در قسمت شماره 1 از این مستند که سابقه تراکنشها را در سطح کار مورد بررسی قرار می دهد، مفاهیم تراکنش، حالت کار ، سابقه تراکنشها و مثالها و کاربردهای اطلاعات سوابق در انتخاب تصمیم و در گزارشگیری فرایندها شرح داده شده است. بنابراین برای آشنایی اولیه با این مفاهیم می توانید به مستند تاثیر سابقه تراکنشها در فرایندها: 1- در سطح کار مراجعه کنید:
مفهوم سابقه تراکنشها در سطح گردش کار
در مطلب پیش رو، سابقه تراکنشها در سطح “ گردش کار” بررسی می شود. یعنی این که در این سطح از بررسی، اینکه یک فیلد در تراکنشهای انجام شده در طول یک کار چه مقادیری را بخود گرفته، اهمیت ندارد بلکه آنچه که اهمیت دارد این است که یک فیلد در تراکنشهای مشابه در کارهای مختلف، چه مقداری را داشته است. با توجه به اینکه کارهای یک گردش کار در زمانهای متفاوتی آغاز می شود، لذا یک تراکنش خاص مشابه در در کارهای مختلف، در زمانهای مختلف انجام می شود و به همین دلیل در اینجا نیز می توانیم از عبارت سابقه یا history برای یک تراکنش استفاده کنیم. در این زمینه به مثالهای زیر توجه کنید:
- مثال 1: تعداد مصاحبه های در دست انجام توسط یک کارشناس خاص (گردش کار تامین نیروی انسانی) Count-
فرض کنید دریک مرحله از گردش کار تامین نیرو، برای هر متقاضی یک کار مصاحبه ایجاد می شود و در این کار، متقاضی برای مصاحبه استخدام به یک کارشناس معرفی می شود. حال برای توزیع بهتر متقاضیان در میان کارشناسان بهتر است تعداد مصاحبه های در دست اقدام هر کارشناس را بدانیم. به این ترتیب کارشناسانی که تعداد مصاحبه کمتری دارند در اولویت انتخاب برای مصاحبه بعدی قرار می گیرند.
- مثال 2: مجموع وامهای دریافتی متقاضی (گردش کار وام و مساعده)Sum-
فرض کنید وامهای دریافتی متقاضیان در پایگاه مدیریت فرایند نگهداری می شود و قرار است سیستم حداکثر میزان دریافت وام را کنترل کند. در این صورت باید وامهای قبلی متقاضی را که پروسه آنها در کارهای دیگری انجام شده است، استخراج و مجموع آن را در دست داشته باشیم.
- مثال 3: مانده اعتبار یک مشتری خاص (گردش کار فروش)Sum-
فرض کنید یک تولیدکننده کالا، برای هر مشتری اعتبار خاصی را در نظر گرفته است. حال می خواهیم از سیستم مدیریت فرایندها برای کنترل تعداد سفارشهای باز مشتری استفاده کنیم. در این مورد هم باید مجموع مبلغ سفارشهای باز مشتری را در دست داشته باشیم تا در صورت گذر از حداکثر اعتبار، اجازه ثبت سفارش جدید را به مشتری ندهیم.
- مثال 4: میانگین قیمت خرید یک کالای خاص (گردش کار تدارکات) Avg-
اگر میانگین قیمت خرید یک کالا را داشته باشیم آنگاه می توانیم از این اطلاعات در ثبت یا تایید درخواستهای خرید آن کالا استفاده کنیم.
- مثال 5: میانگین رضایت مشتریان از یک کارشناس خاص (گردش کار پشتیبانی)Avg-
فرض کنید یک کارشناس پشتیبانی تعدادی رفع اشکال در کارهای مختلف انجام داده است. در این صورت میانگین رضایت مشتریان از این کارشناس می تواند در سپردن کارهای بعدی به او تعیین کننده باشد. برای مثال می توانیم تعیین کنیم که اگر میانگین رضایت مشتریان کمتر از 7 از 10 بود آنگاه کار جدیدی به این کارشناس سپرده نشود.
- مثال 6: کمترین/بیشترین قیمت پیشنهادی به استعلام قیمت یک کالای خاص (گردش کار تدارکات) Max/Min -
در یک گردش کار تدارکات، سابقه استعلامهای قبلی کالا می تواند تعیین کننده باشد. برای مثال محدوده قیمتهای پیشنهادی قبلی کمک می کند تا مسئول خرید، میزان منطقی بودن پیشنهاد قیمتهای جدیدرا متوجه شود و در مداکرات با تامین کننده از این اطلاعات به عنوان شاهد ادعاهای خود استفاده نماید.
- مثال 7: دیرترین (آخرین) تاریخ دمو برای یک کارشناس خاص (گردش کار دموی محصولات) - Max
در یک گردش کار دمو، کارشناس می تواند تاریخ خاصی را برای دمو به مشتری تعیین کند. حال اگر آخرین تاریخ دموی کارشناس را بدانیم می توانیم نوبت دهی دموهای جدید این کارشناس را با دقت و صحت بیشتری تعیین کنیم.
- مثال 8: نوع خدمات پشتیبانی که بیشترین درخواست را داشته است (گردش کار پشتیبانی) Mode -
در یک گردش کار پشتیبانی انواع خدماتی مانند نصب و راه اندازی، آموزش مجدد، رفع اشکال راه دور، رفع اشکال حضوری و ...ارائه می شود. حال می خواهیم بدانیم کدام نوع از خدمات، بیشترین ارائه را داشته است. بدیهی است که این اطلاعات می تواند در سیاستگذاریهای پشتیبانی شرکت موثر باشد.
- مثال 9: بخشی که بیشترین شکایت را داشته است (گردش کار شکایات) Mode-
فرض کنید در یک گردش کار شکایات، از مشتری پرسیده می شود که شکایت شما مربوط به کدام بخش از سازمان است. در این صورت اینکه کدام بخش بیشتر مورد شکایت قرار گرفته است، هشدار مهمی است که نیاز به اعمال تغییرات در سازمان را به مدیران اعلام می کند.
- مثال 10: میزان پراکندگی هزینه تعمیر یک دستگاه خاص (گردش کار تعمیر و نگهداری) – StDev
فرض کنید می خواهیم روی هزینه تعمیرات یک دستگاه، نظارت بیشتری داشته باشیم. یکی از پارامترهای مهم میزان پراکندگی هزینه های تعمیر است. بنابراین می توانیم تعیین کنیم که اگر انحراف معیار هزینه ها از یک حد معین بیشتر شد، آنگاه ابتدا گردش کار به حالت تعلیق درآید و همزمان این مورد به آگاهی مدیر یا سرپرست تعمیرات برسد.
برای تامل بیشتر: در بیشتر مثالهای فوق، سابقه تراکنشها در تصمیم گیریهای مقطعی و تاکتیکی موثر است و در مواردی مانند مثالهای 8 و 9 می تواند از طریق اطلاع از وضعیت نقش تعیین کننده ای در تصمیم گیریهای کلان و استراتژیک سازمان داشته باشد. از طرف دیگر شاخصهای عملکرد نیز رویکرد دیگری از استفاده از سابقه تراکنشها در تصمیمات استراتژیک است. حال به نظر شما مواردی مانند مثالهای فوق را می توانیم با رویکرد شاخص عملکرد استخراج و تحلیل کنیم؟ رابطه این دو رویکرد را چگونه می بینید؟
مفهوم محاسبات آماری در سابقه تراکنشها
با نگاهی کلی به مثالهای فوق، متوجه می شویم که در تمام این موارد، نوعی محاسبات آماری دیده می شود. همانطور که ملاحظه می کنید در عنوان هر مثال، تابع محاسبات آماری مرتبط با مثال نیز درج شده است. برای نمونه در مثال 1 که بحث تعداد مطرح است از تابع Count استفاده می شود. در سیستم مدیریت فرایندها بخشی از توابع آماری پرکاربرد پیاده سازی شده است که در ادامه به آن می پردازیم.
توابع آماری سیستم مدیریت فرایندها
انجام محاسبات آماری روی محتوای فیلدهای قابل تعریف ، از طریق موجودی بنام WorkUtils.Stat انجام می شود. این موجود شامل دو ویژگی (Property) و تعدادی متد (تابع) به شرح زیر است :
ویژگیها
- WorkflowCode(کد گردش کار )
محاسبات آماری روی یک گردش کار خاص انجام می شود بنابراین باید حتما کد گردش کار را تعیین کنیم.
محاسبات آماری روی یک جامعه آماری انجام می شود. در سیستم مدیریت فرایندها، محاسبات آماری روی کارهای گردش کار انجام می شود لذا در اینجا جامعه آماری، فهرست کلید کارهایی است که در این آرایه ذخیره شده است. نکته ای که باید دقت کنید این است که نباید این آرایه را به شکل دستی پر کنید بلکه باید از یکی از روشهای زیر برای تشکیل این آرایه استفاده کنید:
1) جستجوی کارها از طریق SearchWork و انتقال نتایج آن
2) تعریف یک متغیر آرایه در javascript و پر کردن آن به شکل دلخواه و انتقال محتوای آن
توجه کنید: اگر WorkSet را تعیین نکنید، محاسبات آماری بر روی تمام کارهای گردش کار اعم از فعال، خاتمه یافته، ... انجام می شود.
توابع آماری پرکاربرد
در این قسمت، تمام توابع محاسبات آماری را معرفی می کنیم اما برای پرهیز از پیچیدگی، تنها برای توابع پرکاربرد مثال عملی را ارائه می کنیم.
این تابع، تعداد تراکنشهایی را محاسبه می کند که در آنها یک فیلد خاص، دارای مقدار است (undefined نیست). در این زمینه به مثال زیر توجه کنید:
مثال: تعداد کالاهایی که با تخفیف فروخته شده است
فرض کنید در گردش کار "فروش محصولات" (کد 11) ممکن است با نظر مدیر فروش، بعضی از تراکنشهای فروش با تخفیف و بعضی دیگر بدون تخفیف انجام شود. حال می خواهیم تعداد تراکنشهای با تخفیف را به دست آوریم. در این مورد می توانیم از تابع زیر استفاده کنیم:
تابع محاسبه تعداد تراکنشهای فروش با تخفیف
function WorkTaskNumOfDiscountedSales() {
WorkUtils.Stat.WorkflowCode=4;
return WorkUtils.Stat.Count("discountCoef" ) ;
}
در این تابع، ابتدا کد گردش کار (در اینجا 4) مشخص شده است و سپس با استفاده از متد Count تعداد تراکنشهایی که در آنها فیلد ضریب تخفیف (discountCoef) دارای مقدار است، بازگشت داده می شود. یادآوری می شود که در این تابع فهرست کارهای جامعه آماری (WorkSet) تعیین نشده است و لذا این محاسبه در تمام کارهای گردش کار انجام می شود.
برای تامل بیشتر: همانطور که احتمالا به ذهن شما هم رسیده، بجای تابع Count می توانستیم از جستجوی کارها (SearchWork) برای این منظور استفاده کنیم. به نظر شما آیا حالتهایی وجود دارد که SearchWork نتواند پوشش دهد؟ آیا می توانید تفاوت اساسی SearchWork و تابع آماری Count را توضیح دهید؟
این تابع، مجموع مقادیر یک فیلد خاص را در کارهای یک گردش کار محاسبه می کند.
مثال: مجموع مرخصی های استفاده شده یک کارمند
در یک گردش کار مدیریت پرسنلی می توانیم در هنگام درخواست مرخصی، مجموع مرخصی های استفاده شده متقاضی را محاسبه کنیم. به این ترتیب سیستم می تواند در لحظه، مانده مرخصی را به سرپرست متقاضی نمایش دهد یا این که بطور اتوماتیک از ثبت مرخصی بیش از حداکثر مجاز جلوگیری کند. نمونه این تابع به شکل زیر است:
function WorkTaskLeaveBalance() {
WorkUtils.Stat.WorkfloCode=5;
var data=’<_RQSTWorkflowCode=6 WorkUserName=”Amiri”/> ’;
WorkUtils.Stat.WorkSet=SearchWork(“”, data) ;
return WorkUtils.Stat.Sum(“leaveDays" ) ;
}
در این مثال، ابتدا با جستجوی کارها از طریق SearchWork ، جامعه آماری را محدود به درخواستهایی می کنیم که کاربر آنها یک شخص خاص (در اینجا Amiri) است و سپس مجموع مرخصهایی را استفاده شده را که در فیلد leaveDays ذخیره شده، محاسبه می کنیم.
این تابع همانطور که از نام آن پیداست، میانگین مقدار یک فیلد خاص را در کارهای یک گردش کار محاسبه می کند. برای درک بهتر این تابع به مثال زیر توجه کنید:
مثال: میانگین روزهای تاخیر تا تاریخ دمو
در گردش کار دموی محصولات، معمولا کارشناسان، تاریخی را در آینده نزدیک برای دمو تعیین می کنند. فرض می کنیم که تعداد روزهای باقی مانده تا روز قرار به شکل یک عدد صحیح در یک فیلد بنام daysToDemo ثبت می شود. حال می خواهیم میانگین این فیلد را محاسبه کنیم و اگر از یک مقدار خاص (مثلا 7 روز) بیشتر شد، سیستم از ثبت قرار جدید برای دمو جلوگیری کند و کار را به کارتابل مدیر فروش منتقل کند. در این مورد، تابع محاسبه به شکل زیر خواهد بود:
function WorkTaskMeanDelayDays() {
WorkUtils.Stat.WorkflowCode=5;
return WorkUtils.Stat.Avg(“daysToDemo" ) ;
}
این تابع، حداکثر مقدار ذخیره شده برای یک فیلد خاص را در فهرست کارهای یک گردش کار، بازیابی می کند.
مثال: آخرین شماره پیش فاکتور
در یک گردش کار فروش، فرض کنید می خواهیم شماره پیش فاکتورها (performaCode)را بصورت خودکار ثبت کنیم. الگوی این کار هم این است که آخرین شماره را بدست می آوریم و یک واحد به آن اضافه می کنیم. بنابراین برای محاسبه آخرین شماره پیش فاکتور و تولید شماره جدید، از تابع آماری Max به شکل زیر استفاده می کنیم:
function WorkTaskNewPerformaCode() {
WorkUtils.Stat.WorkflowCode=7;
return (WorkUtils.Stat.Max(performaCode) + 1)
}
این تابع، کمترین مقدار ثبت شده برای یک فیلد خاص را در فهرست کارهای یک گردش کار بازیابی می کند.
مثال: حداقل قیمت پیشنهادی برای یک کالای خاص
برای محاسبه کمترین قیمت پیشنهادی از تابع آماری Min به شکل زیر استفاده می کنیم:
همانطور که ملاحظه می کنید در این مثال هم جامعه آماری (کارها) را محدود به کارهایی کرده ایم مرتبط با خرید یک کالای خاص (در اینجا مونیتور) است.
این تابع، مقداری از یک فیلد خاص را که در بیشترین تعداد تراکنشها ثبت شده است، بازیابی می کند. توجه کنید که بیش از یک مورد این ویژگی را داشته باشد بنابراین خروجی این تابع یک آرایه است.
نکته مهم: شناسه (آرگومان) این تابع تنها فیلدهای از نوع عددی است.
مثال: کد دستگاهی که بیشترین تعمیر را داشته است.
در گردش کار تعمیر و نگهداری، هر تعمیر تجهیزات بصورت یک تراکنش ثبت می گردد که یکی از فیلدهای این تراکنشها، کد تجهیز است. بنابراین از طریق تابع آماری Mode می توانیم دستگاهی را که بیشترین تراکنش تعمیر را داشته، بازیابی کنیم. برای این کار از تابع زیر استفاده می کنیم:
function WorkTaskFindModeFixDevice() {
WorkUtils.Stat.WorkflowCode=8;
Return WorkUtils.Stat.Mode(“DeviceCode" ) ;
}
تمرین: کارکرد این تابع را برای فیلدهای از نوع تاریخ، زمان، مدت و انتخابگر حرفی بررسی کنید و نتیجه را Reply کنید.
-
StDev (انحراف معیار جامعه نمونه)/ StDevP (انحراف معیار کل جامعه آماری)
از این توابع برای محاسبه انحراف معیار یا میزان پراکندگی مقدارهای یک فیلد خاص استفاده می شود. تفاوت این دو تابع در جامعه آماری آنهاست. تابع StDev برای جامعه آماری نمونه (sample) و تابع StDevP برای کل جامعه آماری استفاده می شود که در سیستم مدیریت فرایندها و در مقیاسهای معمول نتایج یکسانی را بازگشت می دهند.
مثال: میزان پراکندگی قیمت یک کالای خاص
در یک گردش کار تدارکات، اگر نوسان قیمت یک کالای خاص در کل خریدها، از یک حد معین بیشتر شود نشانگر یک اشکال در فرایند خرید کالاهاست. در این موارد نیز می توانیم با انتقال کار به کارتابل مدیر، او را در تصمیم گیری برای اصلاح این اشکال کمک کنیم. نمونه تابع محاسبه پراکندگی به شکل زیر است:
توابع آماری دیگر
علاوه بر توابع آماری که در بالا توضیح داده شد، توابع دیگری هم هستند که کاربرد کمتری از توابع قبلی دارند لذا تنها به معرفی و شرح کوتاهی از این توابع بسنده می کنیم.
-
Var (واریانس جامعه نمونه)/ VarP (واریانس کل جامعه آماری)
این توابع شباهت زیادی با توابع انحراف معیار (stDev و stDevP) دارند و تفاوتی که دارند این است که چون واریانس، توان دوی انحراف معیار است لذا در واریانس وزن مقادیر دور از میانگین بیشتر است.
این تابع مقداری را از یک فیلد خاص پیدا می کند که در میانه مقادیر است یعنی تعداد تراکنشهای با مقدار بیشتر از میانه برابر است با تعداد تراکنشهای کمتر از میانه. برای مثال در یک گردش کار پشتیبانی، میانه رضایت مشتریان عدد 7 است. یعنی نصف مشتریان رضایت بیشتر از 7 را دارند و نصف دیگر رضایت کمتر از 7 .
با استفاده از این تابع می توانیم محاسبه کنیم که در یک توزیع از مقادیر یک فیلد خاص، درصد معینی از تراکنشها از کدام مقدار به پایین ثبت شده است. برای مثال می خواهیم بدانیم که 50 درصد تعداد خریدها با چه قیمت (و کمتر از آن) بوده است. مثلا ممکن است جواب این باشد که 50 درصد از خریدها با قیمت 40000 و کمتر از آن انجام شده است.
این تابع همبستگی پیرسون بین مقادیر دو فیلد خاص را محاسبه می کند. برای مثال فرض کنید بخواهیم میزان همبستگی سن یا میزان تحصیلات مشتریان را با میزان رضایت آنها از خدمات پشتیبانی محاسبه کنیم.