در گردش کارها و در وضعیتهای خاصی، یک کاربر انسانی باید از میان وظایف موجود یکی را انتخاب کند. در این حالت، تصمیم به انتخاب وظیفه، بستگی کامل به وضعیت و مقادیر فیلدهای کار دارد. بنابراین در این موقعیتها، کاربر باید به طریقی به داده های کار دسترسی داشته باشد تا بتواند براساس داده ها تصمیم خود را برای انتخاب وظیفه بگیرد. برای مشاهده داده قبل از تصمیم گیری روشهای مختلفی وجود دارد که به ترتیب شرح داده می شود:
راه حل اول : ایجاد یک وظیفه خاص برای مشاهده اطلاعات مورد نیاز
در این روش، یک وظیفه با عنوان "ملاحظه اطلاعات کار" با این هدف که کاربر ابتدا این وظیفه را انجام دهد و سپس با آگاهی از اطلاعات مورد نیاز، در مرحله بعد تصمیم خود را برای انجام وظیفه اصلی بگیرد.
مزیت این راه حل
مزیت اصلی این راه حل این است که کاربر برای انجام آن نیاز به آموزش ندارد.
سوال: آیا مزیت دیگری به ذهن شما می رسد؟
اشکالات این راه حل
این راه حل دو اشکال اساسی دارد:
1- با این کار، ساختار سیستم مدیریت فرایندها زیر سوال می رود. در این سیستم مفاهیم انجام وظیفه و آگاهی از وضعیت دو مفهوم کلیدی و مستقل از هم هستند که با این راه حل این دو مفهوم در هم ادغام می شود. یعنی با انجام وظیفه می خواهیم آگاهی از وضعیت پیدا کنیم.
2- کاربر پس از انجام وظیفه و بستن فرم مرتبط با آن، اطلاعات مورد نیاز را دیگر در دسترس خود ندارد و لذا ممکن است مقادیر مشاهده شده را فراموش کند و یا اشتباه بخاطر سپرده و در نتیجه تصمیم اشتباهی بگیرد.
سوال: به نظر شما آیا این اشکالات وارد است؟ آیا به نظر شما اشکالات دیگری نیز به این راه حل وارد است؟
راه حل دوم: ایجاد یک عملیات خاص برای مشاهده اطلاعات مورد نیاز
همانطور که می دانید یکی از انواع عملیات خاص، عملیات اطلاع از وضعیت است بنابراین می توانیم با طراحی یک فرم عمومی (فرم وضعیت کار) مناسب و ایجاد یک عملیات خاص از نوع اطلاع از وضعیت، و دادن اختیار این عملیات خاص به کاربر، از این طریق او را قادر به مشاهده اطلاعات قبل از تصمیم گیری نماییم.
مزیت این راه حل
مزیت اصلی این راه حل این است که به وضعیت وابسته نیست و کاربر در هر مرحله از گردش کار می تواند اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده کند.
اشکال این راه حل
اشکالی که این راه حل دارد این است که کاربر باید برای اجرای عملیات خاص آموزش ببیند و لذا برای کاربران کلاینت وب ایجاد چالش می کند.
یک پیشنهاد برای رفع این اشکال: در کلاینت وب و در کارتابل انجام کارها، ناحیه نمایش عملیات ویژه (شکل زیر) در حالت پیش فرض بسته است و باید با یک کلیک باز شود. حال اگر این امکان وجود داشته باشد که نحوه نمایش این ناحیه انتخابی (Optional) باشد در این صورت می توانیم انتخاب کنیم این ناحیه به شکل پیش فرض باز باشد تا کاربر به راحتی متوجه عملیات خاص شده و اطلاعات را ملاحظه کند.
راه حل سوم: اختیار مشاهده فرم عمومی
در این روش، اختیار ملاحظه فرم(های) عمومی را به کاربر می دهیم تا در فهرست کارها (در کلاینت ویندوز) و در برگه "فیلدها" در کلاینت وب، فرم عمومی را باز و اطلاعات را مشاهده نماید.
اشکال این راه حل
اشکال اصلی این راه حل این است که اختیار نمایش فرم عمومی به تمام فرمهای عمومی اعمال می شود و لذا امکان مدیریت اختیارات برای فرمها وجود ندارد. دقت کنید که ممکن است اطلاعات حساس یا محرمانه ای برای بخشی از کاربران (مثلا مدیران) وجود دارد که با درج این اطلاعات در یک فرم عمومی، این فرم برای تمام کاربران (دارای اختیار) قابل مشاهده خواهد بود.
نتیجه: با توجه به مطالب بالا، به نظر می رسد در مجموع بهترین راه حل برای مشاهده اطلاعات قبل از تصمیم گیری، راه حل عملیات خاص است بخصوص اگر پیشنهاد قابل نمایش بودن عملیات خاص به شکل پیش فرض پیاده سازی شود.
سوال: به نظر شما در مجموع کدام راه حل بیشترین مزایا و کمترین اشکال را دارد؟