انجمن‌ها

یکی دیگر از ابزارهای گزارشگیری از کارها در کلاینت وب، استفاده از ابزاری بنام «مرور کارها»ست. برای این کار، همانند شکل زیر،  در صفحه اصلی کلاینت وب، منوی سمت را باز کنید و از آنجا گزینه «مرور کارها» را کلیک کنید:

 

 

به این ترتیب، محاوره مرور کارها به شکل یک Tab جدید به صفحه اصلی افزوده می شود:

 

همانطور که ملاحظه می کنید، مرور کارها از سه بخش «جستجوی کارها»، «کارهای یک بازه زمانی» و «بایگانی کارهای پایان یافته» تشکیل شده است که در ادامه مطلب با جزئیات کامل شرح داده می شود.

1-جستجوی کارها

در این قسمت می توانیم از طریق دو مدخل «شرح کار» و «کد کار»، به جستجو در کارها بپردازیم. بدیهی است این جستجو در سطح پایگاه و مستقل از گردش کار انجام می شود. نکته ای که در اینجا باید به آن توجه کنید این است که در مدخل «شرح کار» ، سیستم عبارت جستجو را به همراه یک علامت % در انتها فرض می کند و به این ترتیب تمام واژه هایی که عبارت مورد نظر در ابتدای آنهاست بازیابی می شود.

مثال: جستجوی عبارت «دکور»

 

در این جستجو، سیستم بطور خودکار عبارت «دکور%» را جستجو کرده و نتیجه را به شکل زیر باز می گرداند:

 

ملاحظه می کنید که عبارت «دکوراسیون» در شرح کار بازیابی شده است.

نکته مهم: توجه کنید که هر جستجو از طریق مرور کارها، در یک Tab مستقل و با عنوان «گزارش کارها» نمایش داده می شود. به این ترتیب به تعداد جستجوها Tab های جداگانه خواهیم داشت و به راحتی می توانیم به جستجوهای قبلی خود مراجعه کنیم.

اما در مورد مدخل «کد کار» اینچنین نیست و لذا اگر می خواهید زیرشاخه ها یا سرشاخه های کد را جستجو کنید باید علامت %  را در ابتدا یا انتهای عبارت جستجو وارد کنید. در این زمینه به مثالهای زیر توجه کنید:

مثال 1: جستجوی کد 02 به همراه زیرشاخه های آن

 

به نتیجه این جستجو توجه کنید:

 

ملاحظه می کنید که کارهای با کد 02  و تمام زیرشاخه های آن بازیابی شده است.

مثال 2: جستجوی کد 02 و تمام سرشاخه های آن

 

به نتیجه این جستجو توجه کنید:

 

ملاحظه می کنید که در این مثال، برعکس مثال قبل کدهایی که اعداد انتهایی آنها 02 است، بازیابی شده است.

جستجو در کارهای فعال

در بخش جستجو، گزینه ای وجود دارد که جستجو را به شکل پیش فرض محدود به کارهای فعال می نماید:

 

در هر صورت اگر می خواهید جستجو در کارهای پایان یافته نیز انجام گردد باید این گزینه را غیرفعال کنید.

جستجوی کارهای یک گردش کار با استفاده از گزارش

با استفاده از این لینک که در شکل زیر نشان داده است، می توانید فهرست کارهای مبتنی بر برنامه را جستجو کنید:

 

با کلیک روی این لینک، محاوره «گزینه ها» به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

در این محاوره همانند مثال شکل زیر، ابتدا گردش کار را مشخص می کنیم و سپس از میان فهرست کارهای مبتنی بر برنامه تعریف شده در گردش کار، گزارش مورد نظر خود را انتخاب می کنیم :

 

یادآوری می شود که فهرست کارهای مبتنی بر برنامه ممکن است پارامتریک باشند که مثال بالا نیز از این نوع از فهرستهاست لذا پارامتر نیز انتخاب و تعیین شده است.

 

2-کارهای یک بازه زمانی

یکی از پارامترهای مهم و پرکاربرد در گزارشگیری کارها، بازه های زمانی است. یعنی این که در یک بازه زمانی مشخص، چه کارهایی وجود دارد. ابتدا بهتر است نگاهی به محتوای این گزارش بیاندازیم:

 

همانطور که می بینید، این گزارش بطور پیش فرض کارهای روز جاری (در این مثال شنبه) را نشان می دهد. در این گزارش، گردش کارها براساس نام دسته بندی کارها طبقه بندی شده است و در هر دسته، کارهای فعال، پایان یافته و راکد به تفکیک گردش کار نمایش داده می شود.

فعال: کارهای دارای پیشرفت در این بازه. به عبارت دیگر تعداد کارهایی که در این بازه زمانی یکی از وظایف آنها انجام شده است.

پایان یافته: کارهایی که در این بازه زمانی به وضعیت پایان رسیده یا لغو شده است.

