پس از انجام تنظیمات اولیه توصیف محتوی، منویی با نام "اطلاعات توصیف محتوی" در نرم افزار آرشیو، قابل دسترس است.
جهت ورود رکورد جدید یا اصلاح رکوردهای قبلی، از منوی اطلاعات توصیف محتوی، گزینه اصلاح رکوردهای توصیف محتوی را انتخاب کرده و مانند تصویر زیر بر روی نوع سند موردنظر کلیک کنید.
در محاوره زیر می توانید رکورد مورد نظر را از طریق عملگرها و فیلدهای ساده و ترکیبی جستجو کنید. جستجو می تواند جهت اصلاح رکورد و یا اطمینان از اینکه در گذشته ورود اطلاعات شده است یا خیر، انجام گیرد.
در نهایت با زدن تکمه تصویب، فهرستی از رکوردهای توصیف محتوی در دسترس قرار می گیرد. جهت اصلاح رکورد، بر روی آن دبل کلیک کنید و جهت ایجاد رکورد جدید از گزینه افزودن رکورد (تکمه +) در نوار ابزار استفاده کنید.
امکان فراخوانی از کتابخانه ملی و کنگره، در نوع کتاب فارسی و انگلیسی میسر است. می بایست مطابق تصویر زیر گزینه فراخوانی سریع را انتخاب کنید.
و با وارد کردن شابک، کتاب مورد نظر خود را جستجو کنید.
توجه داشته باشید که با تعیین مرجع فراخوانی می توانید با توجه به نیازتان جستجو را در هر یک از دو مرجع مشخص شده انجام دهید.
پس از جستجو با زدن تکمه Enter و یا در نوار ابزار از طریق گزینه "افزودن سند تحت مکان نما به رکوردهای محلی" سند فراخوانی شده به سیستم اضافه کنید.
اگر قصد ورود اطلاعات به صورت دستی را داشته باشید. می توانید با زدن تکمه + به صفحه ی محاوره ی وروداطلاعات رکورد توصیف محتوی دسترسی پیدا کنید.
در فرم کاربرگه، برخی فیلد ها تکرار پذیر هستند. همچنین برخی فیلد ها دارای نوع می باشند و میتوانید با انتخاب نوع و وارد کردن مقدار، ورود اطلاعات را کامل کنید.
اتصال رکورد توصیف محتوی به منبع دیجیتال:
برای این منظور می بایست از طریق منبع دیجیتال ارتباط با رکورد توصیف محتوی برقرار گردد. بر روی منبع دیجیتال دابل کلیک و وارد زبانه "رکوردهای توصیف محتوی" گردید. در این محاوره می توانید، هم از رکوردهای توصیف محتوی که قبلا ایجاد کرده اید استفاده کنید و یا رکورد جدید را وارد کنید. انواع ارتباط منبع دیجیتال و رکورد توصیف محتوی می بایست از پیش تعریف شده باشد.
