها
در نسخه جدید علاوه بر دو روش قبلی برای مدیریت یک کار خاص، امکان مدیریت کار تحت مکان نما نیز به سیستم افزوده شده است. به این ترتیب این امکان وجود دارد که در هر لیستی از کارها از قبیل فهرست کارهای درهمکرد، و انواع گزارشها مثل گزارش تراکنشها، خلاصه وضعیت کارها و ... بتوانیم مکان نما را روی کار مورد نظر منتقل کنیم و سپس به نحوی محاوره مدیریت کار را باز کنیم. برای مثال به شکل زیر توجه کنید:
در این مثال کاربری در حال ملاحظه تراکنشهای یک گردش کار است و به این نتیجه می رسد که باید کار تحت مکان نما را تعلیق کند. برای این کار همانطور که در شکل نمایش داده شده است، پس از انتقال مکان نما به کار مورد نظر، از منوی "فهرست کارها" روی گزینه "مدیریت کار تحت مکان نما" را کلیک می کند. به این ترتیب، محاوره فهرست کارها(به همراه فیلدهای قابل تعریف) برای مدیریت این کار به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
حال در این محاوره، کاربر می تواند این کار را تعلیق کند.
فرم مناسب برای مدیریت یک کار خاص
همانطور که در مثالها ملاحظه کردید، فرم فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) شامل یک جدول چند ستونی است که لیستی از کارها را نمایش می دهد. این ساختار و جانمایی اطلاعات در فهرست کارها به شکلی که تاکنون وجود داشته است، بیشتر مناسب امور مدیریتی گروهی و نمایش اطلاعات سرجمع است و خیلی مناسب مدیریت یک کار خاص نیست. به عبارت دیگر در محاوره مدیریت یک کار خاص چون خبری از لیست کارها وجود ندارد لذا لزومی به استفاده از فرمت جدول و درگیری با محدودیتهای نمایش جدولی نیست.
محدودیتهای نمایش جدولی اطلاعات یک کار
- از آنجایی که عرض صفحه نمایش محدود است لذا اساسا در جدول نمی توانیم بیش از چند فیلد را نمایش دهیم. در غیر این صورت عرض فیلدها کم شده و اطلاعات به شکل بریده شده نمایش داده خواهد شد.
- بعضی از فیلدهای قابل تعریف مثل فیلدهای تصویری، فیلدهای متنی با محتوای زیاد (مثلا بیش از 100 کاراکتر)، فیلدهای متن نامحدود، متن غنی شده فضای زیادی را برای نمایش مناسب می طلبد. برای نمایش این فیلدها یک سطر کافی نیست و ارتفاع ناحیه در مواردی به اندازه چند سطر جدول می باشد.
- بعضی از فیلدهای سیستمی مثل یادداشت آغازین و آخرین یادداشت انجام وظیفه در مواردی ممکن است فضای زیادی نیاز داشته باشند.
- در نمایش جدولی، امکان ارائه توضیحات و راهنما برای محتوای ستونها وجود ندارد.
- امکان دسته بندی در نمایش جدولی وجود ندارد. یعنی این که نمی توانیم برای مثال سه ستون دارای محتوای مرتبط به هم را به شکلی بصورت دسته بندی شده مشخص کنیم.
تعریف سرصفحه و پاصفحه مناسب
در مدیریت یک کار خاص، صفحه محاوره فهرست کارها کاملا متعلق به یک کار است ولذا دست طراح سیستم برای جاگذاری بهینه و حداکثری فیلدهای کار باز است. بنابراین می توانید با طراحی سرصفحه و پاصفحه های مناسب، اطلاعات ضروری و توصیفی کار را به شکل مناسب در بخشهای مختلف محاوره توزیع کنید. در ادامه مطلب ابتدا با اطلاعات ضروری برای مدیریت کار آشنا می شویم و سپس از طریق یک مثال، از امکانات و ظرفیتهای فرم فهرست کارها برای طراحی یک محاوره مناسب مدیریت کار آشنا می شویم.
