ﻫﻤﺎﻧﻄﻮر ﮐﻪ میدﺍﻧﯿﺪ، ﺷﻠﻒ ﺧﻮﺍﻧﯽ ﯾﮑﯽ ﺍز ﮐﺎرﻫﺎﯾﯽ ﺍﺳﺖ که اکثر ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﻫﺎ ﺟﻬﺖ ﺍﻧﺠﺎم آن ﻣﺪت زﯾﺎدي ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ رﺍ ﺗﻌﻄﯿﻞ ﮐﺮده و ﯾﺎ ﻋﻤﻠﯿﺎت ﺍﻣﺎﻧﺖ دﺍدن ﮐﺘـﺎﺏ رﺍ ﺑﻪ ﺣﺎﻟﺖ ﺗﻌﻠﯿﻖ در ﻣﯽ آورﻧﺪ ﮐﻪ ﺍﯾﻦ ﺍﻣﺮ ﺑﺎﻋﺚ نارضایتی ﺍﻋﻀﺎ ﺧﻮﺍﻫﺪ ﺷﺪ.
در ﺳﺎﻟﻬﺎي ﺍﺧﯿﺮ، ﺍﺑﺰﺍرﻫﺎﯾﯽ ﺟﻬﺖ ﺍﻧﺠﺎم ﻋﻤﻞ ﺷﻠﻒ ﺧﻮﺍﻧﯽ ﺍرﺍﺋﻪ ﺷﺪه ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺍﻧﺠﺎم ﻋﻤﻞ ﺷﻠﻒ ﺧﻮﺍﻧﯽ رﺍ ﺑﺴﯿﺎر آﺳـﺎﻧﺘﺮ ﺍز ﻗﺒﻞ میسازد .
یکی از این ابزارها ﺍﺑﺰﺍريست ﺑﻪ ﻧﺎم Barcode Reader ﮐﻪ ﻗﺎدر ﺍﺳﺖ ﺍﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺑـﻮط ﺑـﻪ ﺑﺎرﮐـﺪ ﺍﻃﻼﻋﺎت رﺍ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻓﺎﯾﻞ ﻣﺘﻨﯽ Text در ﺍﺧﺘﯿﺎر ﮐﺎرﺑﺮ ﻗﺮﺍر دﻫﺪ.
بارکدخوانها دوسته اند:
1. بارکدخوان حافظه دار، به صورت بدون سیم، میتواند تعداد زیادی بارکد را درون خود ذخیره کند و در نهایت بارکدها را به صورت فایل Text به شما ارائه دهد
2. بارکدخوان معمولی که با سیم رابط به کامپیوتر وصل میشود و بارکد سند از طریق آن مستقیما در یک فایل متنی ذخیره میشود
ﻧﺮم ﺍﻓﺰﺍرﺍﻣﺎﻧﺎت ﻃﻮري ﺗﻨﻈﯿﻢ ﮔﺮدﯾـﺪه ﮐـﻪ میتوﺍﻧـﺪ ﺍﻃﻼﻋﺎت ﻣﻮﺟﻮد در ﺍﯾﻦ ﻓﺎﯾﻞ رﺍ ﺧﻮﺍﻧﺪه و در ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺍي ذﺧﯿﺮه ﮐﻨﺪ.
برخی مراکز به دلیل عدم بودجه کافی برای خرید بارکدخوان حافظه دار مجبور میشوند که با همان بارکدخوان معمولی به همراه یک کامپیوتر(Labtop) وارد قفسه ها شده و بارکد اسناد را مستقبما درون فایل متنی فراخوانی کنند
روش کار به این صورت است که
ﺑﺎﺭﮐﺪ ﻫﺎي اﺳﻨﺎﺩ ﻣﻮﺟﻮﺩ ﺩﺭ ﻗﻔﺴﻪ مورد نظر که اینجا قفسه QA را در نظر گرفته ایم، با بارکدخوان(که اگر با بارکدخوان حافظه دار انجام شود کار سریعتر پیش میرود) خوانده و در یک فایل ﺑﺎ ﻧﺎم Barcode.txt ﺫﺧﯿﺮه میکنیم
ﭘﺲ ﺍز ﺍﺟﺮﺍ ﻧﻤﻮدن ﻧﺮم ﺍﻓﺰﺍر ﺍﻣﺎﻧﺎت ﺳﯿﻤﺮﻍ، وﺍرد ﻣﻨﻮي اﺳﻨﺎﺩ ﺷﺪه و ﺍز آﻧﺠﺎ ﮔﺰﯾﻨﻪ ﺗـﺪوﯾﻦ ﻣﺠﻤﻮﻋـﻪ ﻫـﺎي اﺳـﻨﺎﺩ رﺍ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﻧﻤﺎﯾﯿﺪ. در ﺍدﺍﻣﻪ ﭘﻨﺠﺮه ﺍي ﺑﺎز ﺧﻮﺍﻫﺪ ﺷﺪ ﮐﻪ ﺷﺎﻣﻞ دو ﺑﺨﺶ میباﺷﺪ:
ﻫﻤﺎﻧﻄﻮر ﮐﻪ در ﺷﮑﻞ ﻧﯿﺰ ﻣﺸﺎﻫﺪه میکنید، توسط گزینه 
در ﺑﺨﺶ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اﺳﻨﺎﺩ ﺩوﻣﺠﻤﻮﻋـﻪ به نامهای ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ QA درون قفسه و ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ QA داخل نرم افزار ﺗﻌﺮﯾﻒ کرده ایم
