هر گاه چند وظیفه پشت سرهم و توسط یک کاربر انجام شود و انجام هر وظیفه وابسته به تنظیمات و اطلاعات ثبت شده در وظیفه قبلی باشد آنگاه بازگشت وظایف معنی پیدا می کند. یک مثال بسیار ملموس برای این قضیه که همگی با آن آشنا هستیم، مراحل نصب نرم افزارهاست که معمولا از طریق یک برنامه هدایت کننده کار (Wizard) انجام می شود.
مفهوم Wizard در نرم افزارها
Wizard ها برنامه هایی هستند که مراحل کار را به ترتیب هدایت می کنند و در هر مرحله به کاربر این امکان را می دهند که به محاوره مرحله قبل برگردد و تنظیمات و اطلاعات ثبت شده را ویرایش نماید. به این منظور در هر محاوره، یک تکمه بازگشت (Back) وجود دارد که عملیات را به مرحله قبل بازمی گرداند. بهترین مثال در این زمینه همانطور که قبلا هم گفته شد، عملیات نصب نرم افزارهاست که در مراحل متوالی و با امکان بازگشت به مراحل قبل انجام می شود.
حال که با مفهوم کلی بازگشت وظایف آشنا شدیم در ادامه با ذکر چند مثال در گردش کارهای مختلف، با کاربرد این مفهوم در فرایندها آشنا می شویم.
مثالهای بازگشت در گردش کار
در فرایندها مواردی پیش می آید که انجام چند وظیفه به شکل متوالی و توسط یک ذینفع (کاربر) انجام می شود. در این موارد ممکن است با هدف اصلاح اشتباه یا دستکاری (Manipulation) اطلاعات، نیاز به برگشت وجود داشته باشد. برای روشن تر شدن این موضوع، به مثالهای زیر در فرایندها توجه کنید:
مثال 1: ثبت سفارش فروش برای یک کالا
در گردش کار فروش، فرض کنید کارشناس فروش در مرحله اول، نام کالا را مشخص می کند و در مرحله بعد بسته به این که چه کالایی انتخاب شده است، تعرفه های فروش آن کالا استخراج و نمایش داده می شود. حال کارشناس می تواند با استفاده از این تعرفه ها، تعداد کالا و ضرایب تخفیف احتمالی را تعیین نماید و در انتها پیش فاکتور را صادر نماید. و اما اگر کارشناس متوجه شود که کالا را اشتباه انتخاب کرده، آنگاه می تواند به مرحله قبل برگردد و کالای صحیح را انتخاب نماید.
مثال 2: ارتباط با مشتریان دارای شرایط خاص
در یک گردش کار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، فرض کنید می خواهیم به مشتریانی که قرارداد پشتیبانی آنها سررسید شده است، پیامکی را ارسال کنیم. به این منظور، کارشناس در مرحله اول ابتدا یک محدوده تاریخی را مشخص می کند، در مرحله بعد، مشتریانی که در این محدوده، قرارداد آنها به پایان می رسد فراخوانی و نمایش داده می شود. حال کارشناس می تواند از میان این مشتریان تعدادی را انتخاب نماید و برای این تعداد پیامک اطلاع رسانی را ارسال کند. نکته ای که در اینجا وجود دارد این است که کارشناس ممکن است به دلیل تعداد زیاد مشتریان، یا هر دلیل دیگر بخواهد به عقب برگردد و محدوده تاریخی را اصلاح نماید.
الزامات بازگشت وظیفه در مدیریت فرایندها
برای امکان بازگشت وظایف در فرایندها، شرایط و پیشنیازهایی وجود دارد که به شرح زیر است:
1) تمام وظایف و مراحل باید توسط یک کاربر انجام شود. یعنی این که شما نمی توانید کار را به مرحله ای بازگشت دهید که قبلا توسط کاربر دیگری انجام شده است. به زبان ساده هر کاربر می تواند فقط وظیفه ای را که خود انجام داده بازگشت دهد.
2) انجام هر وظیفه باید وابسته به تنظیمات و مقدار فیلدها در وظیفه قبل باشد. یعنی تنظیمات و نحوه ثبت یا فراخوانی اطلاعات در هر وظیفه، اطلاعات و تنظیمات وظیفه بعدی را تحت تاثیر قرار بدهد. به عبارت دیگر شاید بتوان گفت که رفتار و انتخابهای کاربر در هر وظیفه، باید در رفتار و انتخابهای او در وظایف بعدی موثر باشد.
برای تامل بیشتر: به نظر شما اگر این شرط وجود نداشته باشد، می توانیم مراحل را در هم ادغام کنیم؟ آیا نبودن این شرط، برای ادغام مراحل کافی است؟
3) از آنجایی که سناریوهای بازگشت وظیفه به شکل پیگیری خودکار (Auto Followup)* پیاده سازی می شود و یکی از شرطهای پیگیری خودکار، تک وظیفه بودن وضعیتهاست لذا از هر وضعیت، فقط باید یک وظیفه خارج شده باشد.
*: برای آشنایی بیشتر با مفهوم پیگیری خودکار و نحوه پیاده سازی آن به مطلب پیگیری خودکار در گردش کار مراجعه کنید.
4) وضعیتهای مبدا وظایف باید حتما قابل بازگشت باشند یعنی این که در تنظیمات این وضعیتها باید همانند شکل زیر، گزینه قابلیت بازگشت به حالت کار تیک خورده باشد.
4) تاثیر انجام وظیفه تنها محدود به فیلدهای تعریف شده در گردش کار باشد. به این ترتیب اموری مانند موارد زیر قابل برگشت نیستند:
- ایجاد و ویرایش منابع دیجیتال در درخت منابع دیجیتال
- ارسال اعلامیه اعم از پست الکترونیک و پیامک و پیام رسانی
- ارسال پیام (Message) و رخداد (Event)
- ایجاد کار جدید از طریق StartWork
- ایجاد یک زیرگردش جدید
- اجرای توابعی از API ها که منجر به نوشتن (Write) در پایگاههای اطلاعاتی دیگر می شود.
سوال: آیا می توانید مثالهای دیگری غیر از موارد بالا را ذکر کنید؟
پیاده سازی بازگشت وظایف در گردش کار
برای این کار باید:
1) بررسی کنید که در فهرست امکانات سیستم (Facility) ، امکان "بازگشت به وظیفه قبل" برای کاربر مجاز باشد (شکل زیر):
2) در محاوره اصلاح گردش کار همانند شکل زیر، گزینه امکان بازگشت وظایف را تیک بزنید.
3) در ادامه باید در محاوره اصلاح وضعیت در تمام وضعیتها (حتی وضعیتهای تصمیم گیر، خطا در آغاز، جداکننده، جمع کننده ، ...) همانند شکل زیر، گزینه "قابلیت بازگشت به حالت کار..." را فعال کنید:
اگر تمام وضعیتها قابل بازگشت به حالت کار نباشند، در هنگام ذخیره مشخصات گردش کار با پیغام زیر روبرو خواهید شد:
به این ترتیب در محاوره انجام وظیفه، تکمه بازگشت به شکل زیر فعال می شود:
این تکمه دقیقا معادل Back می باشد که گردش کار را به وظیفه قبل منتقل می کند و همزمان با آن، مقادیر فیلدها را نیز به مقادیر قبلی یعنی در لحظه خروج وظیفه قبلی بازمی گرداند. در ادامه، عملیات بازگشت وظیفه، در یک مثال واقعی توضیح داده شده است.
یک مثال عملی برای بازگشت وظایف: اطلاع رسانی به مشتریان
فرض کنید یک شرکت دارای واحدهای مختلف در شهرستاتهاست و در این شرکت قرار است برای مشتریانی که قرارداد پشتیبانی آنها به اتمام رسیده، پیامک (یا ایمیل ) اطلاع رسانی ارسال شود. این کار در گردش کار "اطلاع رسانی به مشتریان" و در چهار مرحله انجام می شود:
- تعیین محدوده تاریخی برای سررسید
- انتخاب واحدهای مورد نظر شرکت برای اطلاع رسانی
- انتخاب مشتریان مورد نظر
- ارسال پیامکها
در دیاگرام گردش کار، مراحل بالا را می توانید ملاحظه کنید:
حال مراحل بالا را به ترتیب انجام می دهیم. یادآوری می شود که هر وظیفه دارای یک فرم اختصاصی است:
- تعیین محدوده تاریخی برای سررسید قراردادها
- انتخاب واحدهای مورد نظر برای اطلاع رسانی
با توجه به اینکه، این مراحل به شکل پیگیری خودکار انجام می شود لذا پس از تصویب محاوره قبلی، فهرست واحدهای شهرستانها و تعداد مشتریان سررسید شده در هر واحد به شکل زیر نمایش داده می شود:
همانطور که می بینید، واحدهای شرکت در یک آرایه با 7 سطر ذخیره شده است. محتوای این آرایه به شکل زیر است:
حال فرض کنید می خواهیم فقط برای مشتریان واحد تهران اطلاع رسانی کنیم. در این صورت باید همانند شکل زیر، در گزینه ستون "ارسال شود" برای تمام واحدها بجز تهران، گزینه خیر را انتخاب کنیم :
- انتخاب مشتریان مورد نظر
با تصویب محاوره بالا، فهرست 17 مشتری مربوط به واحد تهران در محاوره زیر نمایش داده می شود:
با باز کردن آرایه، فهرست مشتریان فوق به شکل زیر نمایش داده می شود:
حال کاربر می تواند با حذف تعدادی از این فهرست، تعداد مورد نظر خود از لیست مشتریان را انتخاب نماید و سپس وارد مرحله بعد برای ارسال پیامکها شود اما فرض کنید حال فرض کنید مسئول اطلاع رسانی به هر دلیل تصمیم خود را عوض می کند.
تجدید نظر برای انتخاب مشتریان از واحدها
فرض کنید مسئول اطلاع رسانی نظر خود را تغییر می دهد و می خواهد برای مشتریان واحد کرمان اطلاع رسانی کند، در این صورت باید همانند شکل زیر، تکمه بازگشت به وظیفه قبل را کلیک کند:
با این کار، به مرحله (وظیفه) قبل یعنی انتخاب واحدهای مورد نظر برمی گردیم و به تبع آن، فرم اختصاصی وظیفه قبل به شکل زیر باز می شود:
حال می توانیم آرایه فوق را باز کنیم و واحد کرمان را انتخاب کنیم (شکل زیر):
حال می توانیم با تصویب این محاوره، فهرست مشتریان کرمان را در فرم زیر مشاهده کنیم:
ملاحظه می کنید که این بار تعداد مشتریان تغییر کرد. این آرایه شامل 6 مشتری واحد کرمان می باشد:
حال کاربر می تواند برای این فهرست مشتریان، اطلاع رسانی کند. پس در این مثال، کاربر توانست یک مرحله به قبل بازگشت کند و وظیفه قبل را مجددا و با تنظیمات و انتخابهای جدید خود اجرا نماید.
نمایش مقادیر فیلدها قبل از ثبت تراکنش (انجام وظیفه)
اگر یک وظیفه قابل برگشت باشد آنگاه امکان نمایش مقادیر فیلدها قبل از انجام این وظیفه وجود دارد. برای این کار در محاوره تراکنشهای کار (شکل زیر)، آیکون خاصی به شکل 
پیاده سازی شده است که با کلیک روی این آیکون مقادیر فیلدها قبل از تراکنش مورد نظر را نمایش می دهد.
در این مثال، چون نشانگر روی تراکنش مرتبط با وظیفه "انتخاب مشتریان برای اطلاع رسانی" است، لذا می توانیم مقادیر فیلدها را قبل از ثبت این تراکنش ملاحظه کنیم. لازم به توضیح است که این اطلاعات در فرمهای عمومی نمایش داده می شود که می توانید با فلش سمت راست این آیکون، فرم عمومی دلخواه خود را انتخاب کنید.
در این مثال، اطلاعات فیلدها قبل از تراکنش به شکل زیر است:
ضمنا در کنار این آیکون یک آیکون مشابه سبزرنگ 
وجود دارد که با کلیک روی آن می توانید مقادیر جاری فیلدها را در فرمهای عمومی مشاهده کنید (شکل زیر):
برای تامل بیشتر: به نظر شما آیا این قابلیت یعنی ملاحظه اطلاعات فیلدها قبل از ثبت تراکنشها ماهیتا وابسته به امکان بازگشت وظایف است یا اینکه کارکردی مستقل از آن می تواند داشته باشد؟ آیا می توانید یک کاربرد برای این قابلیت ذکر کنید؟