انجمن‌ها

 

همانطور که می دانید در سیستم مدیریت فرایندها، هر پایگاه شامل تعدادی گردش کار است. حال فرض کنید به هر دلیل می خواهیم تعاریف یک گردش کار را از یک پایگاه به پایگاه دیگر منتقل نماییم. لازم به تاکید است که در این انتقال تراکنشها و داده های گردش کار منتقل نمی شود و در واقع وضعیت صفر گردش کار بصورت خام (متا دیتا) به یک پایگاه دیگر منتقل می شود. حال باید ببینیم اساسا در چه مواردی یک گردش کار منتقل می شود یا عبارت دیگر کاربردهای عملی یا (use case)های انتقال گردش کار کدامست.

کاربردهای عملی انتقال گردش کار

انتقال گردش بطور عمده در موارد زیر انجام می شود.

• پشتیبانی گردش کار مشتری در شرکت نوسا: اگر مشتری به دلایل سیاستهای امنیتی اجازه دسترسی راه دور به سیستم مدیریت فرایندهای خود را ندهد آنگاه تنها راه پشتیبانی این سیستم، انتقال گردش کارهای مشتری به سرور شرکت می باشد.
• ایجاد یک گردش کار از پیش تعریف شده (Best Practice) برای مشتری: در حال حاضر در شرکت نوسا و احتمالا در آینده در مراکز دیگر، گردش کارهای نمونه و تست شده ای برای فرایندهای عام و پرکاربرد ایجاد می شود که برای استفاده در مراکز مشتریان باید به سرور مشتریان منتقل شود.
• تبادل گردش کارها بین مشتریان: در مواردی ممکن است مشتریانی که کسب و کار مشترک دارند بخواهند گردش کارهای نمونه خود را میان خود رد و بدل کنند.

برای هر کدام از موارد کاربرد فوق، نیازمندیها و امکانات خاصی وجود دارد. برای اطلاع از الزامات انتقال گردش کار، ابتدا بهتر است با تعاریف یک گردش کار آشنا شویم. به بیان دیگر انتقال پایگاه به شکل مناسب یعنی انتقال حداکثری تعاریف (متادیتای) گردش کار

تعاریف یک گردش کار

تعاریف مرتبط با هر گردش کار را در دو سطح می توانیم بررسی کنیم: اول تعاریفی که بطور اختصاصی به گردش کار مربوط است و دوم تعاریفی که مستقل از گردش کار و در سطح پایگاه است.

1-تعاریف در سطح گردش کار

در مورد تعاریف در سطح گردش کار یا به عبارتی تعاریف اختصاصی گردش کار، امکانات ایجاد فایل صادره وجود دارد و در واقع بخش عمده تعاریف گردش کار،  از طریق Export انجام می شود. در ادامه ابتدا به این موارد می پردازیم و سپس تعاریفی که امکان Export ندارند را بررسی می کنیم.

1-1) دیاگرام گردش کار

بخش اصلی ساختار گردش کار از طریق ایجاد فایل صادره از دیاگرام گردش کار منتقل می شود. دیاگرام در واقع حاوی ساختار اصلی گردش کار شامل وظایف، وضعیتها، کاربران دارای نقش در گردش کار و برنامه گردش کار است. علاوه بر اینها ویژگیهای دیگری نیز در دیاگرام تعیین می شود که برای اطلاع دقیق تر از این ویژگیها بهتر است بهبه دیالوگ اصلاح مشخصات گردش کار در دیاگرام توجه کنید:

 

همانطور که ملاحظه می کنید، در این محاوره کاربران دارای نقشهای سراسری در ناحیه پایین و ویژگیهای دیگر گردش کار در برگه های متعدد ( عمومی، برنامه ، اطلاع رسانی، تفویض اختیار و ...) تعیین و ثبت می شود. روش انتقال این مشخصات به پایگاه مبدا از طریق فایل صادره (Export) انجام می شود.

 

ایجاد فایل صادره از دیاگرام گردش کار

تمام تنظیمات و ویژگیهای موجود در محاوره اصلاح اطلاعات گردش کار، در فایل صادره دیاگرام دخیره می شود و این فایل صادره عینا در پایگاه مقصد بازیابی می شود. برای تهیه فایل صادره از دیاگرام، ابزاری به شکل  در محاوره دیاگرام وجود دارد که در شکل زیر ملاحظه می کنید:

 

با کلیک روی این آیکون، محاوره ذخیره فایل به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره باید یک مسیر دلخواه و یک نام دلخواه برای فایل صادره انتخاب کنید و در نهایت تکمه Save را کلیک کنید. حال باید این فایل را در پایگاه مقصد فراخوانی کنیم.

