از ابتدای توسعه سیستم مدیریت فرایندها به تدریج و بر اثر نیازمندیها و ضرورتهای فرایندها مواجه با کارهایی بودیم که چند مشخصه ویژه دارند:
- کارها معمولا (و نه همیشه) از نوع مدیریتی و نظارتی است.
- وضعیت کار تغییر نمی کند. به این صورت که اگر وظیفه ای انجام شود، کار بصورت یک حلقه به وضعیت قبل باز می گردد. اگر عملیات خاص نیز انجام شود که بالطبع وضعیت تغییر نمی کند.
- از آنجایی که وضعیت کار تغییر نمی کند این نوع از کارها هیچ وقت به وضعیت پایان نمی رسند و به همین خاطر بصورت دائمی در کارتابل حضور دارند.
به چند مثال در این مورد توجه کنید:
مثال 1: گزارش گیری از فیش حقوقی
فرض کنید یک گردش کار داریم که قرار است دستمزد کارکنان را در قالب یک گزارش فیش حقوقی نمایش دهد. بدیهی این که این کار همیشه در کارتابل کارکنان است و در ابتدای هر ماه می توانند فیش حقوقی خود را مشاهده کنند.
مثال 2: ارسال پیامکهای سررسید قراردادها به مشتریان
فرض کنید یک گردش کار داریم که قرار است هر چند وقت یک بار، پایان مهلت قرارداد پشتیبانی را به مشتریان اعلام کند. این کار نیز باید به شکل دائمی موجود باشد و کاربر بتواند در مواقع دلخواه، پیامکها را برای مشتریان ارسال کند.
مثال 3: لانچر ها: مثلا ایجاد کار برای پیگیری مطالبات
بطور کلی تمام کارهای از نوع لانچر که معمولا کارکرد ایجاد کار دارند از این دسته هستند برایی مثال پیگیری مطالبات نیز از نوع کارهایی است باید به شکل دائمی و مستمر انجام شود لذا برای این کار یک گردش کار خاص طراحی می شود که وظیفه ایجاد کارهای پیگیری مطالبات برای کارمندان بخش فروش را دارد. این کار نیز در بازه های تعیین شده، کارهای پیگیری مطالبات را ایجاد می کند و در همان وضعیت بافی می ماند.
روش معمول برای کارهای دائمی (مدیریتی)
روشی که تاکنون برای این نوع از کارها انجام می شد این بود که معمولا یک گردش کار خاص برای این کار ایجاد می شد و در این گردش کار معمولا فقط یک کار تعریف می شد که بصورت دائمی در کارتابل موجود بود. کاربران نیز در مواقع مقتضی، برای انجام وظیفه یا عملیات خاص به این کار مراجعه می کردند. برای مثال به فهرست کارهای گردش کار «ارسال پیامکهای سررسید قراردادها» توجه کنید:
این کار در محدوده های زمانی دلخواه توسط کاربر انجام می شود و پس از ارسال پیامکها، مجددا به همین وضعیت برمی گردد.
معایب این روش
نقطه ضعف این روش همانطور که توضیح داده شد، حضور دائم یک سری از کارها در کارتابل ذینفعان (کاربران) است. این مساله اولا با فلسفه کارتابل انجام کارها در تناقض است. به عبارت دیگر کارتابل (یا کارپوشه) جایی است که کارها باید زمان انقضا داشته باشند و پس از خاتمه از کارتابل خارج شوند. در واقع ماهیت کارپوشه، موقت بودن است و وجود یک موجود دائم در آن پارادوکسیکال است.
دوما این که حضور دائمی این کارها در میان کارهای دیگر، دسترسی به این کارها را دشوار می کند. توجه کنید با توجه به روش مرتب سازی کارها در کارتابل، ممکن است مرتبا ردیف و سطر قرار گرفتن کارهای مدیریتی تغییر کند و بنابراین کاربران، بویژه زمانی که تعداد کارهای کارتابل زیاد می شود ممکن است در پیدا کردن این کارها با دشواری روبرو شوند. لذا برای رفع این مشکل و برای این نوع از فرایندها راه حل دیگری پیاده سازی شده است که در ادامه توضیح داده شده است.
روش قرار دادن کارهای دائمی در منو
برای توجیه این روش، ابتدا باید ببینیم چه زمانی و در چه شرایطی یک فعالیت را داخل منو قرار می دهیم. بطور کلی از و از نظر مفهومی هر اتفاق یا فعالیتی که از ابتدا شروع می شود و قبل از انجام آن، نباید کار دیگری انجام شود، در منو قرار می گیرد. به این نوع از فعالیتها اصطلاحا سناریوی صفر گفته می شود.
ویژگی مهم دیگر گزینه های منو، ثبات کارکرد است یعنی این که هر آیتم در منو باید همیشه یک کارکرد ثابت داشته باشد. لذا با توجه به مطالب فوق، مشخص می شود که این نوع از کارهای دائمی و مدیریتی تا حدود زیادی از این جنس هستند و بنابراین کاندیدای قرار گرفتن در منوی کلاینت وب هستند.
نحوه تنظیمات منوی کلاینت وب
تنظیمات منو زیر مجموعه «تنظیمات وب فرایند» است که به شکل زیر، در محاوره تنظیمات سیستم (برای تمام کاربران) قرار گرفته است:
حال باید گزینه تنظیمات وب فرایند را باز کنید تا گزینه «تنظیمات منو» را به شکل زیر مشاهده کنید:
ملاحظه می کنید که با کلیک روی تنظیمات منو، گردش کارهای فعال، در سمت راست این محاوره نمایش داده می شود. حال باید طراح سیستم، گردش کارهای مورد نظر خود را از این لیست انتخاب نماید. در این مثال، گردش کار «ارسال پیامک های سررسید قراردادها» انتخاب شده است. به این ترتیب کارهای موجود در این گردش کار به شکل زیر به منوی کلاینت وب منتقل می شود:
در این زمینه باید به چند نکته مهم توجه کنید:
- با نمایش این گردش کار در منو، این گردش کار از کارپوشه حذف می شود یعنی نباید انتظار داشته باشید که هم در منو و هم در کارتابل انجام کارها نمایش داده شود.
- تنها کاربرانی که اختیار انجام وظیفه در گردش کار منتخب را دارند این کارها را در منو خواهند دید.
- امکان انجام وظیفه و عملیات خاص برای کارهای منو وجود دارد اما امکاناتی مثل تعویق کار، جزئیات انجام وظیف، تعلیق کار و .... برای این نوع از کارها وجود ندارد.
- امکاناتی مثل فیلترینگ، جستجو بر اساس ویژگیهای ثابت و محتوای فیلدها و مرتب سازی و ... برای این کارها در منو وجود ندارد.
- این کارها در آمار کلی کارپوشه شرکت نمی کنند و تمام اطلاعات آماری که در محاوره محدوده قابل دسترسی هستند بدون در نظر گرفتن این کارها محاسبه و نمایش داده می شود.
با توجه به محدودیتهای فوق، انتظار این است که تعداد این کارهای مدیریتی اصولا باید کم و انگشت شمار و در اختیار کاربران معدودی باشد.