در قدم اول می بایست این کتابها در پایگاه اطلاعاتی سیمرغ مشخص و متمایر شوند. به این صورت که در ساب فیلد وضعیت می بایست یک کلمه قراردادی و مشخص درج شود.در قدم بعدی تعریف یک خدمات اسناد خاص این دسته از اسناد در سیستم امانت است با یک عبارت کلیدی مشخصدر نهایت کافیست اسناد را به سیستم امانت انتقال داده و قوانین لازمه مطالعه را بر روی این خدمات اسناد جدید تعریف نمائیم.