اطلاعات ضروری برای مدیریت یک کار
در محاوره مدیریت یک کار، علاوه بر اطلاعات و فیلدهای عادی یک سری اطلاعات و فیلدها برای آگاهی از وضعیت روند گردش کار و سلسله مراتب نقشها و اختیارات سازمانی ضروری است. اطلاعاتی مثل:
فیلدهای سیستمی
- یادداشت آغازین کار
- یادداشت انجام وظیفه کار
- زمان آغاز کار
- نوع آغاز کار
- کل مدت زمان طی شده برای انجام کار
- وضعیت فعلی کار
- زمان انتظار در وضعیت فعلی
- کاربر آغازکننده کار
- کاربر آخرین وظیفه کار
- تاریخ انجام آخرین وظیفه کار
- هزینه انجام کار
- کیفیت کار
- تاریخ سررسید کار
- زمان باقیمانده تا سررسید کار
- اولویت کار
- وضعیت تعلیق کار
فیلدهای قابل تعریف
- فیلدهای عادی: فیلدهای عمومی از نوع متن، عدد و تاریخ و زمان مثل نام کالا، قیمت، نام مشتری، شماره سفارش، ...
- فیلدهای خاص
- فیلدهای از نوع کاربر: با نمایش کاربر، اطلاعات مهم مرتبط با کاربر مثل جایگاه سازمانی کاربر، آدرس ایمیل و شماره شناسایی کاربر در سایر سیستمها نمایش داده شود.
- فیلدهای انتخابگر حرفی: اگر این فیلدها بسته به شرایط معینی انتخاب و نمایش داده می شود، آنگاه باید این شرایط را در ستون جزئیات فیلد نمایش دهیم. برای مثال فرض کنید اطلاعات کارمندان از سیستم مالی خوانده می شود و قرار است کارمندان سال جاری فراخوانی شود. در این صورت بهتر است تاریخ استخدام کارمند را در ستون جزئیات نمایش دهیم.
- فیلدهای منبع دیجیتال: در این مورد باید گروه فیلدهایی که نشانگر وضعیت منبع دیجیتال است نمایش داده شود. برای مثال فرض کنید فیلد منبع دیجیتال برای ذخیره کردن اطلاعات دستگاهها استفاده شده است. حال فرض کنید در گروه فیلدهای این منبع دیجیتال فیلدی به نام "وضعیت دستگاه" وجود دارد که نشان می دهد دستگاه "سالم" یا "اسقاط" است و یا این که "در دست تعمیر" است. در اینجا باید این وضعیت به کاربر نمایش داده شود.
نکته مهم: منظور اصلی از تمام موارد بالا این است که باید تلاش شود تمام اطلاعات لازم برای مدیریت کار، در محاوره گنجانده شود به شکلی که کاربر تا حد امکان، نیازی به باز کردن محاوره دیگری نداشته باشد. در غیر این صورت مشتری اطلاعات مورد نیاز خود را مرحله به مرحله مطالبه خواهد کرد و این کار باعث هزینه های مکرر در طراحی های متعدد و در نهایت باعث نارضایتی مشتری خواهد شد. ارائه حداکثری اطلاعات لازم به کاربر، او را از آموزش برای یافتن این اطلاعات بی نیاز می کند و ضمن بالا رفتن میزان رضایت مشتری، هزینه های راه اندازی را کاهش خواهد داد.
در مثالی که در ادامه مطلب آمده است، توزیع اطلاعات کار در سرصفحه، ناحیه جزئیات و پاصفحه نمایش داده شده است.
یک مثال از فرم مدیریت یک کار
در شکل زیر یک نمونه فرم مدیریت یک کار خاص را مشاهده می کنید. این فرم برای گردش کار "خرید و تامین کالاها" طراحی شده است:
همچنانکه مشاهده می کنید، در این فرم، ضمن دسته بندی اطلاعات در ناحیه های مختلف، از فضای مناسبی برای نمایش تصویر و یادداشتها استفاده شده است، ضمنا از رنگ نیز برای برجسته کردن فیلدهای وجه پرداختی و اطلاعات سررسید کار استفاده شده است. نکته دیگر این که فیلد "موجودی کالا" مرتبط با انتخابگر حرفی فیلد کالا و فیلد "مدیر کارشناس" مرتبط با فیلد کارشناس خرید (از نوع کاربر) اطلاعات مهمی هستند که به شکل فیلدهای محاسباتی تعریف شده و توسط یک تابع تولید و نمایش داده می شود.
فرم پیش فرض فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف)
از آنجایی که مدیریت کار تحت مکان نما از فرم پیش فرض فهرست کارها (به همراه فیلدهای قابل تعریف) استفاده می کند لذا باید فرم پیش فرض را مناسب مدیریت یک کار تعریف کنید (شکل زیر):
بدیهی است که فرمهای بعدی می تواند مناسب نمایش و مدیریت فهرستی کارها تعریف شود.