در سیستم مدیریت فرایندها، اختیارات کاربران در گردش کارها در چند سطح تعیین می شود: سطح پایگاه، سطح گردش کار و سطح کار
سطح پایگاه
این اختیارات مستقل از گردش کارهاست و در سطح پایگاه تعیین می شود. برای مثال “تعریف و اصلاح گردش کارها” اختیاری است که در سطح پایگاه تعریف می شود. این اختیارات اصطلاحا امکانات (کاربری) سیستم (Facility) نامیده می شود.
تعیین امکانات (کاربری) سیستم
برای تعیین این امکانات برای یک کاربر خاص باید ابتدا از منوی سیستم، گزینه کاربران و امکانات آنها را باز کنید و سپس با انتخاب کاربر مورد نظر خود، محاوره تعیین امکانات کاربران را به شکل زیر روی صفحه باز کنید:
قسمت پایین این محاوره برای تعیین امکانات سیستم است. ملاحظه می کنید که در این مثال، برای کاربر فوق، امکان "بیدار کردن کار"، مجاز شده است. یعنی این که این کاربر اجازه دارد در تمام گردش کارهای این پایگاه، کارهای در حال تاخیر را بیدار کند.
نکته مهم: دقت کنید که مجوز در سطح پایگاه، شرط لازم است اما به تنهایی کافی نیست و باید در سطوح بعدی تعیین اختیارات یعنی سطح گردش کار و کار نیز به کاربر تخصیص داده شود. این مفهوم در ادامه مطلب توضیح داده شده است.
سطح گردش کار و کار (نقشها)
اختیارات کاربران در سطوح گردش کار و کار اصطلاحا "نقش" نامیده می شود. در این سطح است که کاربر عملا اختیار دسترسی به یک گردش کار خاص پیدا می کند و به میزان اختیارات تعیین شده می تواند در کارها موثر باشد.
انواع نقشهای کاربران
در حال حاضر، انواع نقش کاربران در گردش کارها، بر اساس میزان و سطح اختیارات به شرح زیر است:
در سطح کار
- صلاحیت انجام وظایف
- صلاحیت اطلاع از وضعیت کارها
- صلاحیت مدیریت کارها
- صلاحیت دریافت اطلاع رسانی بلادرنگ
در سطح گردش کار
- صلاحیت طراحی گردش کار
- صلاحیت گزارشگیری
- مالکیت گردش کار
در ادامه مطلب انواع نقش به تفکیک سطح دسترسی به تفصیل شرح داده شده است.
نقشهای در سطح کار
این نقشها روی کارها تاثیرگذار هستند یعنی این که تعامل کاربر با کارهای گردش کار است. به عبارت دیگر، این سطح از اختیارات وابسته به وضعیت فعلی کارهاست و ویژگی های کار در هر لحظه در ماهیت و میزان تعامل با کاربران تاثیرگذار است. برای مثال یک کاربر خاص ممکن است اختیار انجام یک وظیفه خاص در یک کار را داشته باشد و کاربر دیگری اختیار انجام یک وظیفه دیگر را داشته باشد. یا مثلا ممکن است در شرایط خاصی انتقال یک کار خاص به یک وضعیت خاص به اطلاع کاربر برسد و در شرایط دیگر از وضعیتهای این کار مطلع نشود. در ادامه مطلب انواع این نقشها توضیح داده شده است.
صلاحیت انجام وظایف
کاربرانی که قرار است وظایف گردش کار را انجام دهند باید این نقش را داشته باشند. در سیستم مدیریت فرایندها دو نوع وظیفه وجود دارد: وظایف عادی و وظایف خودکار.
وظایف عادی : وظایفی هستند که یک عامل انسانی انجام می دهد. برای تخصیص این نقش به کاربر باید در دیاگرام گردش کار، روی وظیفه مورد نظر دبل کلیک کنید تا محاوره اصلاح اطلاعات وظیفه به شکل زیر باز شود:
همانطور که می بینید برای وظیفه "تغییر تاریخ جلسه دمو"، برای کاربر با نام "آقای خویی" صلاحیت انجام وظیفه تعیین شده است.
وظایف خودکار: وظایفی هستند که سیستم براساس شرایط تعیین شده و بطور خودکار انجام می دهد. وظایف خروجی از وضعیتهای تصمیم گیر از این نوع هستند. کاربری که این وظایف را انجام می دهد همان کاربری است که در تنظیمات سرور تعیین شده است. در شکل زیر محاوره تنظیمات سرور و کاربر تعیین شده برای سرور را ملاحظه می کنید:
بدیهی است که این کاربر باید در فهرست کاربران پایگاه تعریف گردد. در شکل زیر، این کاربر با نام "کاربر نرم‌افزار" مشخص شده است:
توجه داشته باشید که این کاربر، در تمام وظایف خودکار خروجی از وضعیتهای تصمیم گیر، باید صلاحیت انجام وظیفه داشته باشد.
