همانطور که در پست های دیگر عنوان گردید ، اسنادی که در نرم افزار امانات وجود دارد، از طریق سیمرغ ورود اطلاعات شده و سپس از طریق گزینه انتقال اطلاعات رکورد های پایگاه، وارد سیستم امانات نوسا می شوند.
با هماهنگی مسئولان بخش پشتیبانی کتابخانه، در تنظیمات مربوط به هر پایگاه می توان مشخص نمود که هر پایگاه به تفکیک دارای یک نوع خدمات اسناد باشد.
پس از ایجاد تغییرات در ساختار پایگاه(و نرم افزار امانات نوسا)، بخش انواع خدمات اسناد به شکل زیر تغییر می کند:
در پنجره ای که نمایش داده می شود، هر کدام از خدمات اسناد مربوط به یک گروه از اسناد می باشد:
1. پیش فرض نوسا --------> پایگاه کتابهای غیر مرجع
2. مرجع ----------------------> پایگاه کتابهای مرجع
3. لوح های فشرده --------> پایگاه لوح های فشرده
با انتخاب هرکدام از گزینه های فهرست، پنجره ای باز می شود که دارای گزینه هایی مطابق شکل می باشد:
با انتخاب گزینه
جزئیات مربوط به امانت اسناد(که در شکل مشخص شده است)، پنجره ای نمایش داده خواهد شد که دارای سه
برگه (
Tab) می باشد. با انتخاب برگه
زمان امانت، گزینه هایی نمایش داده خواهد شد که به کاربر این امکان را می دهد تا بتواند تنظیمات مربوط به گروهی از اسناد را مطابق سیاست کتابخانه تعیین نماید(مطابق شکل زیر).
کاربر می تواند با تغییر مقدار فیلد حداکثر زمان امانت برحسب روز، برای گروه های (یا انواع خدمات) اسناد، سیاست های جداگانه ای برگزیند.
نکته:
توجه داشته باشید که در خدمات اعضا نیز چنین گزینه ای وجود دارد و در صورتی که مقدار فیلد زمان امانت در خدمات اسناد و خدمات اعضا، مشخص شده باشد، نرم افزار کمترین مقدار را بعنوان مقدار پیشفرض قبول می کند.