 

فراخوانی فایل وارده دیاگرام

برای این کار ابتدا باید در پایگاه مقصد و در محاوره «ایجاد و اصلاح گردش کار ها» محاوره دیاگرام مرتبط با گردش کار مورد نظر را باز کنید. سپس همانند شکل زیر، در نوار ابزار، روی آیکون   کلیک کنید:

 

با کلیک روی این آیکون، پیغامی به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

فراخوانی فایل وارده دیاگرام باعث حذف اطلاعات جاری دیاگرام و فرمهای اختصاصی وظایف می شود. بنابراین فراخوانی اشتباه می تواند باعث از بین رفتن گردش کار جاری و تبدیل آن به گردش کار انتقالی شود لذابرای جلوگیری از اشتباههای احتمالی، این پیغام ظاهر می شود و باعث می شود کاربر با دقت بیشتر و پس از اطمینان کامل، عملیات انتقال را ادامه دهد. در هر صورت پس از تصویب پیغام فوق، محاوره انتخاب فایل به شکل زیر باز می شود:

 

در این محاوره، مسیر فایلی را که در قسمت قبل به شکل فایل صادره ایجاد کردیم، پیدا می کنیم و فایل یادشده را به عنوان فایل وارده انتخاب و تکمه Open را کلیک می کنیم. با این کار، محاوره زیر روی صفحه باز می شود:

 

هر گردش کار در پایگاه مبدا، دارای یک سری کاربران دارای نقش (نقشهای سراسری، وضعیتها و وظایف) است. نکته اینجاست که باید ببینیم آیا تمام یا تعدادی از این کاربران در پایگاه مقصد نیز عینا موجود هستند؟ آیا کاربران دیگری با نامهای دیگر وجود دارند که جایگزین این کاربران شوند؟ اقدام به بررسی و حل این مساله را تطبیق کاربران می نامیم. حال اگر به دلیل مغایرتهای زیاد در کاربران پایگاههای مبدا و مقصد یا هر دلیل دیگری مایل به تطبیق کاربران نیستید می توانید کلید خیر را کلیک کنید. در غیر این صورت با تایید محاوره فوق سیستم به دنبال تطبیق کاربران دارای نقش در گردش کار خواهد رفت .

 

تطبیق کاربران دارای نقش در گردش کار

در این مرحله سیستم، کاربران دارای نقش در گردش کار انتقالی را با کاربران موجود در پایگاه جاری (مقصد)مقایسه می کند و نتیجه این بررسی را در محاوره «تطبیق کاربران نقشهای گردش کار» به شکل زیر روی صفحه نمایش می دهد:

 

برای تطبیق کاربران، نیاز به یک مبنا و معیار داریم که برای این کار فیلد «نام در ویندوز کاربر» به عنوان معیار تطبیق در نظر گرفته می شود. به این صورت که سیستم نام در ویندوز کاربران را با هم تطبیق می دهد و کاربران دارای نام در ویندوز مشابه را هم ارز و متناظر هم در نظر می گیرد. البته چون این معیار لزوما صادق نیست لذا تایید و تطبیق نهایی به عهده مدیر سیستم است که به شکل دستی این کار را انجام می دهد.

ملاحظه می کنید که کاربران هم ارز در یک سطر قرار می گیرند که دو ستون اول شامل نام و نام در ویندوز کاربران در فایل وارده است و دو ستون دوم مربوط به نام و نام در ویندوز کاربر مشابه با آن در پایگاه جاری (مقصد) است.

علاوه بر موارد تطبیق یافته، کاربران دیگری هم وجود دارند که کاربر متناظری در پایگاه مقصد ندارند. در این مثال کاربر «آقای سرابی» از این نوع است. یعنی این کاربر در فایل وارده وجود دارد اما نام در ویندوز این کاربر در پایگاه جاری (مقصد) وجود ندارد و بنابراین تطبیقی صورت نگرفته است. در هر صورت این محاوره تنها برای کمک به ادمین سیستم می باشد و همانطور که گفته شد، تعیین نهایی کاربران دارای نقش در گردش کار به عهده ادمین است . در اینجا ادمین چند انتخاب دارد:

1. تطبیق دستی کاربران تطبیق نیافته

ممکن است ادمین تصمیم بگیرد کاربران تطبیق نیافته را با کاربران دیگری به شکل دستی منطبق کند.