توضیح : کاربرانی که صلاحیت انجام وظیفه دارند می توانند عملیات خاص گردش کار از نوع انجام وظیفه را نیز انجام دهند. البته پیش نیاز این اختیار این است که کاربر امکان (facility) انجام عملیات خاص را داشته باشد. برای این کار باید همانند شکل زیر، در محاوره تعیین امکانات کاربر مورد نظر و در نوار ابزار روی آیکون ارتباطهای کاربر کلیک کنید تا فهرست ارتباط کاربر با امکانات مختلف سیستم باز شود:
در این فهرست اگر گزینه ارتباط کاربر با عملیات خاص گردش کار را کلیک کنید، محاوره ارتباط کاربر با عملیات خاص به شکل زیر باز می شود:
در این محاوره ابتدا باید گردش کار مورد نظر خود را انتخاب کنید تا فهرست عملیات خاص موجود در این گردش کار نمایش داده شود. حال می توانید هر کدام از عملیاتهای خاص را برای کاربر مورد نظر مجاز کنید.
نکته: دقت کنید که تنها برای عملیات خاص دارای انجام کار، نیاز به صلاحیت انجام وظیفه وجود دارد بدیهی است که عملیات خاص از نوع اطلاع از وضعیت شامل این شرط نمی شود و برای اجرای این نوع از عملیات خاص نیازی به صلاحیت انجام وظیفه نیست.
صلاحیت اطلاع از وضعیت کارها
با انجام هر وظیفه، یک کار، از یک وضعیت به وضعیت بعدی منتقل می شود. حال برای اینکه یک کاربر از انتقال به یک وضعیت خاص مطلع شود، باید در این وضعیت خاص، صلاحیت اطلاع از وضعیت کارها را داشته باشد. برای این کار در دیاگرام گردش کار روی وضعیت مورد نظر دبل کلیک کنید و در محاوره "اصلاح اطلاعات وضعیت" (شکل زیر)، کاربر مورد نظر را به لیست "کاربرانی که به آنها اطلاع رسانی می شود"، اضافه کنید:
از این پس، در هنگام انتقال وضعیت کار به این وضعیت، این کار به کارتابل "وضعیت کارها"ی کاربر منتقل خواهد شد.
صلاحیت مدیریت کارها
کاربر دارای این نقش می تواند امور مدیریتی گردش کار را انجام دهد. امور مدیریت کارها به شرح زیر است:
- ویرایش فیلدها در فرم عمومی
- ایجاد و اصلاح پیوستهای کار
- اجرای عملیات خاص دارای انجام کار
- بیدار کردن کار
- تعیین اولویت کار
- تعیین دقیق نقشهای کاربران کار
- تعیین دقیق نقشهای وظیفه کار
- تعیین دقیق نقشهای سراسری کار
- ملاحظه کاربران دارای نقش در کار
- تعیین کاربران مجازی دستی
- ارسال دستی پیام
- تعلیق/رفع تعلیق کار
امور مدیریتی در محاوره فهرست کارها و در نوار ابزار به شکل زیر، قابل دسترسی هستند:
به این ترتیب، کاربر دارای صلاحیت مدیریت کار، می تواند با استفاده از ابزارهای محاوره بالا، امور مدیریتی را در کارها انجام دهد.
توضیح: ویرایش فیلدها در فرم عمومی از اختیارات مدیریتی کار است اما ملاحظه فرم عمومی یک امکان مستقل از مدیریت کار است و هر کاربری که مطابق شکل زیر، امکان (facility) "ملاحظه فهرست کارها" و امکان "مشاهده فیلدهای قابل تعریف گردش کار از طریق محاوره عمومی" را داشته باشد می تواند فرم عمومی را ملاحظه نماید.
این دسته از کاربران هنگامی که در فهرست کارها روی آیکون فرم عمومی کلیک می کنند، پیغام زیر را مشاهده می کنند:
و با تصویب این محاوره، فرم عمومی گردش کار به شکل فقط خواندنی (read only) برای این کاربران باز می شود.