درمجموعه ﺳﻄﺮ ﺍول توسط گزینه مربوطه که در شکل مشاهده میکنید، ﺍﻃﻼﻋﺎت ﺍﺳﻨﺎد ﺧﻮﺍﻧﺪه ﺷﺪه ﺗﻮﺳﻂ دﺳﺘﮕﺎه ﺷـﻠﻒ ﺧـﻮﺍن رﺍ از فایل Barcode.txt که قبلا ذخیره کردیم ﻓﺮﺍﺧـﻮﺍﻧﯽ مینماﯾﯿﻢ
ﺣﺎل ﻗﺼﺪ دﺍرﯾﻢ درﻣﺠﻤﻮﻋﻪ سطر دوم، ﺗﻤﺎم رکوردهایی که شماره بازیابی آنها با QA آﻏـﺎز ﺷـده اند و وضعیت آنها موجود است را ﻓﺮﺍﺧﻮﺍﻧﯽ کنیم.
از منوی مربوطه مطابق شکل زیر فراخوانی عمومی با تعیین شرایط اسناد را انتخاب کنید
در پنجره زیر پایگاه مورد نظر را انتخاب میکنیم
سپس در زبانه شرایط مطابق شکل زیر دو شرط وضعیت سند مساوی با موجود و شماره بازیابی آغاز شود با QA را انتخاب میکنیم
حال مطابق شکل زیر در ﺑﺨﺶ ﺑﺎﻻ روي ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ QA داخل نرم افزار ﮐﻠﯿﮏ ﮐﺮده و در ﺑﺨﺶ ﭘﺎﯾﯿﻦ، ﺍز ﻣﻨﻮي ﺑﺎزﺷﻮﻧﺪه، ﻣﻨﻮي ﺣﺬﻑ اسناد موجود در یک مجموعه ی دیگر از درون این مجموعه رﺍ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ مینمائیم
سپس ﺍز ﭘﻨﺠﺮه ﺑﺎز ﺷﺪه، مطابق شکل زیر از منوی بازشونده ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ QA درون قفسه رﺍ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﻧﻤﻮده و ﺳﭙﺲ ﮔﺰﯾﻨﻪ ﺗﺼﻮﯾﺐ رﺍ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ مینمائیم
ﺑﺎ ﺍﻧﺠﺎم ﺍﯾﻦ ﻋﻤﻞ، ﺷﻤﺎره رﮐﻮردﻫﺎي ﻣﺸﺘﺮک دو ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ رﺍ ﺍز دﺍﺧﻞ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ QA در نرمافزار ﺣﺬﻑ ﻧﻤﻮده ﺍﯾﺪ.
ﺑﻪ ﺑﯿﺎن دﯾﮕﺮ ﺗﻤـﺎم ﺍﺳـﻨﺎدي ﮐـﻪ ﺗﻮﺳﻂ بارکدخوان ﺧﻮﺍﻧﺪه ﺷﺪه بود و در مجموعه اول فراﺧﻮﺍﻧﯽ ﻧﻤـﻮدﯾـﺪ، در ﺻـﻮرت موجود بودن در ﻣﺠﻤﻮﻋﻪدوم، ﺍز دﺍﺧﻞ ﺍﯾﻦ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺣﺬﻑ ﺷﺪه و رﮐﻮرد ﻫﺎي ﻏﯿﺮ ﻣﺸﺎﺑﻪ، در دﺍﺧﻞ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺑﺎﻗﯽ میماند.
از آنجایی که این اسناد کاندید برای اسناد مفقودی هستند، برای اطمینان از صحت کار از لیست اسناد باقی مانده چاپ گرفته و وارد قفسه شوید و دوباره چک کنید، ممکن است کتابی از قلم افتاده باشد و یا برچسب بارکد آن مخدوش بوده و بارکدخوان آن رانخوانده است
در نهایت لیست نهایی را به بخش فهرستنویس داده تا در اطلاعات آن نسخه در قسمت وضعیت عبارت مفقودی را درج نمایند تا از سیستم امانت حذف شود