در انواع گزارشها و فهرست کارها در کلاینت وب، علاوه بر نمایش داده های خام و پردازش شده در ستونها و سطرهای گزارش، نمودارهایی برای نمایش گرافیکی داده ها وجود دارد. هدف از این نمودارها ایجاد یک درک بصری و کلی از داده های گزارش می باشد. در واقع نمودارها به کاربران این امکان را می دهد که علاوه بر داده های خام، این داده ها در ارتباط با هم نگاه کنند و از این طریق امکان برآورد و مقایسه میان داده ها را به راحتی داشته باشند. در کلاینت وب سیستم مدیریت فرایندها در سه مقوله اصلی «عملکرد و کارآیی»، «تحلیل کارها» و «تاریخچه کار»، می توانید نمودارها را مشاهده کنید. در این مطلب به نمودار عملکرد و کارآیی می پردازیم و ابتدا نمودار عملکرد و سپس نمودار کارآیی را مورد بررسی قرار می دهیم:
1-نمودار عملکرد
گزارشها بطور پیش فرض فاقد نمودار عملکرد و کارآیی هستند و لذا برای نمایش این نمودار باید در صفحه گزارش کارها و از طریق تنظیمات محاوره «گزینه ها»، گزینه نمایش نمودار عملکرد و کارآیی را فعال کنید (همانند شکل زیر):
برای نمونه به گزارش زیر توجه کنید:
همانطور که ملاحظه می کنید دو نمودار عملکرد و کارایی در دو Tab جداگانه نمایش داده می شود که بطور پیش فرض ابتدا نمودار «عملکرد» به نمایش درمی آید.
کارکرد نمودار عملکرد
هدف از نمودار عملکرد این است که با یک نگاه به نمودار، دیدی بصری و کلی از میزان پیشرفت کارها در بازه های زمانی مشخص داشته باشیم. محور افقی این نمودار، زمان است که از زمان آغاز قدیمی ترین کار موجود در گزارش تا زمان حال را در بر می گیرد. البته همانطور که در شکل مشخص است، این بازه زمانی خود به به بازه های زمانی کوچکتری تقسیم شده است و محور عمودی گزارش تعداد کارهای فعال (با رنگ روشن) و تعداد کارهای بدون پیشرفت (با رنگ تیره) را در هر بازه زمانی نشان می دهد. در اینجا اولین سوالی که به ذهن می رسد این است که مبنای این تقسیم زمانی چیست و به عبارت دیگر بازه های زمانی بر چه اساسی تعریف و ایجاد می شود.
بازه های زمانی نمودار عملکرد و کارآیی
بازه های زمانی براساس همپوشانی (Overlap) دو داده مهم زمانی کارها تعریف می شود: «زمان شروع کارها» و «زمان انجام آخرین وظیفه کارها». یادآوری می شود که این دو داده به شکل گرافیکی در نمودار میله ای کارها نیز نمایش داده می شود. به همین دلیل بازه های زمانی کوچکتر از روی هم افتادن نمودارهای میله ای به وجود می آید. برای درک بهتر این موضوع، به گزارش زیر دقت کنید:
ملاحظه می کنید که از بر هم افتادن سه نمودار میله ای، تعداد 6 بازه زمانی تشکیل شده است. این بازه ها از زمان شروع قدیمی ترین کار تا زمان حال را شامل می شود. در اینجا ممکن است این سوال مطرح شود که چرا از فیلدهای زمان شروع کارها و انجام آخرین وظیفه کارها برای تقسیم و ایجاد بازه های زمانی استفاده می شود؟
دلیل انتخاب «زمان شروع کار» و «زمان انجام آخرین وظیفه کار»
بهترین شاخص برای راکد بودن کار، بازه زمانی صرف شده از زمان آخرین انجام وظیفه کار تا زمان حال است به این معنی که از چه زمانی کار در حالت انتظار و سکون قرار گرفته است. از طرف دیگر زمان شروع کار نیز مهم و است و بازه زمانی شروع کار تا زمان انجام آخرین وظیفه کار، فاکتور مهمی برای برآورد لختی و زمانبر بودن کار است. لذا همپوشانی این دو فیلد در کارها می تواند مبنای مناسب و منطقی برای بازه های زمانی باشد.