2. حذف کاربران تطبیق نیافته

در این حالت، ادمین کاربران تطبیق نیافته را حذف می کند و بقیه کاربران را تایید می کند. بدیهی است که به این ترتیب نقشهای مرتبط با این کاربران از گردش کار حذف می شود ولذا ادمین باید در مرحله بعد کاربران تطبیق نیافته را ایجاد کند و این کاربر را با نقشهای مناسب در وظایف و وضعیتهای مورد نظر تعیین نماید.

3. لغو محاوره

در مواردی که تعداد کاربران تطبیق نیافته زیاد است، ممکن است ادمین تصمیم به لغو محاوره بگیرد که در این حالت مواجه با پیغام زیر خواهد شد:

 

در این روش ادمین پس از بررسی کاربران پایگاه مقصد، کاربران مورد نیاز را تعریف می کند و مجددا اقدام به فراخوانی فایل وارده می کند.

 

1-2) فیلدها و ساختار گردش کار

بخش عمده ای از تعاریف و متادیتای گردش کار از طریق ایجاد فایل صادره از محاوره تعریف فیلدهای گردش کار منتقل می شود. البته این فایل صادره فقط شامل فیلدها نیست و علاوه بر آن تعاریف دیگری از قبیل فرمهای نمایش، عملیات خاص و ... را نیز شامل می شود که در ادامه با آن آشنا خواهیم شد.

ایجاد فایل صادره از محاوره "تعریف فیلدهای گردش کار"

برای این فایل صادره باید مطابق شکل زیر، در محاوره «تعریف فیلدهای گردش کار» ابتدا با کلیک روی آیکون  محاوره را به حالت ویرایش تبدیل کنید و سپس برای ایجاد فایل صادره روی آیکون  کلیک کنید:

 

با این کار، محاوره «ذخیره تعاریف فیلدها، ...» به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

همانطور که ملاحظه می کنید در این محاوره علاوه بر فیلدها، فرمهای نمایش شامل فرمهای عمومی و اختصاصی وظایف گردش کار، فرم چاپی برگه های وضعیت کار، عملیات خاص، کاربران برنامه، کاربران پیشنهادی، گزارشهای مبتنی بر برنامه و اطلاعات دسترسی کاربر ناشناس برنامه گردش کارنیز می باشد. توجه می کنید که لزوما نیازی به انتقال تمام گزینه های موارد فوق نیست و ادمین می تواند هر تعداد از موارد فوق را به دلخواه انتخاب نماید. برای مثال ادمین می تواند از میان فرمهای نمایشی تعدادی خاص را انتخاب نماید.

نکته مهم: از میان انواع عملیات خاص، نوع « ملاحظه پیش نمایش گزارش تفصیلی کار به تفکیک آرایه » قابل انتقال نیست زیرا این عملیات خاص به پیش تنظیم های کاربر وابسته است و پیش تنظیمها بطور کلی قابل انتقال نیست.

حال کافی است مسیر و نام فایل را در قسمت «فایل صادره» تعیین کنید و در انتها محاوره را تصویب کنید.به این ترتیب بخش عمده ای از تعایف گردش کار بصورت فایل صادره ذخیره می شود.

 

فراخوانی (Import) فایل صادره

برای فراخوانی این فایل در گردش کار مقصد باید مطابق شکل زیر، محاوره فیلدهای گردش کار را باز کنید و پس از تبدیل محاوره به حالت ویرایش، روی آیکون  واقع در نوار ابزار کلیک کنید:

 

دقت کنید که این بازیابی تنها زمانی امکان پذیر است که همانند مثال فوق، لیست فیلدها خالی باشد در غیر این صورت با پیغام زیر روبرو خواهید شد:

 

به این ترتیب با محاوره «خواندن تعاریف فیلدها، ...» به شکل زیر روبرو خواهید شد:

 

در این محاوره باید فایل وارده را معرفی کنید. پس از تعیین فایل وارده، محاوره فوق به شکل زیر درمی آید:

 

ملاحظه می کنید که در این مرحله سیستم فایل وارده و محتویات آن را شناسایی می کند و محتوای این فایل در برگه های فرمهای نمایش، برگه های وضعیت کار، عملیات خاص، کاربران برنامه و گزارشهای مبتنی بر برنامه گردش کار، نمایش داده می شود. در این مرحله نیز می توانید آیتمهای موجود در این برگه ها را به دلخواه انتخاب کنید. در ادامه محتویات و تنظیمات برگه ها را بطور دقیق تر بررسی می کنیم:

فرمهای نمایش

در این برگه (شکل زیر)، فرمهای عمومی و اختصاصی وظایف لیست می شود و ادمین می تواند تمام یا تعدادی از فرمها را فراخوانی نماید.

 

توجه کنید: اگر در فرمهای نمایش از گروه پارامترها استفاده شده باشد، ابتدا باید حتما گروه پارامترهای یادشده را در پایگاه مقصد ایجاد کنید و سپس فراخوانی را انجام دهید در غیر این صورت با پیغام خطایی مثل پیغام زیر روبرو خواهید شد:

 

ملاحظه می کنید که چون در پایگاه مقصد، گروه فیلد با کد 32 وجود ندارد لذا عملیات فراخوانی با خطا متوقف می شود.

 

چگونگی حذف فرمهای موجود

فرض کنید گردش کار مقصد، دارای فرمهای نمایشی است. البته این مورد کمی بعید به نظر می رسد چون گردش کاری که فیلد ندارد قاعدتا نباید فرمی هم داشته باشد. اما از آنجایی که تعریف یک فرم با انواع ناحیه بندی و انواع فیلدها می تواند خیلی پیچیده و زمان بر باشد لذا بطور کلی امکان وجود فرمهای نمایشی بدون محتوای فیلدها وجود دارد و در موارد خیلی خاص ممکن است مورد نیاز باشد. برای مثال ممکن است ادمین یک فرمی را با فیلدهای تستی طراحی کند و بعد بخواهد فیلدها را پاک کرده و از فایل وارده فراخوانی کند. در هر صورت در این موارد سه گزینه برای فرمهای موجود وجود دارد:

• تمام فرمهای موجود برای تمام وظایف این گردش کار حذف شوند

با انتخاب این گزینه، تمام فرمهای عمومی و اختصاصی موجود برای وظایف حذف می شود.

• فقط فرمهای موجود برای وظایفی که انتخاب شده اند حذف شوند

در این حالت، اگر از میان فرمهای نمایشی، مواردی را برای فراخوانی انتخاب کرده اید. فرمهای وظایف انتخاب شده حذف می شود و بقیه فرمها حفظ می شود.

• فرمهای موجود حفظ شوند

در این حالت، تمام فرمهای موجود حفظ می شود و فرمهای موجود در فایل وارده، به فرمهای موجود اضافه می شود.

توجه کنید: در انتخاب گزینه های دوم و سوم که قرار است بعضی از فرمها یا تمام فرمهای موجود حفظ شود، به علت تعریف مجدد فیلدها، فرمهای موجود قابل استفاده نخواهد بود و محتوای فیلدهای نواحی فرم مجددا باید تعیین شود.

برگه های وضعیت کار

این برگه به شکل زیر است:

 

در این برگه ادمین می تواند تمام یا تعدادی از برگه های وضعیت را برای فراخوانی انتخاب نماید.

چگونگی حذف برگه های موجود

همانند فرمهای نمایشی، برگه های وضعیت کار نیز ممکن است در گردش کار مقصد از قبل وجود داشته باشد. در این برگه دو گزینه داریم یا می توانیم تمام برگه های وضعیت موجود را حذف کنیم یا این که تمام آنها را حفظ کنیم. البته در این مورد هم اگر گزینه دوم انتخاب شود به دلیل تعریف مجدد فیلدها، باید محتوای فیلدهای نواحی فرم را ویرایش کنیم.

عملیات خاص

در این برگه عملیات خاص گردش کار فراخوانی می شود. این برگه به شکل زیر است:

 

در این برگه نیز می توانیم تمام یا تعدادی از عملیات خاص را فراخوانی کنیم. ضمنا در مورد عملیات خاص موجود در گردش کار مقصد، دو گزینه داریم یا می توانیم عملیات خاص را موجود را تماما حذف کنیم یا اینکه تماما آنها را حفظ کنیم.

