در نرم‌افزار سیمرغ، کاربرگ ورود اطلاعات ابزاری است برای ورود یا اصلاح اطلاعات کتابشناختي اسناد. از آنجاییکه هر یک از انواع اسناد مانند کتاب، نشریه، پایان‌نامه و ... دارای اطلاعات تخصصی مربوط به خود می‌باشد، بنابراین برای هر یک از آنها، یک کاربرگ ورود اطلاعات اختصاصی طراحی شده است. براي درک بهتر جزئیات کار، لازم است تا ابتدا با مفاهيم زير آشنا شويد:
فيلد اصلي
هر یک از مشخصه‌هاي کتابشناختي سند، نظير پديدآور، عنوان، موضوع و ... در داخل یک فیلد ذخيره مي‌شود. به عبارت دیگر هر فيلد، نشانگر بخشي از اطلاعات کتابشناختي یک سند مي‌باشد.
فيلد جزئي
به منظور تفکيک بيشتر اطلاعات، هر فيلد اصلي ممکن است دارای يک يا چند فيلد جزئي(Subfield) باشد. مانند فيلد اصلي پديدآور که به فيلدهاي جزئي نام پدیدآور، نقش و سال تولد و وفات تقسیم می‌شود.
رکورد
به مجموع فیلدهای اصلی که به نوعی با هم در ارتباط می‌باشند، رکورد اتلاق می‌گردد. به عبارت دیگر هر رکورد اطلاعاتی دربرگیرنده اطلاعات کتابشناختی یک عنوان سند می‌باشد. در واقع تعداد رکوردها نشاندهنده تعداد عناوين موجود در مخزن يک کتابخانه می‌باشد.
فایل
به مجموع رکوردها، فایل اتلاق می‌شود. انواع فایل در نرم‌افزار سیمرغ به شرح زیر می‌باشد:
فایل اصلی: محلی دائمی برای رکوردها می‌باشد، که به منظور عملیات گوناگونی همچون جستجو و بکارگیری در امانت و ... از آنها استفاده خواهد شد.
فایل تدوین: محلی موقتی برای رکوردهای جدید می‌باشد، که پس از تکمیل و کنترل اطلاعات، نهایتا به انتهای فایل اصلی افزوده خواهد شد.
فایل اصلاح: محلی موقتی برای اصلاح اطلاعات رکوردهای فایل اصلی می‌باشد، که پس از اصلاح، نهایتا اطلاعات اصلاح شده بر روی اطلاعات فایل اصلی دوباره‌نویسی می‌گردد.
انواع فيلد از نظر تعداد
فيلدهاي اصلی از نظر تعداد به دو دسته تقسيم مي‌شود:
فیلد ساده: فیلدهایی که از نظر تعداد فقط و فقط یکی می‌باشد. مانند عنوان اصلي، پديدآور، شماره رده‌بندي کنگره
فیلد تکرارپذير: فیلدهایی که از نظر تعداد ممکن است چند تا باشد. مانند موضوع و یادداشت. یک عنوان کتاب ممکن است دارای 5 موضوع، و کتاب دیگری ممکن است دارای 3 موضوع باشد.
ساختار کاربرگ
يک کاربرگ ورود اطلاعات از بخشهاي مختلفي تشکيل شده است که در زير يک نمونه از آن را مشاهده مي‌کنيد:
با توجه به شکل فوق، هر کاربرگ ورود اطلاعات از چهار ناحيه تشکيل شده است:
1- ناحيه نمايش درختي (داخل کادر قرمز)
تمام فيلدهاي ورود اطلاعات در يک صفحه (Page) قرار گرفته‌است. به همين دلیل دسترسي به فيلدهاي انتهاي کاربرگ توسط لغزاندن (Scroll) صفحه به پايين ميسر خواهد بود. براي دسترسي سريع‌تر به فيلدها، ناحيه نمايش درختي طراحي شده که دربرگیردنده تمام فيلدهاي اصلي و جزئي می‌باشد. در اين ناحيه کافي است بر روي فيلد دلخواه کليک کنيد تا فیلد مربوطه در ناحيه ورود اطلاعات فعال گردد.
2- ناحيه ورود اطلاعات (داخل کادر سبز)
در اين ناحيه هر فیلد جزئی در یک سطر نمایش داده می‌شود که امکان تایپ اطلاعات در هر فیلد وجود خواهد داشت. دريچه هاي ورود اطلاعات در اين قسمت با توجه به ويژگي‌هاي هر فيلد سه نوع مي‌باشد:
نوع اول دريچه هاي متني است که اطلاعات به شکل دستي در آنها وارد مي‌شود.
نوع دوم دريچه هاي انتخابي ساده (Radio Button) است که بايد از ميان چند گزينه يکي را انتخاب کرد (مانند فيلد نوع سرشناسه در کتابهاي فارسي).
نوع سوم دريچه هاي انتخابي چندگانه (Check Box) است که مي‌توان از ميان چند گزينه، تعداد يک گزينه يا بيشتر را علامت زده و انتخاب کرد (مانند فيلد مرجع در کتابهاي فارسي).
3-ناحيه ابزار (داخل کادر آبي)
در اين ناحيه، ابزارهاي لازم براي ورود، تدوين، ذخيره و حذف اطلاعات فيلدها و همچنين تکمه‌هاي لازم براي کنترل دو ناحيه نمايش درختي و ناحيه ورود اطلاعات قرار داده شده است.
4- ناحيه توضيحات (داخل کادر زرد)
در اين ناحيه براي هريک از فيلدهاي موجود در کاربرگ، توضيحاتي در مورد ماهيت محتوا و نحوه ورود اطلاعات آن فيلد نمايش داده می‌شود. به گونه‌ای که با جابجایی مکان‌نما بر روی فيلدهاي مختلف، توضيح خاص آن فيلد در این قسمت نمایش داده می‌شود.
براي مثال فيلدهاي ناآشنايي مانند فروست يا تنالگان در کتابهاي فارسي معرفي شده و يا مثلا" در مورد فيلد پديدآور توضيح داده شده که تاريخ تولد و وفات پديدآور در فيلد جزئي مخصوص به آن وارد می‌شود. علاوه بر آن شماره رکورد جاري نيز در قسمت چپ اين ناحيه نمایش داده مي‌شود.