تعاملی بودن نمودار عملکرد
نمودار عملکرد از جهت حساس بودن به بازه زمانی تعاملی است به این معنی که کاربر می تواند در لحظه، روی هر بازه دلخواه کلیک نماید و گزارش کارها را تنها در بازه انتخاب شده مشاهده کند. برای مثال به شکل زیر توجه کنید:
در این شکل، یک خط تیره را در پایین بازه های زمانی مشاهده می کنید. نمایش خط تیره یعنی این که تمام بازه زمانی برای گزارش در نظر گرفته شده است. حال اگر همانند شکل زیر، نشانگر را روی یکی از بازه ها منتقل کنید، آنگاه زمان شروع، زمان پایان و مدت بازه را مشاهده خواهید کرد:
حال اگر روی این بازه کلیک کنید، آنگاه گزارش محدود به این بازه می شود و کارهای واجد شرایط در این بازه به نمایش درمی آید:
همانطور که ملاحظه می کنید، در این بازه، تعداد کارها از 21 به 17 کاهش پیدا کرده است.
انتخاب چندگانه بازه های زمانی
علاوه بر انتخاب یک بازه، امکان انتخاب چند بازه نیز وجود دارد. برای این کار کافی است روی بازه های مورد نظر خود به ترتیب کلیک کنید. برای نمونه به شکل زیر توجه کنید:
در این مثال، چند بازه پشت سر هم و به شکل پیوسته انتخاب شده است. لازم به توضیح است که بازه های منتخب می توانند با فاصله و گسسته باشند مانند مثال زیر:
تفسیر نمودار عملکرد
همانطور که قبلا هم گفته شد، نمودار عملکرد باید یک دید کلی و بصری از میزان پیشرفت و رکود کارها را در بازه های زمانی معین به کاربر بدهد. برای نمونه مجددا نگاهی به نمودار مثال بالا می اندازیم:
در این نمودار، رنگ قرمز نشاندهنده تعداد کارهای راکد (بدون پیشرفت) و رنگ روشن تعداد کل کارها در در بازه های زمانی است. بنابراین ارتفاع رنگ قرمز در بازه نشانگر نسبت کارهای راکد به کارهای فعال (دارای پیشرفت) است. به این ترتیب کاربر می تواند نسبت کارهای راکد را در بازه های زمانی مختلف با هم مقایسه نماید. برای مثال به شکل زیر دقت کنید:
مثال 1: مقایسه میزان کارهای راکد در بازه های زمانی
در این نمودار، میزان کارهای راکد را در دو بازه زمانی مختلف مشاهده می کنید، واضح است که در این گزارش کارها، در بازه سمت راست نسبت و میزان کارهای راکد بیشتر از بازه سمت چپ است.
مثال 2: تشخیص روند انجام کارها
با نگاهی به ناحیه قرمز رنگ می توانیم روند انجام یا عدم پیشرفت کارها را متوجه شویم. در همین مثال بالا به روند کارهای راکد توجه کنید:
در این مثال، روند کارهای راکد رو به افزایش و صعودی است و معنی آن این است که میزان کارهای راکد با گذشت زمان بیشتر شده است و کاربر می تواند نتیجه بگیرد که بطور کلی کارها به سمت لختی و کندی بیشتر متمایل شده است.
در هر صورت پس از آشنایی با نمودار عملکرد، در ادامه به نمودار کارآیی می پردازیم.
2-نمودار کارآیی
مفهوم کارآیی
مفهوم کارآیی در واقع یک شاخص کمی برای بیان دقیق تر عملکرد کارهاست. شاخص کارآیی یک گزارش بر اساس یک فرمول محاسبه می شود.