راکد: کارهای فعالی که در این بازه هیچ پیشرفتی نداشته اند یعنی این که هیچ وظیفه ای از این کارها در این بازه انجام نشده است. البته لازم به تاکید است که این مفهوم شامل کارهای پایان یافته نمی شود و مفهوم رکود، تنها برای کارهای فعال معنی دار است.

بازه زمانی

در قسمت گزارش کارها که قبلا و در یک مستند جداگانه توضیح داده شده است، امکان استفاده از بازه های 7 روزه به شکل پیش فرض و نیز تعیین بازه های زمانی به شکل کاملا دلخواه وجود دارد. اما برای تجربه کاربری بهتر و دسترسی سریعتر به گزارش مورد نظر، در این بخش بازه های زمانی از پیش تعریف شده توسعه پیدا کرده است و سعی شده است تا جای ممکن، بیشترین و پرکاربردترین بازه های زمانی معمول پوشش داده شود.

بازه های زمانی از پیش تعریف شده

این بازه ها را در فهرست بازشونده «بازه زمانی» به شکل زیر می توانید مشاهده و انتخاب کنید:

 

ملاحظه می کنید که بیشتر بازه های زمانی پرکاربرد در این فهرست موجود است لذا می توانید به سرعت و به راحتی، بازه مورد نظر خود (در این مثال  30 روز گذشته) را انتخاب کنید و فهرست کارهای این بازه را به شکل زیر مشاهده کنید:

 

سوال چالشی 1: به نظر شما این تعداد بازه زمانی از پیش تعریف شده مناسب است؟ شما چه گزینه هایی را پیشنهاد می کنید؟

سوال چالشی 2: آیا فکر می کنید این فهرست هر چقدر طولانی تر باشد بهتر است؟ بنظر شما حد تعداد گزینه های این فهرست چقدر است؟

توضیح: در این گزارش، تمام اعداد کارهای فعال، پایان یافته و راکد به شکل لینک هستند و با کلیک روی این لینکها، فهرست کارهای مرتبط با آن به نمایش در می آید. علاوه بر این، گزارش جمع کل کارها نیز در هر سه نوع فعال، پایان یافته و راکد به شکل لینک قابل دسترسی است.

محدود کردن کارها به کاربر جاری

در این قسمت گزینه ای محدود کننده وجود دارد که در شکل زیر مشاهده می کنید:

 

این گزینه تنها کارهایی را فیلتر می کند که کاربر جاری وظیفه ای از آن را انجام داده باشد. لذا این مورد تنها برای کارهای فعال (دارای پیشرفت) و کارهای پایان یافته معنی پیدا می کند و در مورد کارهای راکد موضوعیت ندارد.

 

3- بایگانی کارهای پایان یافته

در این قسمت می توانید گزارش کارهای خاتمه یافته و لغو شده را در یک ماه خاص از یک سال خاص مشاهده کنید. محاوره بایگانی کارهای پایان یافته به شکل زیر است:

 

در این محاوره ابتدا « سال » را از یک فهرست بازشونده به شکل زیر انتخاب می کنیم:

 

همانطور که ملاحظه می کنید، این گزینه ها از چهار سال قبل تا سال جاری را شامل می شود. در مرحله بعد باید « ماه » را انتخاب کنیم:

از این فهرست می توانید ماه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

نکته مهم: توجه کنید که برای دیدن بایگانی کارهای پایان یافته باید حتما نقش « اطلاع از وضعیت کارها » را داشته باشید.

امکان «گزینه ها» در مرور کارها

تمام گزارشهایی که از طریق مرور کارها تولید و نمایش داده می شود، در واقع همان گزارش دلخواه با تنظیمات ساده و از پیش تعیین شده است. به عبارت بهتر، برای کاربری ساده تر و بجای ورود اطلاعات در محاوره گزارشهای دلخواه، یک سری تنظیمات پرکاربرد در مرور کارها پیاده سازی شده است که کاربر با انتخاب آنها می تواند راحت تر و سریع تر گزارش دلخواه خود را تهیه نماید. به همین دلیل و در تمام گزارشهای که از طریق مرور کارها تولید و نمایش داده می شود، امکان «گزینه ها» وجود دارد که با کلیک روی آن، محاوره گزارشهای دلخواه باز می شود با این تفاوت که در اینجا محاوره خالی نیست و فیلدهای متناظر با  انتخابهای مرور کارها، پر شده است. برای درک بهتر این موضوع به مثالهای زیر توجه کنید:

مثال 1: جستجوی کارهای فعالی که در شرح آنها عبارت «تعمیر» وجود دارد و از 7 روز پیش آغاز شده اند

برای این کار، همانند شکل زیر، در قسمت جستجوی کارها عبارت «تعمیر» را در شرح کار جستجو می کنیم:

نتیجه این جستجو به شکل زیر روی صفحه نمایش داده می شود:

 

در این گزارش تکمه «گزینه ها» را ملاحظه می کنید، با کلیک روی این تکمه، محاوره گزینه ها به شکل زیر باز می شود:

 