نحوه تعیین نقش مدیریت
مفهوم مدیریت کار، در وضعیتهای گردش کار معنی پیدا می کند. یعنی این که در هر وضعیت می توانیم تعیین کنیم که کدام کاربران صلاحیت مدیریت کار را دارا هستند. برای این کار در محاوره اصلاح اطلاعات وضعیت (شکل زیر)، کاربر مورد نظر را با صلاحیت مدیریت کار معرفی می کنیم:
در مثال فوق، آقای نیکخواه در وضعیت "در انتظار بررسی و تامین اعتبار" نقش مدیریت کار را دارا می باشد.
صلاحیت دریافت اطلاع رسانی بلادرنگ
در سیستم مدیریت فرایندها، و در موارد تغییرات انجام گرفته در کارتابل انجام وظیفه و کارتابل اطلاع از وضعیت کارها امکان دریافت اعلانهای فوری (بلادرنگ) وجود دارد. از طریق این اعلانها کاربر متوجه می شود که باید کارتابلهای خود را بازخوانی کند و براساس نقشها و اختیارات خود، واکنش لازم را در هر کار نشان دهد. برای آشنایی با این مفهوم و نحوه تنظیمات آن در گردش کار به مستند اطلاع رسانی بلادرنگ در گردش کارها مراجعه کنید.
راه اندازی اطلاع رسانی بلادرنگ
پیش نیاز راه اندازی امکان اطلاع رسانی بلادرنگ، فعال کردن سیستم خواندن و نمایش اعلانهای فوری در تنظیمات کارتابل است. برای این کار باید مانند شکل زیر در تنظیمات کارتابل، و در برگه "اعلان فوری"، دو گزینه فعال سازی خواندن و نمایش اعلانهای فوری را تیک بزنید:
تا قبل از نسخه 15.28 ، تنها همین تنظیمات انجام می شد و در پی آن، اعلانهای فوری برای تمام کاربرانی که به نحوی صلاحیت انجام وظیفه یا اطلاع از وضعیت کارها را داشتند، نمایش داده می شد. اما از این نسخه به بعد تنها کاربرانی که در وضعیتهای خاص، صلاحیت دریافت اعلانهای بلادرنگ را دارند می توانند این هشدارها را دریافت و ملاحظه کنند. برای این کار باید در وضعیتهای مورد نظر، همانند شکل زیر، کاربران دارای صلاحیت دریافت اعلانهای بلادرنگ را مشخص کنیم:
در این مثال برای آقای تاریوردی تنها در این گردش کار و فقط در این وضعیت خاص، اعلانهای فوری اطلاع‌رسانی می‌شود.
اعطای نقشها به شکل سراسری
همانطور که در بخشهای قبلی توضیح داده شد، نقشهای در سطح کار، در وظایف و وضعیتها قابل تعیین هستند. به این ترتیب اگر یک کاربر در چند وظیفه یا وضعیت دارای نقش باشد، آنگاه باید این تنظیمات به تعداد وظایف و وضعیتها تکرار شود. در مواردی که کاربر در تمام مراحل گردش کار از وضعیت آغاز تا وضعیت خاتمه (یا لغو) دارای نقش است این تکرار تنظیمات علاوه بر صرف انرژی و زمان زیاد، امکان خطا را نیز به همراه خواهد داشت. در چنین مواردی می توانیم نقشها را به شکل سراسری به کاربر تخصیص دهیم. برای این کار کافی است در دیاگرام گردش کار، و در محاوره اصلاح اطلاعات گردش کار و در برگه "عمومی" (شکل زیر)، کاربران و نقشهای آنها را تعریف کنید:
در این مثال، "کاربر نرم افزار"، در سراسر گردش کار صلاحیت انجام وظیفه را دارد. به این ترتیب دیگر نیازی نیست در تمام وظایف خروجی از وضعیتهای تصمیم گیر، این کاربر را با نقش انجام وظیفه تعریف کنیم. تمام وضعیتها به اطلاع آقای خویی می رسد، آقای تاریوردی اختیار مدیریت کار در تمام وضعیتها را دارد و آقای خویی در تمام وضعیتها اختیار دریافت اعلانهای فوری را دارد.
نقشهای در سطح گردش کار
این نقشها مستقل از کارها هستند و در سطح گردش کار تعریف می شوند. به عبارت دیگر این نقشها با کلیت گردش کار در تعامل هستند و وضعیت کارها تاثیری در این تعامل ندارند. انواع این نقشها به شرح زیر است:
صلاحیت طراحی کارها
این نقش، همانطور که از نام آن هم پیداست، برای امکان طراحی و ویرایش ساختار گردش کار است. به عبارت دیگر، کاربری که این نقش را در یک گردش کار خاص دارد، می تواند از طریق منوی "طراحی گردش کار" و گزینه "تعریف و اصلاح گردش کارها"، گردش کار مورد نظر خود را طراحی و ویرایش نماید بدیهی است که این کاربر اختیار استفاده از تمام ابزارها و امکانات موجود در محاوره "گردش کارها" بجز امکان ویرایش مالک گردش کار را دارد. ابزارهای موجود در این محاوره را در شکل زیر مشاهده می کنید:
به این ترتیب، این کاربر می تواند در گردش کار :
- فیلد تعریف کند
- دیاگرام را ویرایش کند
- کلمه عبور برنامه را تعیین کند*
- کاربران برنامه گردش کار را مشخص کند
- سابقه نسخه های گردش کار را ملاحظه کند
- فهرست وظایف و وضعیتها را ملاحظه و ویرایش کند
- عملیات خاص را تعریف و اصلاح کند
- نحوه ارتباط با روش های آغاز کار را مشخص کند
- گزارشهای مبتنی بر برنامه را تعریف کند.
*: در مورد اختیار تعیین کلمه عبور برنامه این نکته قابل ذکر است که طراح گردش کار :
- اگر کلمه عبور موجود نباشد می تواند آن را ایجاد کند.
- اگر کلمه عبور موجود باشد، تنها در صورتی می تواند آن را تغییر دهد که کلمه عبور فعلی را بداند.
- می تواند کلمه عبور را حذف کند در صورتی که همانند شکل زیر، امکان (facility) "حذف کلمه عبور برنامه گردش کار" را داشته باشد:
نکته مهم: نقش طراحی در سطح گردش کار، تنها برای گردش کارهایی که دارای مالک هستند معنی دارد. گردش کارهای بدون مالک نیازی به این نقش ندارند و تمام کاربرانی که امکان (facility) "طراحی گردش کار" و امکانات زیرشاخه آن را دارند می توانند تمام گردش کارهای بدون مالک را طراحی نمایند.
صلاحیت گزارش گیری
در سیستم مدیریت فرایندها و در منوی گزارش های گردش کار، گزارشهای متنوعی به شکل زیر وجود دارد:
تا قبل از نسخه جدید (15.10)، نقشی بنام گزارشگیری وجود نداشت و اختیار گزارشگیری در سطح پایگاه بود. به این معنی که کاربران می توانستند بدون محدودیت خاصی و مستقل از گردش کارها، گزارشها را ملاحظه نمایند. از طرف دیگر، این گزارشها حاوی اطلاعات مهم و بعضا محرمانه از گردش کارهاست. لذا برای امنیت داده ها و جلوگیری از دسترسی نامناسب و غیرضروری کاربران به اطلاعات گردش کارها، نقشی بنام گزارشگیری پیاده سازی شده است که از این طریق می توانیم گزارشگیری را به یک گردش کار خاص محدود و منحصر نماییم. به این ترتیب کاربر دارای نقش گزارشگیری تنها مجاز به ملاحظه گزارش در گردش کارهای تعیین شده خواهد بود.
نحوه تعیین نقش گزارشگیری
برای این کار، باید همانند شکل زیر، در محاوره تعیین امکانات کاربر مورد نظر و در ناحیه "امکانات سیستم"، شاخه "گردش کار" و سپس زیرشاخه "گزارشها" را باز کنید و از آنجا گزارش مورد نظر خود را انتخاب کنید:
در این مثال همانطور که می بینید، "گزارش تراکنشهای گردش کار" انتخاب شده است. حال باید مراحل زیر را انجام دهید:
- سلب امکان ملاحظه گزارش بدون نیاز به نقش گزارشگیری
از میان امکانات زیرمجموعه این گزارش، باید همانند شکل بالا، گزینه "ملاحظه گزارش تراکنشهای گردش کار بدون نیاز به نقش گزارشگیری" را "غیرمجاز" کنید. اگر این امکان را از کاربر سلب نکنید، نقش گزارشگیری بی اثر خواهد شد و قادر به محدود کردن ملاحظه گزارش به کاربران خاص نخواهید بود.
- تعریف کاربر مورد نظر با نقش گزارشگیری در گردش کار
برای این کار کافی است همانند شکل زیر، در محاوره اصلاح اطلاعات گردش کار ، کاربر مورد نظر را با صلاحیت گزارشگیری تعریف کنیم:
با تنظیمات فوق، از این پس آقای تاریوردی تنها در گردش کار "کالاها" می تواند "گزارش تراکنشهای گردش کار" را ملاحظه نماید.
نکته مهم: نقش گزارشگیری تنها برای گردش کارهای دارای مالک معنی دارد و گردش کارهایی که مالک ندارند نیازی به نقش گزارشگیری ندارند. به این ترتیب تمام کاربرانی که امکان (facility) ملاحظه یک گزارش را دارند می توانند این گزارش را در تمام گردش کارهای بدون مالک ملاحظه نمایند.
مالک گردش کار (Owner)
مالک گردش کار، کاربری است که بیشترین اختیارات مدیریتی را در سطح گردش کار دارد. به این معین که مالک علاوه بر نقش طراحی، نقش مدیریت کار و نقش گزارشگیری را به شکل پیش فرض دارد.
نکته مهم: برای اعمال تنظیمات نقشهای طراحی و گزارشگیری در یک گردش کار، این گردش کار باید حتما مالک داشته باشد. بنابراین در واقع مالک شرط تنظیمات نقشهای طراحی و گزارشگیری است و بدون این شرط، نقشهای طراحی و گزارشگیری زائد است و ضرورتی ندارد.
تعیین مالک برای گردش کار
هر گردش کاری که ایجاد می شود در ابتدا مالک ندارد و تعیین مالک توسط هر کاربری که امکان (facility) طراحی گردش کار را دارد می تواند مالک مورد نظر خود را برای گردش کارهای فاقد مالک تعیین کند. برای تعیین مالک باید همانند شکل زیر، محاوره گردش کارها را باز کنید و سپس :
- در ستون مالک گردش کار کلیک کنید و از آنجا پنجره تعیین مالک گردش کار را باز کنید
- در این پنجره گزینه "گردش کار دارای مالک است" را تیک بزنید.
- تکمه انتخاب کاربر را کلیک کنید تا فهرست کاربران باز شود
- کاربر مورد نظر خود را انتخاب و محاوره را تصویب کنید.
به این ترتیب نام مالک در ستون مالک گردش کار به شکل زیر نمایش داده می شود:
تغییر مالک گردش کار
اگر گردش کاری مالک داشته باشد، تنها مالک گردش کار یا کاربر Administrator سرور می توانند مالک گردش کار را تغییر دهند.
اختیارات تکمیلی مالک گردش کار
علاوه بر مواردی که در بالا ذکر شد، مالک گردش کار اختیار تعیین نسخه گردش کار و حذف تراکنشهای گردش کار را نیز داراست.
تعیین نسخه گردش کار
هر گردش کار پس از ایجاد بطور پیش فرض دارای نسخه 0 و در وضعیت آزمایشی قرار دارد. این گردش کار تا زمانی که در وضعیت آزمایشی است امکان ویرایش و تغییر در طراحی و ساختار گردش کار وجود دارد. حال در هر مرحله از تغییرات ، مالک گردش کار می تواند وضعیت کار و شماره نسخه را نهایی کند. با نهایی شدن نسخه، گردش کار غیرقابل ویرایش می شود. در هر صورت تغییر نسخه نیز در محاوره گردش کارها (شکل زیر) انجام می شود:
همانطور که ملاحظه می کنید گردش کار دمو در وضعیت آزمایشی و دارای نسخه صفر است. حال با کلیک در ستون "وضعیت ویرایش" می توانید پنجره "تغییر وضعیت گردش کار" را روی صفحه باز کنید:
در این پنجره اگر تکمه تغییر وضعیت به نسخه 0- نهایی را کلیک کنید، نسخه 0 این گردش کار نهایی و غیرقابل ویرایش می گردد.
ملاحظه سابقه نسخه ها
یک گردش کار ممکن است در طول زمان در مراحل مختلف ویرایش شده و نسخه های متعددی را ثبت نماید. برای ملاحظه سابقه این نسخه ها باید در محاوره گردش کارها، مکان نما را روی گردش کار مورد نظر منتقل کنید و سپس آیکون 
واقع در نوار ابزار را کلیک کنید. برای مثال سابقه نسخه های گردش کار کالاها به شکل زیر است:
حذف تراکنشهای گردش کار
در گردش کارهای دارای مالک، تنها مالک گردش کار می تواند تراکنشهای گردش کار را حذف نماید. بدیهی است که تراکنشهای گردش کارهای فاقد مالک اینطور نیست و تمام کاربرانی که امکان (facility) حذف تراکنشهای گردش کار را داشته باشند می توانند تراکنشهای تمام گردش کارهای بدون مالک را حذف نمایند.
نتیجه
برای مدیریت بهتر اختیارات و دسترسی های کاربران در سطح گردش کارها، باید هر گردش کار یک مالک داشته باشد. در غیر این صورت نقشهای طراحی و گزارشگیری کار غیرقابل تعیین خواهد بود و کاربران دارای اختیار در سطح پایگاه هیچ محدودیتی در ویرایش گردش کار و ملاحظه گزارشها نخواهند داشت.