نکته مهم: توجه کنید که در این انتقال، تنها تعاریف عملیات خاص منتقل می شود و کاربران مجاز در عملیات خاص را شامل نمی شود. بنابراین ایجاد ارتباط میان کاربران و عملیات خاص باید به شکل دستی در پایگاه مقصد انجام شود.

کاربران برنامه

در این برگه (شکل زیر)، کاربران برنامه گردش کار و نیز کاربران پیشنهادی برنامه فراخوانی می شود.

 

همانطور که ملاحظه می کنید، کاربران برنامه کاربران پیشنهادی در دو ستون مجزا تعیین می شود. در این محاوره می توانید تمام یا تعدادی از کاربران برنامه و کاربران پیشنهادی را برای فراخوانی انتخاب کنید و ضمنا می توانید کاربران موجود را بطور کلی حفظ کنید یا حذف کنید.

دسترسی کاربر ناشناس به برنامه

اگر در گردش کار مبدا، دسترسی کاربر ناشناس را به برنامه گردش کار مجاز تعیین کرده اید و می خواهید این دسترسی به گردش کار مقصد نیز منتقل شود، باید گزینه «اطلاعات دسترسی کاربر ناشناس بازیابی شود» را فعال کنید.

گزارشهای مبتنی بر برنامه گردش کار

در این برگه (شکل زیر)، گزارشهای مبتنی بر برنامه فراخوانی می شود:

 

حذف یا نگهداری گزارشهای مبتنی بر برنامه موجود

اگر در پایگاه مقصد و در گردش کار مورد نظر، از قبل گزارشهای مبتنی بر برنامه وجود داشته باشد، در هنگام فراخوانی می توانید گزارشهای موجود را حذف کنید یا اینکه آنها را حفظ کنید.

خطاهای احتمالی در انتقال فیلدها

انتقال فیلدهای عادی مثل فیلدهای حرفی، عددی، تاریخ، زمان و ... اصولا نباید با مشکل خاصی روبرو شود. مساله تنها برای فیلدهایی است که وابستگی به یکی از مشخصات پایگاه دارند. برای مثال فیلد منبع دیجیتال به ساختار درخت منابع دیجیتال وابسته است یا مثلا فیلد انتخابگر حرفی وابسته به View های موجود در پایگاه است. در این موارد اگر این ارتباطها نادیده گرفته شود، مواجه به خطا خواهیم شد.

در حال حاضر دو نوع از فیلدها شامل « معین کننده »، و « انتخابگر حرفی » به نوعی مرتبط با پاره ای از ویژگیهای پایگاه مبدا هستند که دقت بیشتری را در فراخوانی نیاز دارند.

فیلدهای نوع معین کننده

کد معین کننده مرتبط با این فیلدها باید در پایگاه مقصد موجود باشد در غیر این صورت با پیغام خطای زیر مواجه خواهید شد:

 

فیلدهای نوع انتخابگر حرفی

در انتخابگرهای حرفی از نوع SQL View ، همانند شکل زیر، نام View SQL در تعاریف فیلد تعیین می شود:

توجه کنیدکه این View باید حتما در پایگاه مقصد نیز وجود داشته باشد. در غیر این صورت پیغام خطای زیر ظاهر خواهد شد:

نکته مهم: توجه کنید که در این انتقال، تنها نام SQL View کنترل می شود و متن این View و خطاهای احتمالی در اجرای آن چک نمی شود. بنابراین بررسی و تطبیق متن View به عهده ادمین سیستم است.

 

1-3) فرمهای نمایشی و چاپی

همانطور که می دانید تمام فرمها اعم از نمایش و چاپی امکان ایجاد فایل صادره به فرم xml را دارا هستند اما از این میان یک گروه از فرمهای نمایشی بنام «فرمهای اختصاصی وظایف گردش کار» و یک گروه از فرمهای چاپی بنام «برگه وضعیت کار» از طریق فایل صادره «فیلدها» که در قسمت 2-1 توضیح داده شد، منتقل می شود. بدیهی است که بقیه فرمها از قبیل فهرست کارهای به همراه فیلدهای قابل تعریف، محاوره جستجوی گردش کار، کارتابل پیشرفته و ... و تمام فرمهای چاپی تعریف شده، باید تک به تک و به شکل دستی  از طریق ایجاد فایل صادره منتقل گردد.