فرمول کارآیی
شاخص کارآیی یک گزارش بر اساس تعداد کارهای راکد و تعداد کل کارها در یک بازه زمانی و به شکل زیر محاسبه می شود:
بر اساس این فرمول واضح است که با بالا رفتن تعداد کارهای راکد در یک بازه زمانی، کارآیی پایین می آید. برای نمونه به مثالهای زیر توجه کنید:
مثال 1:
در این مثال، همانطور که در قسمت داده های نمودار نشان داده شده است، تعداد کارها در این بازه زمانی 15 و تعداد کارهای راکد 6 می باشد لذا کارآیی در این بازه، طبق فرمول برابر است با
(1-6/15)*100=60
یعنی کارآیی کارهای این گزارش در این بازه زمانی 60 درصد است و به این معنی است که 60 درصد کارها دارای پیشرفت بوده اند.
مثال 2:
از ارتفاع بیشتر ناحیه قرمز رنگ در این مثال می توانیم حدس بزنیم که کارآیی در این بازه باید کمتر از مثال قبل باشد، اما برای بیان دقیق تر، کارآیی را طبق فرمول محاسبه می کنیم:
(1-13/20)*100=35
ملاحظه می کنید که کارآیی در این بازه، به مراتب کمتر از مثال قبلی است.
نمودار کارآیی
برای نمایش گرافیکی شاخص کارآیی، نموداری پیاده سازه شده است که یک نمونه از آن را در شکل زیر ملاحظه می کنید:
در این نمودار، محور عمودی، کارآیی و محور افقی، زمان را نشان می دهد. در ناحیه سمت راست این نمودار، داده های بازه ها و داده های مرتبط با کارآیی مثل تعداد کارها، تعداد کارهای بدون پیشرفت (راکد) و شاخص کارآیی نمایش داده می شود.
دسته بندی کارآیی با رنگها
اگر به نمودار بالا دقت کنید، متوجه می شوید که در بعضی از بازه ها شاخص کارآیی به رنگ سبز و در بازه های دیگر به رنگهای نارنجی و قرمز می باشد. اگر کارآیی را از 0 تا 100 در نظر بگیریم آنگاه می توانیم برای دسته بندی، کارآیی را به سه دسته به شکل زیر تقسیم کنیم:
رنگ سبز (کارآیی بالا): کارآیی از 67 تا 100 درصد
رنگ نارنجی (کارآیی متوسط) : کارآیی از 34 تا 66 درصد
رنگ قرمز (کارآیی پایین): کارآیی از 0 تا 33 درصد
به این ترتیب با یک نگاه به نمودار متوجه می شویم که در یک بازه زمانی مشخص، میزان کارایی بالا، متوسط یا پایین است. در این زمینه به مثالهای زیر توجه کنید:
مثال 1: کارآیی بالا
در این مثال، کارآیی 80 درصد و رنگ ناحیه سبز رنگ است.
مثال 2: کارآیی متوسط
در این بازه زمانی، کارآیی 47.06 درصد و رنگ ناحیه نارنجی است.
مثال 3: کارآیی پایین
در این بازه، کارآیی 23.81 درصد و رنگ ناحیه قرمز است.
نتیجه: معمولا با گذشت زمان، کارهای راکد افزایش می یابد و به تبع آن کارآیی کاهش می یابد. لذا بطور معمول نمودار کارآیی از رنگ سبز شروع می شود و با گذشت زمان نارنجی و در انتها به رنگ قرمز متمایل می شود. البته همیشه اینطور نیست و ممکن است کارآیی یک گردش کار خاص به دلیل طراحی مناسب و عوامل دیگر، هرگز کمتر از 67 درصد نباشد و نمودار کلا سبز باشد.
انتخاب چندگانه بازه های زمانی
همانند نمودار عملکرد، در نمودار کارآیی نیز می توانید چند بازه زمانی را انتخاب کنید. برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
ملاحظه می کنید که دو بازه زمانی با کارآیی های مختلف انتخاب شده است. در بازه اول کارآیی بالا و رنگ ناحیه سبز است و در بازه دوم کارآیی پایین و رنگ ناحیه قرمز است اما کارآیی کل 56.56 درصد و در محدوده متوسط قرار گرفت و به همین جهت، در ناحیه نمایش داده ها، نمودار میله ای تجمعی برای این دو ناحیه، با رنگ نارنجی نمایش داده شده است.