برای درک بهتر گزارش طبقه بندی شده از یک مثال استفاده می نمایم. تعدادی رکورد را در یک مجموعه فراخوان نموده ایم و می خواهیم گزارشی داشته باشیم مرتب بر اساس ناشر. یک ناشر می تواند در چندین رکورد تکرار شده باشد. پس می توان گزارشی تولید کرد که علاوه بر مرتب بودن بر اساس ناشر، رکوردهای با ناشر مشترک را نیز در کنار هم به نوعی گروه بندی کرد. در این حالت و برای دیدن چنین گزارشی حتما می بایست در زمان نمایش مجموعه از نوع طبقه بندی شده استفاده کرد.
بطور کلی "گزارش های طبقه بندی" شده می تواند در موارد بسیاری بکار رود که در ادامه به چند مورد آن اشاره می شود: 1. قدرت مانور بسیار زیاد در تهیه گزارشاتی که بسته به نیاز کاربر می تواند به "جزئی ترین فیلد" یک پایگاه اشاره نماید. 2. تهیه گزارشات مرتب سازی شده و دسته بندی شده براساس یک یا چند فیلد خاص. 3. متمایز نمودن تکرارهای مختلف یک فیلد. 4. امکان چاپ تکرارهای مختلف یک فیلد بصورت مستقل و مجزا. 5. امکان نمایش و چاپ اطلاعات مربوط به یک فیلد تکرارپذیر، با اشاره مستقیم به هر یک از تکرارها 6. امکان نمایش و چاپ اطلاعات فیلدهای تکرارپذیر و ترکیب آنها با فیلد های ساده.