انجمن‌ها

در ادامه پرسش قبلی، لازم دانستم تا درخواست خود را کمی مفصل تر شرح دهم. در مرکز ما  پس از اتمام رف خوانی، به کتابهایی برخوردیم که بیش از 4 نسخه داشتند.  ما برای تصمیم گیری  به وقت  بیشتری نیاز داریم که آیا همه نسخه ها مثل قبل در گردش امانت باشند یا  فقط 4 نسخه اول را امانت دهیم و  ما بقی رابه طور کلی وجین کنیم.

لذا می خواهیم  موقتا تا اخذ تصمیم نهایی، نسخه های  4 به بالای این دسته از کتابها ( که تعدادشان هم کم نیست )را به طور موقت امانت ندهیم و فعلا همان 4نسخه اول در گردش امانت کتابخانه قرار گیرند. با توجه به این توضیحات ، راه حل پیشنهادی چیست؟

عرض ارادت

همانطور که می‌دانید چون اطلاعات اسناد از بانک اطلاعات سیمرغ به سیستم امانات گسترش داده می‌شود، بنابراین کلیه تغییرات چه موقتی و چه دایمی ابتدا باید در سیمرغ داده شود تا بعد از گسترش در امانات هم اعمال گردد. ممکن است یک راه حل ساده و راحت به ذهن بعضی از افراد برسد که خوب این تغییر موقت را در امانات می‌دهیم و بعد از برطرف شدن نیاز آنرا خیلی راحت به حالت اولیه بر می‌گردانیم، اما تمامی این تغییرات در امانات، با اولین گسترش اطلاعات از بین خواهد رفت. همیشه مبنای درستی اطلات اسناد، بانک اطلاعات سیمرغ است.

بنابراین توصیه می‌شود تا در بانک اطلاعات سیمرغ در فیلد وضعیت نسخه‌های مورد نظر، عبارتی بعنوان مثال "موقت" تایپ گردد. از طرف دیگر در سیستم امانات هم بایستی یک نوع خدمات اسناد جدید با نام "غیر قابل امانت" ایجاد شود که تمامی سرویس‌های امانت و مطالعه و تمدید و رزرو آن بسته شده باشد. با انجام تغییرات کوچکی برای کنترل عبارت "موقت" در تعاریف پایگاه مذکور توسط بخش پشتیبانی شرکت، بعد از گسترش اطلاعات در سیستم امانات نوع خدمات این نسخه‌ها به "غیر قابل امانت" تغییر پیدا خواهد کرد و نسخه‌‌های مذکور امانت نخواهند رفت.
بعد از گذشتن این دوره موقت و برطرف شدن نیاز با حذف عبارت "موقت" در فیلد وضعیت و گسترش مجدد در سیستم امانات نوع خدمات اسناد این دسته از نسخه‌ها به حالت اولیه پیش‌فرض بر خواهد گشت.