نکته مهم: اگر در فرمهای چاپی عمومی سیستم ، علاوه بر فرمهای پیش فرض، فرمهای دیگری تعریف شده باشد آنگاه باید این فرمها را نیز در پایگاه مقصد ایجاد کنید.

 

2-تعاریف در سطح پایگاه

این تعاریف و تنظیمات مستقل از گردش کارها و در سطح پایگاه است. در هنگام انتقال یک گردش کار باید تمام این موارد حتما چک شود و مغایرتهای احتمالی میان پایگاه مبدا و مقصد رفع شود.

2-1) فهرست کاربران پایگاه

کاربرانی که در گردش کار نقش دارند از فهرست کاربران پایگاه انتخاب می شوند لذا تمام کاربران دارای نقش در گردش کار باید در فهرست کاربران پایگاه مقصد هم موجود باشد. از آنجایی که امکان فایل صادره برای کاربران وجود ندارد لذا یا باید این کاربران عینا در پایگاه مقصد تعریف شوند یا این که از طریق امکان تطبیق که قبلا توضیح داده شد، هر کاربر با یکی از کاربران موجود در پایگاه مقصد متناظر شوند.

2-2) تنظیمات کیف پول کاربران

اگر گردش کار حاوی تراکنشهای مالی از طریق کیف پول است آنگاه باید در پایگاه مقصد، تنظیمات کیف پول کاربران (ذینفعان) انجام شود.

2-3) بخشها و جایگاههای سازمانی کاربران

بخشها و جایگاههای سازمانی کاربران و نقش کاربران در جایگاههای سازمانی از مواردی هستند که امکان تهیه فایل صادره ندارند و لذا اگر در گردش کار از اطلاعات بخش و جایگاههای سازمانی کاربر استفاده شده باشد، آنگاه باید این بخشها و جایگاههای سازمانی در پایگاه مقصد و متناظر با پایگاه مبدا تعریف شود.

نکته مهمی که در اینجا وجود دارد این است که اگر از قبل در پایگاه مقصد، جایگاههای سازمانی و بخشها تعریف شده باشد، آنگاه شاید این کار به سادگی ممکن نباشد و اساسا در مواردی امکان پذیر نباشد. به عبارت دیگر ممکن است ساختار بخش و جایگاههای سازمانی موجود، ظرفیت انطباق با جایگاههای سازمانی گردش کار انتقالی را نداشته باشد.

2-4) کاربران مجازی گردش کار

اگر در گردش کار از کاربران مجازی استفاده شده باشد، آنگاه لازم است که این کاربران مجازی در پایگاه مقصد نیز وجود داشته باشد. از نسخه 15:41 امکان ایجاد فایل صادره برای کاربران مجازی گردش کار ایجاد شده است.

ایجاد فایل صادره کاربران مجازی

برای این کار مطابق شکل زیر در محاوره کاربران مجازی گردش کار، روی آیکون  کلیک کنید:

 

با این کار، محاوره «ذخیره کاربران مجازی گردش کار در فایل صادره» به شکل زیر، روی صفحه باز می شود:

 

حال می توانید تمام یا تعدادی از کاربران مجازی را برای ذخیره در فایل صادره انتخاب کنید و سپس نام و مسیر فایل صادره را تعیین کنید و در انتها محاوره را تصویب کنید.

فراخوانی فایل وارده کاربران مجازی گردش کار

برای این کار، مطابق شکل زیر، در پایگاه مقصد و در محاوره کاربران مجازی گردش کار، آیکون  را کلیک کنید:

 

