باعرض سلام و پوزش بابت تاخیر در پاسخگویی
در پاسخ به سوالات مطرح شده باید عرض کنم:
گزارش مدنظر گزارشی است که اولا امکان مرتب سازی بر اساس "شماره عضویت" را داشته باشد و ثانیا حداقل امکان مشاهده شماره عضویت نیز در قالب یکی از ستون های گزارش وجود داشته باشد.
- این کتابها که حدود 100 عدد می باشد مربوط به مخزن چاپی است که در طول 6 سالی که سیستم امانت نصب شده است به تدریج به لیست اسناد مغایرتی "در دست مطالعه" اضافه شده اند. و بالاخره پس از چندین و چند بار نامه و جلسه و پیگیری جهت مشخص نمودن وضعیت این اسناد در سیستم امانات سرانجام قرار شده است به نحو اساسی تکلیف این اسناد هم در سیستم امانات و هم برای ابوابجمعدار مخزن چاپی مشخص شود.
- روال منطقی این است که تغییرات اسناد هم در سیستم اعمال می شود و هم به مخازن مختلف ابلاغ می شود تا اصلاحات لازم بر روی اصل سند نیز اعمال گردد. مسلما این تغییرات در مورد اسنادی که موجود نیستند زمانی انجام خواهد شد که اسناد به کتابخانه بازگردند. اما این مشکل از آنجا ناشی شده که این اسناد که به منظور "مطالعه در محل" (بدون تاریخ بازگشت به استثنای قفسه بسته) در اختیار محققان و اعضای قفسه بسته و نیز ادارات و بخشهای مختلف این مرکز از جمله موزه, اداره مخطوطات, مدیریت اسناد و ...جهت استفاده در امور تخصصی مربوطه قرار داده شده, هنوز به دلایل گوناگون به مخزن چاپی برگشت داده نشده است.
- در خصوص اسنادی که به امانت داده می شوند معمولا مشکلی وجود ندارد. چرا که ایشان با توجه به تاریخ بازگشت پیگیری اسناد تاخیری را بطور مرتب انجام می دهند.
- از آنجاییکه امانت این اسناد بدون تاریخ بازگشت است, "تاخیر" به آن معنا که احتمالا مدنظر شماست ندارند؛ اما از زمان امانت آنها مدت زیادی (بین دو ماه تا چند سال) می گذرد و لازم است این اسناد پیگیری و پیدا شده و تغییرات لازم بر روی آنها انجام گیرد و در صورت نیاز مجددا تحویل اعضای امانت گیرنده شود.
- قطعا وظیفه مسئول سیستم امانات پیگیری عودت سند دارای مغایرت به مخزن نیست! اما با توجه به اینکه فقط اوست که شاهد وجود چنین مغایرتهای مشکل زا در سیستم امانات است مسلما وظیفه اوست که اطلاع رسانی لازم را با ارائه گزارش مناسب به بخشهای مربوطه جهت رفع مشکل امانت داشته باشد.
(بطور کلی مسئول سیستم لازم است پس از مشاهده اشکالات در اطلاعات سیستم, اطلاع رسانی مناسبی جهت رفع مشکل به واحدهای مربوطه انجام دهد و با همفکری آنها و پشتیبان سیستم راه حل مناسبی جهت جلوگیری از بروز مجدد آن ارائه نماید؛ در غیر اینصورت چنین مشکلاتی هیچگاه نه دیده خواهند شد و نه حل می شوند؛ و نهایتا این سیستم است که دچار اختلالات متعدد شده و خواهد خوابید!)
باتقدیم سپاس
موفق باشید.