یکی از نیازهای کاربران سیستم مدیریت فرایندها این است که در هر وضعیت از کار، چه کاربرانی دارای نقش در کار هستند و به نوعی اختیار دسترسی به کار را دارند. با توجه به ماهیت سیال کارها و تنوع نقشها در انواع وضعیتها و وظائف، ابتدا بهتر است یک تعریف دقیق از مفهوم کاربران دارای نقش در کار ارائه دهیم.
تعریف مفهوم کاربران دارای نقش در کار
هر کار در سیر جریان خود از وضعیتی به وضعیت دیگر منتقل می شود. حال در بعضی از وضعیتها ممکن است به دلایل مختلف متوقف شود یا در حالت انتظار بماند. در این وضعیتها کاربران خاصی به کار دسترسی دارند. مثلا این که انتقال به این وضعیت به بعضی از کاربران اطلاع داده می شود و دیگر این که بعضی از کاربران اختیار انجام وظایف خروجی از این وضعیت را دارند. حال مفهوم کاربران دارای نقش یعنی این که :
- چه کاربرانی اختیار مدیریت کار در این وضعیت را دارند.
- چه کاربرانی از انتقال به این وضعیت مطلع می شوند.
- چه کاربرانی اختیار انجام وظائف خروجی از این وضعیت را دارند.
به عبارت ملموس تر می خواهیم بدانیم که این کار خاص در وضعیت فعلی در کارتابل کدام کاربر(ان) است. بنابراین ابتدا باید ببینیم در وظایف و وضعیتهای کار، چه نقشهایی قابل تعریف هستند.
انواع نقش کاربران در وضعیتها
در وضعیتها دو نقش قابل تنظیم است :
- اطلاع از وضعیت:: کاربران دارای این نقش، به محض رسیدن کار به این وضعیت از این قضیه مطلع می شوند. یعنی کارهای در یک وضعیت خاص به کارتابل "وضعیت کارها"ی این کاربران منتقل می شود.
- مدیریت کار: یعنی این که کدام کاربران امکان ملاحظه کار در فهرست کارها و انجام کارهای مدیریتی از قبیل تعیین کاربر مجازی به شکل دستی، ارسال پیام به کار، تعیین اولویت کار و ... را دارند.
انوع نقش کاربران در وظایف
در وظایف تنها نقشی که قابل تعیین است، نقش انجام وظیفه است. یعنی این که کار در این وضعیت خاص به کارتابل "انجام کارها"ی کدام کاربران منتقل می شود.
انواع کاربران دارای نقش
در سیستم مدیریت فرایندها چهار نوع کاربر به شرح زیر وجود دارد:
- کاربران حقیقی: معمول ترین نوع کاربران، کاربران حقیقی هستند که در گزارش کاربران دارای نقش نمایش داده می شوند.
- کاربران مجازی: اگر یک کاربر مجازی دارای نقش در کار باشد، آنگاه در گزارش کاربران دارای نقش در کار، کاربران حقیقی متناظر با این کاربر مجازی نمایش داده می شود.
- کاربران جانشین: اگر اختیارات یک کاربر به کاربر جانشین تفویض شده باشد، آنگاه نام کاربر جانشین در گزارش کاربران دارای نقش در کار نمایش داده می شود.
- گروههای کاربران: اگر در یک وضعیت یا وظیفه خاص، یک گروه دارای نقش باشد، آنگاه اعضای گروه نیز در گزارش کاربران دارای نقش نمایش داده خواهد شد. لازم به توضیح است که این امکان، تنها برای گروههای ویندوزی وجود دارد و اعضای گروههای غیرویندوزی نمایش داده نخواهد شد.
نکته مهم: نکته ای که در اینجا باید در نظر داشته باشید این است که صرف عضویت یک کاربر در یک گروه، برای نمایش در گزارش کاربران دارای نقش، کافی نیست و این کاربران باید حداقل یک بار به سیستم مدیریت فرایندها لاگین کرده باشند. علت این قضیه هم این است که اطلاعات عضویت در گروه برای هر کاربر، از اطلاعات ثبت شده او در هنگام آخرین لاگین به سیستم مدیریت فرایندها دست می آید بنابراین ممکن است در مواردی تعدادی از کاربران گروه مورد نظر (کاربرانی که هرگز لاگین نکرده اند) نمایش داده نشود.
همانطور که در بالا ذکر شد، نکته مهم این است که در گزارش کاربران دارای نقش، هر چهار نوع کاربران نمایش داده می شود. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
مثال: فهرست کاربران دارای نقش در گردش کار "ارجاع و پیگیری کارها"
در شکل زیر بخشی از دیاگرام این گردش کار را ملاحظه می کنید:
در وضعیت "کار پذیرفته نشده و برگشت داده شده"، دو وظیفه خروجی وجود دارد که نقشهای کاربران در این وضعیت و وظایف، به شرح زیر است:
وضعیت "کار پذیرفته نشده و برگشت داده شده"
نقشهای کاربران در این وضعیت به شکل زیر است:
همانطور که می بینید در این وضعیت ، یک کاربر مجازی (کاربر آغاز کننده)، یک گروه (گروه کاربران گوگل) و یک کاربر حقیقی (آقای نیکخواه) نقش اطلاع از وضعیت دارند.
وظیفه ابلاغ مجدد به انجام دهنده
نقشهای موجود در این وظیفه به شکل زیر است:
در این وظیفه، تنها یک کاربر مجازی (ارجاع دهنده) دارای نقش انجام وظیفه است.
وظیفه لغو کار
در این وظیفه نقشها به شکل زیر است:
چنانکه ملاحظه می کنید، در این وظیفه کاربر مجازی (ارجاع دهنده) اختیار انجام وظیفه دارد اما این نقش را به یک کاربر جانشین (آقای خویی) تفویض کرده است. حال مجموع این سه دسته نقشها را باید در گزارش کاربران دارای نقش در کار ملاحظه کنیم.
نحوه ملاحظه کاربران دارای نقش در کار
برای این کار همانند شکل زیر، باید در محاوره فهرست کارها، ابتدا مکان نما را روی کار مورد نظر منتقل کنید و سپس در نوار ابزار، روی فلش سمت راست آیکون 
کلیک کنید و در نهایت، از فهرست بازشده، روی گزینه آخر (ملاحظه کاربران دارای نقش در کار تحت مکان نما) کلیک کنید:
با این کار، محاوره تعیین شرایط کاربران به شکل زیر روی صفحه باز می شود:
در این محاوره می توانید کاربران را براساس ویژگی های مختلف فیلتر کنید اما اگر می خواهید تمام کاربران دارای نقش را ملاحظه کنید باید این محاوره را بدون تغییر تصویب کنید. در هر صورت، فهرست کاربران دارای نقش به شکل زیر روی صفحه باز خواهد شد:
این کاربران در واقع اجتماع منطقی کاربران دارای نقش در یک وضعیت خاص و وظایف خروجی از این وضعیت می باشد.