مرتب سازی و گروه بندی اسناد بر اساس فیلدهای مشخصی است که در سیستم تعریف شده است. بنابراین چون در این فیلدها فیلدی به نام موضوع کلی وجود ندارد لذا بطور پیش فرض امکان مرتب سازی یا گروه بندی براساس موضوعات کلی وجود ندارد. اما برای این کار می توانید از فیلد معین کننده آزاد سند استفاده کنید. برای این کار:- معیار خود را از موضوعات کلی تعیین کنید. بهترین معیار برای این قضیه، شماره بازیابی (رده بندی) می باشد. به این معنی که شماره رده را به محدوده های معین تقسیم کنید و برای هر محدوده یک معین کننده تعریف کنید. برای مثال می توانید تمام رده Q را با معین کننده "علوم پایه" و یا رده T را با معین کننده "تکنولوژی" مشخص کنید.- حال باید به رکوردهای موجود در سیستم امانت معین کننده (موضوع کلی) مناسب را اختصاص دهیم. واضح است که تدوین تک تک رکوردها امکان پذیر نیست و لذ باید از طریق منوی "اسناد" گزینه "اصلاح اطلاعات اسناد" را کلیک کنید و سپس در برگه "شرایط" محدوده شماره رده را اعمال کنید و رکوردهای مورد نظر خود را جستجو و بازیابی کنید و آنگاه با استفاده از امکان تدوین گروهی، معین کننده آنها را به شکل دسته جمعی تدوین کنید.- وقتی تمام رکوردها دارای معین کننده (موضوع کلی) شد آنگاه می توانید در آمارها و در برگه های "ترتیب" و یا "گروه بندی" فیلد معین کننده را انتخاب کنید و آنگاه آمار استفاده از اسناد را بر حسب تعیین کننده (موضوع کلی) مرتب سازی/گروه بندی کنید. در این آمار مشخص خواهد شده که کدام گروه از اسناد بیشترین استفاده را داشته اند.* توضیح: با توجه به اینکه در هنگام انتقال فیلدها از پایگاههای اطلاعاتی فیلد معین کننده بطور اتوماتیک پر نمی شود لذا پس از هر انتقال رکوردها یا رفع مغایرت، عملیات فوق باید انجام شود تا اطلاعات معین کننده ها به روز شود.