به این ترتیب، محاوره جستجوی فایل وارده باز می شود که از این طریق فایل وارده را باید انتخاب کنید. از آنجایی که ممکن است از قبل در پایگاه مقصد، تعدادی کاربر مجازی تعریف شده باشد، لذا در این مرحله همانند آنچه که در انتقال کاربران توضیح داده شد، از طریق عملیات تطبیق، بین کاربران مجازی فایل وارده با کاربران مجازی موجود در پایگاه مقصد، تناظر ایجاد شود. بنابراین در اینجا محاوره تطبیق به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره سیستم بطور خودکار، کاربران مجازی را که نام در ویندوز مشابه دارند تطبیق یافته اعلام می کند. در مثال بالا سه کاربر مجازی «مدیر جایگاه سازمانی»، «هم جایگاه در واحد فناوری اطلاعات»، و «کاربر سرور (ادمین)» تطبیق داده شده است. اما موارد دیگر در انتظار تعیین توسط مدیر سیستم می باشد. لذا مدیر سیستم با توجه به کاربران مجازی موجود در پایگاه جاری، باید نام کاربر تطبیق یافته را به شکل دستی تعیین نماید. برای نمونه در مثال زیر، کاربر «مشتریان همایش» با کاربر مجازی «کاربر آغازکننده» تطبیق داده شده است:

 

دقت کنید که قبل از تصویب این محاوره، باید تکلیف تمام کاربران تطبیق نیافته را مشخص کنید. در این مثال ما فرض می کنیم در پایگاه جاری نیازی به بقیه کاربران تطبیق نیافته نداریم و لذا آنها را حذف می کنیم (شکل زیر):

 

با تصویب محاوره فوق، محاوره تایید نتایج تطبیق به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این مرحله اگر نام در ویندوز کاربران مجازی تطبیق یافته و کاربران مجازی پایگاه جاری مشابه باشند امکان فراخوانی آنها وجود ندارد (چون امکان تعریف کاربر تکراری در ویندوز وجود ندارد) و لذا ملاحظه می کنید که سه کاربر مجازی به همین دلیل از فهرست کنار می رود و تنها یک کاربر مجازی بنام «مشتریان همایش » (سطر سوم) به فهرست کاربران مجازی اضافه می شود:

 

2-5) روشهای از پیش تعریف شده ایجاد کارها

برای ایجاد کار جدید در گردش کار، از روشهای از پیش تعریف شده ایجاد کارها استفاده می شود. به همین دلیل، روشهای ایجاد کار مرتبط با گردش کار مورد نظر باید عینا در پایگاه مقصد نیز ایجاد شود.

2-6) کاربران مجاز در روشهای از پیش تعریف شده

کاربرانی که قرار است کار جدید ایجاد کنند باید در روشهای ایجاد کار دسترسی مجاز داشته باشند. بدیهی است که این کار باید به شکل دستی و مورد به مورد انجام شود.

 

2-7) کتابخانه javascript

اگر در برنامه گردش کار توابع موجود در کتابخانه javascript صدا زده شده است آنگاه باید این توابع عینا در پایگاه جدید نیز ایجاد شود.

 

2-8) گروه فیلدهای قابل تعریف

یکی از تعاریف بسیار مهم در گردش کارها، گروه فیلدها هستند که شامل در دو نوع «منبع دیجیتال» و «پارامترهای برنامه گردش کار» تعریف می شوند. گروه فیلدها امکان انتقال از طریق فایل صادره (export) را دارند.

ایجاد فایل صادره گروه فیلدها

برای این کار، همانند شکل زیر در محاوره ویرایش گروه فیلدها، روی آیکون  کلیک کنید:

 

با این کار، محاوره «ذخیره گروه فیلدها در فایل صادره» به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره امکان ذخیره سازی هم به شکل انفرادی و هم به شکل گروهی وجود دارد که حالت پیش فرض به شکل گروهی است. در هر صورت در حالت ذخیره سازی گروهی شما می توانید تمام یا تعدادی از گروه فیلدها را برای ایجاد فایل صادره انتخاب کنید و در حالت ذخیره سازی انفرادی تنها یک گروه فیلد را می توانید ذخیره نمایید. تنظیمات دیگر موجود در این محاوره به شرح زیر است:

دخیره فرمهای نمایشی گروه فیلد

همانطور که می دانید برای هر گروه فیلد می توانیم فرمهای نمایشی شامل فیلدهای گروه فیلد تعریف کنیم. با فعال کردن این گزینه، فرمهای نمایشی گروه فیلدها نیز در فایل صادره ذخیره می شود.

ذخیره کاربران مجاز گروه فیلدها (فقط برای گروه فیلدهای نوع منبع دیجیتال)

یکی از ویژگی های گروه فیلدها این است که می توانیم برای دسترسی به گروه فیلدهای از نوع منبع دیجیتال از طریق برنامه گردش کار، کاربران مورد نظر خود را تعیین کنیم. با فعال کردن این گزینه می توانیم این کاربرانرا هم در فایل صادره ذخیره کنیم.

