بطور معمول در کتابخانه‌ها، سیاستهایی جهت ارائه خدمات رزرو سند به اعضا، توسط مسئولین اتخاذ می‌شود. یکی از این سیاستها، تعیین مدت زمان نگهداری سند می‌باشد. مدت زمان نگهداری سند زمانی است که کتابخانه، یک سند را برای یک عضو، بطور اختصاصی نگهداری می‌کند. بطوریکه اگر در این حین، عضو دیگری آن سند را بخواهد به او امانت داده نمی‌شود و فقط نام عضو دوم در لیست رزرو آن سند اضافه می‌گردد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد مفهوم رزرو و نگهداری می‌توانید از لینک زیر استفاده نمایید:
مفهوم نگهداری سند
شیوه تعیین مدت زمان نگهداری سند:
کلاینت امانت را اجرا کرده و از منو "اعضا" گزینه "انواع خدمات عضویت" را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده، فهرست انواع خدمات عضویت قابل مشاهده می‌باشد. بر روی خدمات عضویت مورد نظر (آن دسته از اعضایی که می‌خواهید مدت نگهداری سند را برای آنها تعیین کنید) دو بار کلیک نمایید.
در پنجره خدمات عضویت باز شده گزینه "عضو اجازه استفاده از سرویس رزرو و نگهداری را دارد" انتخاب و بر روی گزینه "جزییات" کلیک نمایید.
در پنجره سرویس رزرو و نگهداری، وارد زبانه روش اطلاع و زمان نگهداری شوید و 2 زمان را مشخص نمایید:
- زمان انتظار اسناد بدون رزرو بر حسب روز
- زمان انتظار اسناد دارای رزرو بر حسب روز
همانطوریکه ملاحظه می‌کنید زمان نگهداری یا انتظار اسناد برحسب اینکه آن سند را اعضا دیگری نیز رزرو کرده‌اند یا خیر، می‌تواند فرق کند.
در نمونه مشخص شده، چنانچه اساتید سندی را درخواست کنند، اگر آن سند دارای لیست رزرو نباشد، به مدت دو روز، و اگر دارای لیست رزرو باشد، به مدت یک روز، وقت دارند تا برای به امانت گرفتن آن به کتابخانه مراجعه کنند.