همانطور که می دانید در سیستم مدیریت فرایندها می توانیم از یک انتخابگر حرفی در گردش کارهای مختلف استفاده کنیم. برای مثال یک مشتری خاص که از نوع انتخابگر حرفی است می تواند در گردش کارهای زیر استفاده شود:
مثال 1: مشتری
- گردش کار پشتیبانی
- گردش کار فروش
- گردش کار پیگیری مطالبات
- گردش کار قراردادها
- گردش کار مدیریت همایشها
- گردش کار اطلاع رسانی به مشتریان
در این مثال اگرچه یک انتخابگر حرفی در گردش کارهای متعدد استفاده شده است اما ماهیت این فیلد در تمام گردش کارها مشابه است و از نوع مشتری است. اما ممکن است از یک فیلد انتخابگر حرفی در گردش کارهای مختلف با ماهیت متفاوت استفاده شود. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
مثال 2: خودروها
فرض کنید در یک شرکت، یک گردش کار حمل و نقل وجود دارد که از فیلد "خودرو" به شکل انتخابگر حرفی استفاده می کند ماهیت این فیلد در این گردش کار در واقع یک وسیله نقلیه است. همزمان گردش کار دیگری بنام خرید و تامین کالاها وجود دارد که از فیلد انتخابگر حرفی "خودرو" با ماهیت کالا استفاده می کند.
حال فرض کنید به دلایل مختلف می خواهیم بدانیم یک انتخابگر حرفی خاص در کدام کارها استفاده شده است. به عبارت دیگر می خواهیم رد پای انتخابگر حرفی را در گردش کارها ملاحظه کنیم.
ردیابی یک انتخابگر حرفی خاص در گردش کارها
وقتی یک انتخابگر حرفی در گردش کارهای متعدد استفاده می شود آنگاه آگاهی از میزان و نحوه حضور این انتخابگر حرفی در کارهای مختلف می تواند اطلاعات بسیار مفیدی را به کاربران ارائه کند. برای نمونه، در مثال اول می خواهیم بدانیم یک مشتری خاص:
- چند بار خدمات پشتیبانی را دریافت کرده است؟
- چه محصولاتی را خریداری کرده است؟
- آیا مطالباتی داشته و پیگیری مطالبات مشتری در چه مرحله ای است؟
- آیا این مشتری قرارداد پیشتیبانی خود را تمدید کرده است؟
- آیا در همایشهای سالانه ما این مشتری حضور داشته است؟
- آیا اطلاع رسانی سررسید قرارداد پشتیبانی به این مشتری انجام شده است؟
و در مثال دوم می خواهیم میزان کارهای حمل و نقل توسط یک خودروی خاص را در کنار مشخصات خودرو (موجودی، سال ساخت، سال خرید، رنگ، قیمت و ...) به عنوان یک کالای خریداری شده، ملاحظه کنیم. در هر صورت برای پاسخ به این نیاز، باید گزارشی از کارهای استفاده کننده از انتخابگر حرفی مورد نظر تهیه کنیم. در ادامه به روشهای مختلف این گزارش گیری می پردازیم.
روشهای گزارش گیری از کارهایی که از یک انتخابگر حرفی استفاده کرده اند
برای تهیه یک گزارش جامع از کارهایی که از یک انتخابگر حرفی خاص استفاده کرده انددو روش وجود دارد:
- روش اول: جستجوی کارها با استفاده از تابع SearchWork
تا قبل از نسخه جدید، تنها راه گزارشگیری این بود که با استفاده از تابع SearchWork محتوای انتخابگر حرفی را در یک گردش کار بازیابی کنیم. این روش علاوه بر پیچیدگیهای برنامه نویسی در واقع محدود به یک گردش کار است. یعنی این که در هر بار فقط در یک گردش کار می توانیم جستجو را انجام دهیم و لذا باید به تعداد گردش کارها برنامه جستجو را تکرار کنیم. ضمنا در این روش، با هر تغییر در فیلدهای انتخابگر حرفی در گردش کارها باید برنامه جستجو را بروزرسانی کنیم.
- روش دوم: گزارش فهرست انتخابگرهای حرفی استفاده شده در کارها
در نسخه جدید سیستم مدیریت فرایندها (15.27) امکان گزارشگیری فراگیر از انتخابگرهای حرفی پیاده سازی شده است. برای این کار کافی است همانند شکل زیر، در منوی فهرست کارها گزینه "فهرست انتخابگرهای حرفی استفاده شده در کارها" را کلیک کنید:
با این کار، محاوره "فهرست انتخابگرهای حرفی استفاده شده در کارها" به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
در این محاوره ابتدا از فهرست SQL View برنامه View ی مربوط به انتخابگر حرفی مورد نظر خود را انتخاب کنید. همانطور که ملاحظه می کنید در این مثال انتخابگر حرفی محصولات (_NosaWorkView_Products) انتخاب شده است. با این کار، فهرست گردش کارهای استفاده کننده از این انتخابگر حرفی به شکل چک باکس ظاهر می شود که می توانید گردش کارهای مورد نظر خود را انتخاب کنید. علاوه بر این در این محاوره ابزارهای متعدد دیگری برای محدود کردن فهرست گردش کارها تعبیه شده است که می توانید از آنها استفاده کنید. در این مثال، سه گردش کار از انتخابگر حرفی محصولات استفاده کرده اند. با تصویب این محاوره، فهرست انتخابگرهای حرفی استفاده شده در کارها به شکل زیر نمایش داده می شود:
حال در این محاوره می خواهیم فهرست کارهای استفاده کننده از پرینتر MFC-8860DN را ملاحظه کنیم. برای این کار کافی است مکان نما را به سطر مورد نظر منتقل کنید و سپس آیکون 
موجود در نوار ابزار را کلیک کنید. به این ترتیب محاوره "انتخاب نوع استفاده از انتخابگر حرفی در گردش کارها" به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
همانطور که قبلا هم گفته شد، یک انتخابگر حرفی می تواند در چند گردش کار استفاده شود لذا در این محاوره باید همانند شکل زیر، فهرست بازشونده "فیلدهای انتخابگر حرفی" را باز کنید و از آنجا گردش کار مورد نظر خود را انتخاب کنید:
در این مثال، گردش کار تعمیر و نگهداری انتخاب می شود. توجه کنید که علاوه بر گردش کار، نام فیلد انتخابگر نیز نمایش داده می شود. در این مثال، نام فیلد انتخابگر حرفی، "دستگاه" است. با تصویب این محاوره، فهرست کارهای استفاده کننده از این انتخابگر در گردش کار "تعمیر و نگهداری" به شکل زیر نمایش داده می شود.
به همین ترتیب می توانیم فهرست کارهای استفاده کننده از این انتخابگر حرفی را در گردش کارهای دیگر ملاحظه کنیم.
نکته: در این گزارش، فیلدهای انتخابگر حرفی که اجزای یک آرایه هستند نیز نمایش داده می شود.