ذخیره اطلاعات دسترسی کاربر ناشناس (فقط برای گروه فیلدهای نوع منبع دیجیتال)

اگر امکان دسترسی کاربر ناشناس را به گروه فیلدها فعال کرده اید می توانید با فعال کردن این گزینه، این دسترسی را در فایل صادره ذخیره کنید.

نام و مسیر فایل صادره

در این ناحیه، نام و مسیر فایل صادره را تعیین کنید و در نهایت محاوره را تصویب کنید.

در مثال زیر تعداد 7 گروه فیلد برای ذخیره در فایل صادره انتخاب شده است:

 

فراخوانی فایل وارده گروه فیلدها

برای فراخوانی گروه فیلدها باید مطابق شکل زیر، در پایگاه مقصد و در محاوره گروه فیلدهای قابل تعریف روی آیکون  کلیک کنید:

با این کار، محاوره فراخوانی گروه فیلدها به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این مثال، فایل صادره ای را که در بخش قبل ایجاد کردیم در یک پایگاه دیگر فراخوانی می کنیم. همانطور که در این محاوره ملاحظه می کنید، تعداد کل گروه فیلدهای فایل وارده 10 گروه فیلد است. در اینجا این امکان وجود دارد که یک گروه فیلد یا تمام موارد را فراخوانی کنید. البته گزینه پیش فرض تمام موارد است اما اگر مایل هستید گروه فیلد خاصی را فراخوانی کنید باید فهرست بازشونده گروه فیلدها را مطابق شکل زیر باز کنید و گروه فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید:

 

بررسی تکراری بودن گروه فیلدها

اگر در پایگاه مقصد از قبل گروه فیلدهایی وجود داشته باشد آنگاه ممکن است گروه فیلدهای فایل وارده با گروه فیلدهای موجود مشابه و تکراری باشند. حال باید ببینیم معیار تکراری بودن گروه فیلدها چیست.

نکته مهم: : اولین چکی که در فراخوانی گروه فیلدها انجام می شود، نام در برنامه گروه فیلدهاست.. بنابراین در شرایط تکراری بودن نام در برنامه، عملیات فراخوانی فایل وارده با پیغام خطا متوقف می شود. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:

گروه فیلدهای فایل وارده	گروه فیلدهای پایگاه مقصد

ملاحظه می کنید که در این مثال، نام در برنامه گروه فیلد کد 1 در فایل وارده با نام در برنامه گروه فیلد کد 2 در پایگاه مقصد مشابه است و لذا عملیات فراخوانی با پیغام خطای زیر متوقف می شود:

 

در صورتی که نام در برنامه تکراری وجود نداشته باشد آنگاه عملیات ادامه می یابد اما در مورد کدها و نامهای مشابه، رفتار سیستم به تنظیمات زیر بستگی دارد:

• درج گروه فیلدهای تکراری مجاز است

در این حالت، سیستم هیچ بررسی در مورد تکراری بودن گروه فیلدها انجام نمی دهد و تمام گروه فیلدها بازیابی می شود. به مثال زیر توجه کنید:

 

گروه فیلدهای فایل وارده	گروه فیلدهای پایگاه مقصد

در این مثال تمام گروه فیلدهای وارده فراخوانی می شود چون هیچ مشابهتی در «نام در برنامه» با گروه فیلدهای پایگاه مقصد ندارند. پس از فراخوانی، لیست گروه فیلدهای پایگاه مقصد به شکل زیر تغییر می کند:

 

ملاحظه می کنید که کدهای 1 و 6 و 10 تا 17 از گروه فیلدهای فایل وارده فراخوانی شده است. توجه کنید که چون در گروه فیلدهای مقصد، کدهای 1 و 6 وجود نداشت، لذا این کدها از فایل وارده فراخوانی و در جای خود قرار گرفته اند.

• درج گروه فیلدهای تکراری غیرمجاز است

حالت پیش فرض این است که گروه فیلدهای با کد مشابه، تکراری و غیرمجاز هستند. در این حالت تنها گروه فیلدهای با کدهای 1، 6 و 10 فراخوانی خواهد شد.

گروه فیلدهای فایل وارده	گروه فیلدهای پایگاه مقصد