ملاحظه می کنید که فیلدهای «شرح کار» و «نوع وضعیت»، متناظر با تنظیمات وارد شده در بخش جستجوی کار، پر شده است. حال فرض کنید می خواهیم کارهای آغاز شده در هفته جاری را گزارش بگیریم برای این کار، کافی است همانند شکل زیر، در فیلد «آغاز کار از»، تاریخ مورد نظر خود را انتخاب کنیم:

 

مثال 2: کارهای راکد گردش کار «کالاها» در بازه زمانی ماه جاری

برای این کار، در محاوره مرور کارها، بازه زمانی این ماه (در این مثال شهریور) را انتخاب می کنیم:

 

حال در ستون راکد، روی تعداد کارهای راکد کالاها (در این مثال 21)، کلیک می کنیم تا گزارش کارها به شکل زیر باز شود:

 

با کلیک روی تکمه «گزینه ها»، محاوره زیر روی صفحه باز می شود:

 

ملاحظه می کنید که در فیلد «آخرین وظیفه تا»، تاریخ اول این ماه (در این مثال شهریور) قرار گرفته است یعنی از این تاریخ به بعد هیچ وظیفه ای در کارها انجام نگرفته است. ضمنا گردش کار به کالاها و «نوع وضعیت» نیز به کارهای «فعال» محدود شده است. حال فرض کنید بخواهیم این گزارش را محدود به کارهای در وضعیت «در انتظار بررسی درخواست» کنیم. برای این کار کافی است وضعیتهای دیگر را مطابق شکل زیر غیر فعال کنیم:

 

نتیجه: مرور کارها، یک لایه روی گزارشهای دلخواه با هدف حداقل کردن ورود اطلاعات دستی توسط کاربر است. اما در عین حال با وجود امکان «گزینه ها»، قابلیت دستکاری و شخصی سازی در جزئیات تنظیمات گزارش نیز ایجاد شده است که از این طریق کاربران بتوانند گزارشهای دلخواه خود را تهیه نمایند.

 

ضمیمه: گزارش های یک گردش کار خاص

در کلاینت وب سیستم مدیریت فرایندها، علاوه بر گزارشگیری در سطح پایگاه، امکان گزارشگیری از یک گردش کار خاص نیز وجود دارد. مزیت این امکان این است که در فعالیتهای مختلف مثل انجام کارها یا گزارشگیری از کارها، ممکن است بخواهید در همان لحظه از یکی از  گردش کارها گزارش خاصی را ملاحظه کنید. برای روشن شدن مطلب، به مثالهای زیر توجه کنید:

مثال 1: محاوره مشخصات کار

در هر فهرستی از کارها در کلاینت وب، نام وضعیت جاری کار، به شکل لینک وجود دارد. برای نمونه به کارتابل انجام کارها توجه کنید:

 

حال اگر روی نام وضعیت جاری کلیک کنید،  محاوره مشخصات کار به شکل زیر روی صفحه باز می شود:

 

ملاحظه می کنید که در این محاوره، یکی از مشخصات کار،  نام گردش کار و در کنار آن آیکون   می باشد.

مثال 2: مرور کارها

به گزارش بایگانی کارهای پایان یافته در مرور کارها توجه کنید:

 

در این گزارش نیز در کنار نام گردش کارها آیکون مشخصات گردش کار (  ) را مشاهده می کنید.

در هر صورت، برای باز شدن محاوره مشخصات گردش کار، کافی است روی آیکون   کلیک کنید تا این محاوره روی صفحه باز شود و سپس همانند شکل زیر روی زبانه «گزارش ها» کلیک کنید. به این ترتیب محاوره گزارش ها روی صفحه باز شود:

 

این محاوره، از دو قسمت گزارش های عمومی و گزارش های ویژه گردش کار تشکیل شده است که در ادامه شرح داده می شود.

گزارش های عمومی

این قسمت کارهای گردش کار را در یک بازه زمانی مشخص از گذشته تا حال بازیابی می کند و از این نظر از جهاتی مشابه گزارش بازه های زمانی مرور کارهاست. با این تفاوت که اولا در اینجا می توانیم نوع فعال بودن کارها (فعال، پایان یافته و راکد) را نیز تعیین کنیم و ثانیا بازه های زمانی این گزارش مدل خلاصه شده ای از بازه های زمانی در مرور کارهاست.

 

البته ویژگی اصلی این گزارش ها این است که تنها متعلق به یک گردش کار خاص هستند.

گزارش های ویژه گردش کار

منظور از گزارشهای ویژه در واقع همان فهرست کارهای مبتنی بر برنامه است. از آنجایی که این محاور کلا مرتبط با یک گردش کار خاص است لذا در اینجا لیست تمام گزارشهای ویژه تعریف شده در این گردش کار بخصوص، بصورت لینک نمایش داده می شود (شکل زیر) که می توانید گزارش مورد نظر خود را کلیک کرده و فهرست کارهای آن را ملاحظه کنید: