این پست در راستای تکمیل و ساده سازی پست قبلی تهیه شده است
گزارش آماری از کارکرد بخش فهرستنویسی کتابخانه
مدیران کتابخانه و مراکزاسناد، برای تصمیم‌گیری‌های بهتر درامور مربوط به بخش فهرستنویسی کتابخانه، نیازمند هستند تا گزارش آماری از میزان فهرستنویسی منابع دربازه‌های زمانی تهیه نمایند. به عنوان مثال دریک بازه تاریخی چه حجمی از منابع، فهرستنویسی شده و یا چه حجمی از اطلاعات از قبل فهرستنویسی شده اند ؟ و حتی دربعضی موارد، نیازاست گزارشی تهیه نمایند مبنی براینکه هر یک از فهرستنویسان مرکز در یک بازه زمانی، چه تعداد منبع را فهرستنویسی و یا اصلاح کرده اند.
در ادامه به تهیه گزارشهای آماری موجود درنرم افزارسیمرغ که با نیاز ذکر شده فوق، مرتبط است می‌پردازیم. لازم به ذکر است برای تهیه این گزارش لازم است که دو اصل ذکر شده در ذیل، دربین کاربران ورود اطلاعات( فهرستنویسان)، رعایت شده باشد :
1- پر کردن فیلدهای "واردکننده اطلاعات" و یا "کنترل کننده اطلاعات" در کاربرگ
هر یک از کاربران فهرستنویس، چنانجه منبع جدیدی را فهرستنویسی می‌کنند، می‌بایست در فیلد "واردکننده اطلاعات " موجود در کاربرگ ، نام خود را وارد کرده و چنانچه منبع و سندی را اصلاح و یا ویرایش اطلاعات می نمایند، می‌بایست در فیلد " کنترل کننده اطلاعات" نام خود را وارد کنند. (نکته: این نام باید ثابت ومنحصربه فرد بوده واز نظراملا به صورت یکدست وارد شود)
2- پر کردن فیلدهای تاریخ وروداطلاعات و یا تاریخ کنترل کننده اطلاعات در کاربرگ
با توجه به نقش کاربر فهرستنویس به عنوان وارد کننده اطلاعات و یا کنترل کننده اطلاعات، می‌بایست تاریخ انجام کار مربوطه نیز درفیلدهای "تاریخ وروداطلاعات" و یا "تاریخ کنترل کننده اطلاعات" وارد شود. (نکته: تاریخ نیز باید به صورت یکدست، پرشود مثلا 18/04/1395)
نمونه‌ای از مشخصات وورد اطلاعات در کاربرگ یک کتاب که در تاریخ 1390/02/14 توسط محمدی ورود اطلاعات شده است و در تاریخ 1395/10/19 توسط اشرفی اصلاح شده است را در ذیل می‌توانید مشاهده کنید:
نکته : فهرستنویسان می‌توانند برای پرکردن این فیلدها، از امکان تدوین گروهی نیز استفاده کنند.
چنانچه دو اصل ذکر شده فوق، برای ورود اطلاعات و یا اصلاح اطلاعات، توسط فهرستنویسان رعایت شده باشد، می‌توان به روش زیر گزارشهای مورد نیاز را تهیه کرد:
ابتدا وارد پایگاه مورد نظر شوید، به عنوان مثال پایگاه کتابهای فارسی:
از منوی بالای صفحه، وارد منوی جستجو شوید. و سپس محاوره جستجو را "محاوره مخصوص کتابدار" قرار دهید: درمحاوره جستجو مخصوص کتابدار ، چهارمدخل " تاریخ وورد اطلاعات" ، "وارد کننده اطلاعات" ، "کنترل کننده اطلاعات" و" تاریخ کنترل اطلاعات" وجود دارد که با ترکیب این فیلدها و استفاده ازعملگرها می‌توانید گزارشهای متنوعی را تهیه نمایید.
شیوه جستجوی گزارشهای پرکاربرد:
-گزارش تعداد منابع ورود اطلاعات شده در یک بازه زمانی خاص:
چنانچه فقط بخواهید میزان ورود اطلاعات در یک بازه زمانی را داشته باشید فقط کافی است مدخل" تاریخ ورود اطلاعات"را پرکنید. برای نمونه فرض کنید، می‌خواهید گزارشی از تعداد کل کتابهای فارسی فهرستنویسی شده در سال 1395 را تهیه کنید: فقط کافیست که در مدخل "تاریخ ورود اطلاعات"، سال مورد نظر را به همراه $ وارد کنید.
همانطور که ملاحظه می‌کنید تعداد 100 کتاب در سال 1395 ورود اطلاعات شده است.
-گزارش از تعداد کتابهای فارسی ورود اطلاعات شده توسط یک فهرستنویس خاص در یک بازه زمانی خاص:
در مدخل "نام واردکننده اطلاعات" نام فهرستنویس مورد نظرو درمدخل" تاریخ ورود اطلاعات"، بازه تاریخی مورد نظر، را وارد کنید و با استفاده ازعملگر "و" بین این دو مدخل، جستجو را انجام دهید. تعداد یافته‌ها، تعداد عنوان کتابهایی است که توسط فهرستنویس، دربازه زمانی مورد نظر ورود اطلاعات شده است. به عنوان مثال می‌خواهید ازتعداد کتابهای فارسی که توسط محمدی در دی ماه سال 1395 ورود اطلاعات شده مطلع شوید: فقط کافی است که در مدخل "واردکننده اطلاعات"، محمدی و در مدخل "تاریخ وورد اطلاعات" ، 1395"/10$ را وارد کنید.
همانطور که ملاحظه می‌کنید تعداد 31 کتاب در دی ماه سال 1395، توسط محمدی، ورود اطلاعات شده است.
-گزارش از تعداد اصلاحات انجام شده برروی منابع کتابخانه:
تمام موارد ذکر شده برای گزارش گیری مربوط به ورود اطلاعات، برای گزارش گیری مربوط به اصلاح اطلاعات نیز مصداق دارد. فقط به جای مدخل "وارد کننده اطلاعات"، "کنترل کننده اطلاعات " و به جای مدخل "تاریخ ورود اطلاعات"، "تاریخ کنترل اطلاعات" مورد جستجو قرار می‌گیرد.